中小企業向けの人事システム（シェア上位）
中小企業向けの人事システムとは？
更新：2024年10月03日
人事システムとは、企業の従業員情報を管理し、人事業務を支援するシステムです。個人情報管理や入退社手続きなどの基本機能を備え、人事データを一元管理できます。 中小企業向けの人事システムは、シンプルな設計と低コストでの運用を重視しています。基本機能に特化し、どこからでもアクセスできる柔軟性があり、中小企業の限られたリソースでも効率的に運用できます。専任の人事担当者がいなくても運用しやすく、成長に応じて機能を追加できる拡張性を備えています。
中小企業が人事システムを導入する上での課題
中小企業が人事システムを導入する際は、法令遵守や運用面の要件を満たす必要があります。ここでは、特に重要になる課題を解説します。
1
投資対効果の見極め
中小企業では、「現状の管理方法でも問題なく運用できている」という認識から、人事システム導入の必要性やメリットが見えづらいことがあります。人事業務の効率化や、人材データの活用によるコスト削減効果が数値化しにくく、限られた予算では優先度が下がりがちです。特に従業員数が少ない企業では、コスト回収に時間がかかるため、導入を決断しにくい傾向があります。
2
自社に適した機能選定
多くの人事システムは、大企業向けの機能を標準搭載しており、中小企業には不要な機能が含まれがちです。一方で、必要な機能が不足すると運用が困難になります。自社の業務フローや管理体制に適した製品を選ぶための知識や、比較検討の時間が不足しており、適切な選定が難しくなっています。
3
人的リソース不足
中小企業では専任の人事担当者が少なく、システム導入や日常運用を担う人材の確保が困難です。初期設定やデータ移行、操作説明などの導入作業に負担がかかり、通常業務と並行して進めるには人手が不足しがちです。また、担当者の異動や退職時に知識が引き継がれないと、運用が滞るリスクもあります。
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中小企業向けの人事システムの機能
中小企業向けの人事システムには、従業員情報の管理から各種申請手続きまで、業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、特に中小企業での活用が効果的な主要機能を紹介します。
1
従業員情報の一元管理
個人情報や身上情報、学歴、保有資格、雇用契約内容などの従業員データを一元管理できます。検索や更新の効率が向上し、情報を正確に管理できます。
2
人事手続きのワークフロー
入社・退職手続きや、従業員の住所変更などの申請・承認プロセスを完結できます。従業員自身が変更申請を行い、上長や担当者が承認します。
3
法定情報管理
マイナンバーや障がい者雇用状況など、法令で管理が義務付けられている情報を適切なセキュリティレベルで管理できます。アクセス権限の設定や操作ログの記録など、法令遵守に必要な仕組みが標準で組み込まれています。
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中小企業向けの人事システムを導入するメリット
中小企業向けの人事システムには、多くのメリットがあります。ここでは、導入によって得られる主要なメリットを具体的に解説します。
人事業務を効率化できる
中小企業向けの人事システムを活用し、これまで紙やExcelで管理していた従業員情報を一元管理することで、情報検索や更新の手間を削減できます。入退社手続きや異動申請がワークフロー化されるため、承認状況の可視化や処理漏れの防止が可能になります。人事担当者が少ない中小企業では、業務を標準化することで属人的な管理を解消し、ノウハウを継承しやすくなります。
業務負担が軽減される
中小企業向けの人事システムでは、従業員自身が個人情報の更新や各種申請を行えます。そのため、人事部門への問い合わせや紙の申請処理が減り、業務負担が軽減されます。また、変更申請や証明書発行依頼をシステム上で受け付けることで、ミスを防ぎ、処理時間を短縮できます。中小企業では人事担当者のリソースが限られているため、本来注力すべき採用や育成などの戦略的業務に時間を割けるようになります。
人材データを活用して経営判断ができる
中小企業向けの人事システムでは、従業員の年齢構成や保有スキル、経験業務の推移などのデータを可視化し、人材配置や採用計画の意思決定に活用できます。集計や分析に多大な労力がかかる人材分析が簡単に行えるため、経営者や管理職が直感や経験に頼らず、客観的に判断できるようになります。
中小企業に合わない人事システムを導入したらどうなる？
企業の規模や業務フローに合わない人事システムを導入すると、以下のように業務効率が低下する可能性があります。
作業効率が低下する
中小企業特有の柔軟な人事プロセスや、独自の運用ルールに合わない人事システムを導入すると、現場の実態との間にギャップが生じます。システム利用のために不要な手順が増えたり、業務フローの無理な変更が求められたりして、作業効率が低下する恐れがあります。その結果、中小企業の機動性や柔軟性が損なわれ、「システムに業務を合わせる」といった本末転倒な状況に陥るリスクがあります。
コストの負担が大きくなる
大企業向けに設計された高機能な人事システムには、中小企業ではほとんど使われない機能が標準搭載されていることが多く、それらにもコストが発生します。また、設定や操作が複雑になり、専任の担当者がいない中小企業では、適切な運用が困難になります。高額な投資をしても、機能の一部しか活用できず、コストパフォーマンスの低下を招くことになります。
運用が停滞する
人事システムの導入後に適切なサポートが受けられないと、中小企業では対応が滞りやすくなります。専門知識を持つ担当者が少ない環境では、トラブルが発生しても自社で解決できず、業務が停滞するリスクが高まります。サポート不足のまま導入すると、従業員が人事システムを使わず、最終的に形骸化する可能性があります。
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中小企業向けの人事システムの選び方
中小企業向けの人事システムを選ぶ際は、コスト面や運用負荷、機能の充実度などの観点が必要です。以下では、中小企業が人事システムを選ぶ際の重要なポイントを解説します。
1
機能
自社の人事業務フローを分析し、本当に必要な機能を絞ります。組織図作成やグループ会社管理などの使用頻度の低い機能は省き、従業員情報管理や入退社手続きなどの基本機能を重視しましょう。将来的な成長に合わせて、段階的に機能を追加できる製品が理想的です。
2
使いやすさ
専任の担当者がいない環境でも直感的に操作できるデザインと、充実したサポートを備えた製品を選びましょう。操作マニュアルの質の高さや、問い合わせ対応の迅速さ、導入時のトレーニング内容など、継続的な運用をサポートする体制が整っているかを重視します。担当者が変わってもスムーズに引き継げるよう、シンプルな操作性と手厚いサポートが重要です。
3
既存システムとの連携
給与システムや勤怠管理システムなど、人事データと関係のある周辺システムとのデータ連携がスムーズにできるかを事前に確認しましょう。データの二重入力を防ぎ、システム間の整合性を保つことで、導入効果を高められます。
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