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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。中小企業においても、これらのシステムを利用することで業務の効率化を図ることが可能です。限られたリソースで最大の効果を発揮するために、人事システムの導入は重要な施策となります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

中小企業では、人事部門のリソースが限られていることが多いため、人事システムを使用することで業務の効率化が図れます。従業員情報を一元管理し、2重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減することで、少ない人員でも効率的に運営できます。

手続きの効率化

紙やメールでの作業からシステム化することで、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。中小企業にとっては、書類を探す時間を短縮することで、重要な業務に集中する時間を増やすことができます。

勤怠管理の効率化

自動的に時間外労働や欠勤、休暇取得日数を算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。中小企業では、勤怠管理の精度を上げることで、労務トラブルを未然に防ぎ、従業員満足度を向上させることができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価やタレントマネジメント機能を備える人事システムは、中小企業でも人材の適切な評価と配置を行うために有用です。これにより、限られた人材を最大限に活用し、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの導入に際しては、他のシステムとの連携が重要です。中小企業では、既存の会計システムや給与システムとの連携がスムーズに行えるかを確認することが成功の鍵となります。導入前にしっかりと連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの互換性を確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

中小企業のニーズに合わせた適切な製品選びが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとし、その上で追加機能の要否を検討しましょう。予算やリソースを考慮しながら、導入目的に沿った製品を選定することが成功のポイントです。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

人事システムのタイプで選ぶ

中小企業には、以下のようなタイプの人事システムが適しています。 **従業員管理特化タイプ** 基本的な従業員情報管理に特化しており、コストを抑えながらも必要な機能を確保できます。 **従業員管理、給与計算タイプ** 給与計算機能も備えており、従業員管理と給与計算を一元管理することで、業務の効率化が図れます。 **従業員管理、勤怠管理タイプ** 勤怠管理機能を追加することで、労務管理の精度を高めることができます。また、会計ソフトとの統合ソリューションを提供する製品もあり、全体的な業務効率を向上させることができます。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ** 給与計算と勤怠管理の両方を備えており、総合的な人事管理を行いたい中小企業に適しています。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ** 人事評価やタレントマネジメントを含むため、従業員の育成や適切な配置を行いたい中小企業に特に適しています。

2

従業員管理に関する機能で選ぶ

中小企業が重視する業務内容に合わせて、以下の機能を持つ人事システムを選びましょう。 **雇用契約手続き** オンライン上での雇用契約作成と締結が可能です。 **入退職手続き** 各種保険の手続きや退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応。 **個人情報、身上情報管理** 個人情報や身上情報の変更手続きをオンラインで行えます。 **組織図の作成** 従業員情報から組織図を作成し、過去の配置との比較やシミュレーションが可能です。 **従業員の異動管理** 休職、出向、海外赴任などの異動情報を管理し、必要な辞令の出力に対応。

3

グループ会社の管理機能で選ぶ

中小企業であっても、グループ会社や子会社の情報を一元管理したい場合には、複数の組織を管理できる人事システムが適しています。これにより、統合的な人事戦略を実現することができます。 中小企業にとって適切な人事システムを選ぶことで、業務の効率化と組織の成長を支援することが可能です。自社のニーズに合わせたシステムを導入し、効果的な人事管理を目指しましょう

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