購買管理システム（シェア上位）
購買管理システムとは？
更新：2024年10月28日
購買管理システムは、見積取得から発注、検収に至るまでの購買プロセス全体を包括的に管理するシステムです。企業の調達活動を効率化し、コスト最適化を実現します。 見積依頼や発注書の作成、承認プロセスの管理、購買実績のリアルタイムな可視化、各種書類の電子化などの機能が備わっています。データに基づいて仕入先と価格を交渉できたり、ヒューマンエラーが軽減したりします。 近年では、クラウド・SaaS型の購買管理システムが増えており、初期投資を抑えて導入できます。スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、製造業や建設業を中心に、企業規模を問わず幅広い導入が進んでいます。
購買管理業務に関する課題
購買管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える購買管理業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
購買計画が属人化している
生産計画や在庫状況から必要な購買数量を算出する際、担当者の経験や勘に依存しがちです。「前年同期の発注量に少し上乗せしておく」といった属人的な判断が多く、適正な購買量の設定が難しくなっています。また、市場価格の変動にも対応できていないケースも多いです。
2
発注承認プロセスが煩雑化している
紙の発注書や押印が必要で、決裁に時間がかかっている企業は多いです。特に、急を要する発注の場合は、承認者の不在により処理が遅延し、納期に影響が出ることもあります。
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検収作業の効率が悪い
納品書と発注書の突合せや、品質検査結果の記録など、多くの作業を手作業で行うことによってミスが発生するリスクがあります。特に、複数の部署が関わる検収作業では、情報共有の遅れや記録の不備により、支払い処理が遅延することがあります。
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在庫が適正化されていない
発注情報と在庫情報が別々に管理されており、タイムリーな発注判断ができていない状況もあります。例えば、在庫の確認が遅れて発注が後手に回ったり、逆に他部署の発注状況を把握できずに重複発注が発生したりします。また、安全在庫水準の設定も属人的な判断に依存してしまいます。
5
取引先の評価基準が不明確
価格だけでなく、品質や納期、技術力など、多面的な評価が必要なものの、体系的な評価基準が確立できていないという課題もあります。例えば、過去の納期遅延や品質不良の記録が適切に管理されておらず、取引先の選定に十分活用できていない状況が見られます。
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購買管理システムの機能
購買管理システムには、発注や仕入、在庫の状況を一元管理する機能が備わっています。また、取引や業務をスムーズに進める便利機能が付随している製品もあります。ここでは、購買管理システムの基本機能と、特定の購買管理システムに付属している機能を紹介します。
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購買管理システムの基本機能
・発注管理 仕入先への発注を管理し、在庫を適切に補充する ・仕入先管理 仕入先の情報を一元管理し、価格交渉や契約状況を常に確認できる ・在庫管理 商品・資材の在庫をリアルタイムで把握し、適正在庫を維持する ・支払管理 仕入先への支払い内容を管理し、支払いスケジュールを作成する ・購買リクエスト管理 社内からの購買リクエストを受け付け、承認プロセスを管理する ・レポート生成 購買データを集計し、分析レポートを作成する ・コンプライアンス管理 購買活動が法令や社内規定に準じているかを確認する
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特定の購買管理システムに付属している機能
・モバイルアクセス スマートフォンやタブレットからシステムにアクセスできる ・自動発注 在庫が一定量を下回ると自動で発注を行う ・仕入先ポータル 仕入先が自社システムにアクセスし、情報を更新できる ・多通貨対応 異なる通貨での取引をサポートする ・契約管理 契約の作成・更新・履行を一元管理する ・グリーン調達 環境に配慮した仕入先を選定する
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購買管理システムの導入メリット
続いて、購買管理システムを導入するメリットを詳しく紹介します。
精度の高い購買計画を立てられる
過去の購買実績や発注傾向を分析することで、正確な購買計画を立案できます。例えば、季節変動や価格変動のパターンを踏まえた発注数量の最適化が可能です。また、AI機能を活用した需要予測により、より精度の高い購買計画を立てられます。
購買コストを削減できる
購買履歴や価格変動を自動記録・分析し、最適な購買先やタイミングを選べるため、コスト削減につながります。また、リアルタイムで予算の設定や使用状況を確認でき、予算超過を未然に防止します。意思決定のスピードと精度の向上にもつながります。
承認プロセスが迅速化する
電子承認による決裁フローの自動化により、発注処理のスピードが大幅に上がります。承認履歴が自動的に記録され、どのような経緯で承認されたのかを簡単に追跡できます。また、内部監査やコンプライアンス対応もスムーズになり、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。
検収作業が効率化する
納品書と発注書の突合せや検査記録の管理が自動化され、作業時間が大幅に削減されます。特に、バーコードやQRコードを活用した検品システムとの連携により、入力ミスや確認漏れを防げます。また、検収状況を関係部署でリアルタイムに共有できます。
支払い業務の正確性が向上する
発注から支払いまでの一連のプロセスを一元管理することで、支払い漏れや遅延を防止できます。各ステップの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、経理部門の業務負担も大幅に軽減されます。また、支払い履歴の追跡も行えるため、取引先への迅速な対応と、安全な資金管理ができます。
取引先を正しく評価できる
取引先ごとの納期遵守率や品質不良率、価格推移などの評価を一元管理できます。データに基づいて交渉することによって、より有利な取引条件を引き出せるでしょう。また、リアルタイムな情報共有とトラブル時の迅速な対応により、取引先との信頼関係の強化にもつながります。
購買管理システムを導入する際の注意点
購買管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
業務フローを分析・改善する
現状の購買プロセスを詳細に分析し、課題や改善点を明確にする必要があります。例えば、部門ごとに異なる承認ルールや、取引先との特殊な取引条件など、システムに反映すべき要件を洗い出しましょう。それに加えて、非効率な業務プロセスは、システム導入を機に見直すことが重要です。また、関係者の意見を取り入れて共有することで、導入後の効果を最大化できます。
段階的な導入計画を立てる
一度にすべての機能を導入するのではなく、重要度の高い機能から順次導入することがおすすめです。例えば、まずは発注管理と支払管理の基本機能を導入し、運用が安定してから、分析機能などを追加していく方法が効果的です。
取引先との調整を図る
システム導入に伴って、取引先とのデータ連携方法や、帳票フォーマットの変更などの事前協議が必要です。特に、EDIによるデータ連携を行う場合は、取引先のシステム環境との互換性の確認や、移行期間の設定など、綿密な調整が重要です。
システム化する業務範囲を決める
購買管理を単独のシステムとして導入するか、販売管理・在庫管理を含めた統合システムとして導入するかの検討が重要です。統合システムでは、受注情報から必要な発注量を自動算出したり、在庫状況をリアルタイムで反映して発注したりするため、部門間でシームレスに情報を連携できます。ただし、導入コストや運用の複雑さも増すため、自社の業務規模や運用体制に合わせて適切な選択をする必要があります。
運用体制を整備する
システムの管理者や運用担当者の役割を明確にし、必要な教育を行う必要があります。特に、マスターデータの管理ルールや、トラブル時の対応フローなど、具体的な運用手順の整備が重要です。また、担当者の異動や退職を考慮した引き継ぎ体制も検討しておきましょう。
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購買管理システムの料金相場
購買管理システムの料金は、インターネット上では公開されておらず、要件のヒアリングを経て、ベンダーから個別に見積もりが提示されることが一般的です。参考として、初期費用は数十万円から数百万円、月額利用料は1ユーザーあたり数千円から1万円程度が目安となります。ただし、ERPの一部として導入する場合や、大規模なカスタマイズが必要な場合は、数千万円以上の投資が必要となることもあります。
購買管理システムの選び方
購買管理システムの選び方は、企業のニーズや業務フローに密接に関連しています。以下に、それぞれの重要なポイントを詳しく説明します。
1
業務規模と拡張性
自社の購買規模や将来の事業拡大を考慮したシステム選びが重要です。例えば、現在は国内取引のみでも、将来的な海外展開を視野に入れる場合は、多通貨対応や言語切替機能を持つシステムを選択するべきでしょう。また、取引先数や取引量の増加にも柔軟に対応できる拡張性も重要なポイントです。
2
業種
業種によって購買の対象やプロセスが異なるため、業界特有のニーズに対応できるシステムを選ぶことが必要です。例えば、製造業では製品仕入に加えて、部品や材料の購買管理が重要です。一方で、小売業では適正在庫を維持できるタイムリーな発注業務が重要になります。
3
購買対象
直接材（製品の製造に直接使用する原材料や部品）や、間接材（事務用品などの消耗品）、サービス（業務委託など）といった、購買対象の種類によって必要な機能が異なります。例えば、直接材では品質管理や納期管理が重要になる一方、間接材では承認プロセスの簡略化や定期発注の自動化が求められます。購買対象の範囲を明確にし、それぞれに適した機能を持つシステムを選択することが重要です。
4
承認フロー
発注金額や取引先の重要度に応じて、承認ルートや必要な承認者を柔軟に設定できると便利です。例えば、少額案件は担当者決裁、高額案件は役員承認が必要など、きめ細かな承認フローの設定が可能なシステムを選びましょう。
5
発注形態
自社の発注形態に合わせた自動発注機能の選定が重要です。例えば、在庫数の閾値による自動発注や、スケールによる重量管理に基づく自動発注、定期発注など、発注トリガーには複数の種類があります。特に、年間契約に基づく分割発注や、納期指定発注など、特殊な発注形態がある場合は慎重に選びましょう。
6
価格管理
取引先ごとの価格履歴管理や、数量割引などの単価設定機能が充実しているかを確認します。また、為替レートの変動や原材料価格の変動に応じた価格改定にも柔軟に対応できることが重要です。
7
カタログ機能
パンチアウトカタログ機能を利用すると、購買管理システムから直接ECサイトの商品を購入でき、購入プロセスが簡素化されます。また、ローカルカタログを作成し、頻繁に購入する物品を登録することで、選定作業を効率化し、不正購買を防止します。特に大量の間接材や規格品を購入する場合に役立ちます。
8
法令遵守
下請法対応機能を備えることで、法律に準拠した運用ができます。例えば、支払い期日の明記や、価格や納期の変更時のアラートなどが機能として搭載されています。
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購買管理システム選びに迷った場合は？
購買管理システムを導入することで、購買計画の最適化が図れ、コスト削減につながります。また、承認プロセスや検収作業が効率化し、意思決定のスピードが上がります。 ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、購買管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な購買管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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