出張管理システム（BTM）とは？
出張管理システム（BTM）は、出張に関する一連の作業をシステム上で管理できるシステムです。航空券や宿泊施設の予約から、出張申請、承認手続き、経費精算、報告書作成まで、出張に関わるあらゆる作業をシステム上で行えます。また、社内規定に沿った出張であるかの自動チェックや、経費の集計・分析機能により、効率的な出張管理と経費の適正化を実現できます。
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出張管理システム（BTM）とは？
更新：2024年10月30日
出張管理システム（BTM）は、出張に関する一連の作業をシステム上で管理できるシステムです。航空券や宿泊施設の予約から、出張申請、承認手続き、経費精算、報告書作成まで、出張に関わるあらゆる作業をシステム上で行えます。また、社内規定に沿った出張であるかの自動チェックや、経費の集計・分析機能により、効率的な出張管理と経費の適正化を実現できます。
出張管理に関する課題
出張管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える出張管理に関する課題をピックアップして紹介します。
1
申請・承認プロセスに時間がかかる
出張申請書類の作成から承認までを紙やメールで行うため、処理に時間がかかることが多いです。急な出張が発生した時や、同時期に多くの社員が出張に出る場合は、対応に追われてしまいます。また、承認者不在時の代理承認や、差し戻し時の修正対応などへの柔軟な対応が難しいです。
2
出張の計画と調整にミスが生じる
出張スケジュールや移動手段の調整が煩雑な場合に、予約ミスやスケジュールの重複が発生するリスクがあります。
3
経費精算に手間がかかる
領収書の提出や経費の計算、精算書類の作成など、すべての作業を手作業で行う必要があります。また、交通費の計算ミスや領収書の紛失といったリスクが高まり、精算処理の遅延や正確性の低下につながります。
4
予算管理が難しい
部門ごとの出張予算の使用状況をリアルタイムで把握することが難しく、予算超過のリスクが高まります。また、出張費用の分析や予実管理が煩雑になり、効果的な予算配分の判断が遅れがちになります。
5
出張者の所在把握が難しい
社員の出張スケジュールや滞在先の情報を一元管理できず、緊急時の連絡や安全確認が遅れる可能性があります。
6
コンプライアンス管理が複雑化する
出張規程に違反していないかの確認や、必要書類の提出状況を正確に把握することが困難になります。
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出張管理システム（BTM）の機能
出張管理システムでは、出張手配や旅程管理を効率的に行えます。また、一括決済や出張経費の自動仕訳などの機能が備わっているシステムもあります。ここでは、出張管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を紹介します。
1
出張管理システムの基本機能
・出張手配 ホテルや新幹線、飛行機などを手配できる ・申請・承認管理 出張申請と承認を行える ・旅程管理 出張者のフライトや宿泊情報を一元管理し、簡単に確認・変更できる ・出張規定の自動チェック 出張規定に基づいて自動でチェックを行える
2
特定の出張管理システムに付属している機能
・海外出張への対応 海外のホテルや飛行機などを手配できる ・法人一括決済 予約データや利用実績データをもとにで一括決済を行える ・出張経費の自動仕訳 精算時に摘要項目を選択すると、勘定科目が自動で紐付き、仕訳データが作成される
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出張管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、出張管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
業務プロセスが効率化する
出張申請から精算まで、従来は別々のシステムや書類で行っていた作業を1つのシステムで完結できます。新幹線のチケットや宿泊施設の予約情報をシステムに入力すると、自動的に申請フォームに反映され、スムーズに承認申請を行えます。また、出張先と日程を入力すると、社内規定に沿った価格帯の宿泊施設や、最適な交通経路が自動的に提案されるため、1つ1つ条件を確認する手間が省けます。提出された経費データは、経理システムに自動連携されるため、転記作業などの二重入力も不要になります。
出張経費を適正化できる
社内規定に沿った金額の上限チェックが自動で行われ、規定外の経費申請を防止できます。特に、宿泊費の上限金額が、都市や役職によって異なる場合でも、システムが自動的に上限額を判定し、規定に沿った予約・精算が可能です。
コンプライアンス対応が強化される
出張申請から精算までの承認履歴や変更記録が自動的に保存され、監査時の証跡として活用できます。経費の二重計上や架空出張の防止など、不正リスクの低減にもつながります。出張キャンセル時の返金状況の管理まで自動化されるツールの場合は、返金漏れや過剰請求を防げます。
データの可視化と分析ができる
出張目的や訪問先、経費内訳などのデータが自動的に蓄積され、多角的な分析が可能になります。具体的な活用事例としては、営業部門の顧客訪問頻度と売上の相関分析や、出張経路の最適化による交通費削減の検討が挙げられます。また、部門別・プロジェクト別の経費実績を正確に把握でき、より効果的な予算管理が実現できます。
出張管理システムの導入時に確認すべきこと
出張管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
社内規定を反映できるか
宿泊費の上限額が都市によって異なる場合や、役職によって利用可能な交通機関が異なる場合など、複雑な社内規定をシステムに正確に設定できるかの確認が必要です。海外出張がある場合は、日当や為替レートの計算ルールなど、複雑な条件設定にも対応できるかも重要なポイントになります。社内規定が改定された際の更新作業も、システム管理者が簡単に行えると便利です。
既存システムと連携できるか
人事システムからの社員情報の取り込みや、会計システムへの経費データの連携が適切に行えるかを確認しましょう。特に、経理システムで使用している勘定科目や部門コードとの整合性が取れていないと、データ移行時に手作業での修正が発生します。また、社員の所属情報や権限が人事異動のたびに正しく更新されるよう、連携の仕組みを確認することが重要です。
承認ワークフローを柔軟に設定できるか
金額に応じて承認者が増える設定や、代理承認者の指定、緊急時の承認ルート変更など、実務に即した承認フローの設定ができるかどうかを確認しましょう。大規模組織の場合は、プロジェクトリーダーと所属部門長の両方の承認が必要になるといった、複数承認ラインの設定にも対応している必要があります。
モバイル端末でどこまでの機能を利用できるか
出張先でのスマートフォンからの操作について、どこまでの機能が利用できるか確認が重要です。領収書の撮影・登録だけでなく、急な予定変更による申請内容の修正や、部下からの申請の承認など、出張中に必要な操作がスマートフォンで行えるかどうかをチェックしましょう。新幹線のチケットや航空券の予約変更なども、スマートフォンから直接できるかどうかが使い勝手を左右します。
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出張管理システム（BTM）の料金相場
出張管理システムは、導入企業の規模や出張の手配件数などに応じて料金が大きく異なります。そのため、ほとんどの製品がベンダーによる個別見積もりとなります。基本的な料金の目安として、1ユーザーあたり月額数百円から数千円程度です。
出張管理システム（BTM）の選び方
出張管理システムは、出張に関する手続きを効率よく管理できるツールです。企業のニーズに最適なシステムを選ぶために、以下のポイントを考慮することが重要です。
1
出張頻度
出張頻度や出張者数に応じて、必要な機能と運用負荷を考慮したシステムを選択する必要があります。月に数件の出張であれば、基本的な申請・精算機能で十分です。一方で、頻繁に出張が発生する場合は、予約の一括管理や経費データの自動集計など、業務効率化につながる機能の必要性が高くなります。
2
手配代行サービス
出張に関する手配代行サービスの有無と、その対応範囲を確認することが重要です。国内出張では、主に航空券・新幹線チケット・ホテル・レンタカーの予約代行が基本となります。海外出張の場合は、空港送迎や渡航ビザの申請、海外旅行保険の手配など、自社の出張内容に合わせて必要なサポート範囲を検討する必要があります。
3
申請・承認機能
出張の金額や日数に応じて承認者を自動追加できるなど、社内規定に合わせた柔軟な承認フローの設定ができるかを確認しましょう。また、宿泊費の上限金額チェックや、出張の滞在日数・出張回数の上限との照合など、申請時に社内規定との照合を自動で行い、承認者の判断をサポートする機能があるかどうかも重要なポイントとなります。
4
法人一括決済
法人一括決済の機能があると、航空券やホテルの料金を会社が直接支払うことができ、従業員の立替負担や経費精算の手間を大幅に削減できます。急な予定変更で従業員が自身のカードで支払うケースや、タクシーなど現地での支払いが必要な場合もあります。そのため、個人立替精算にも対応できる柔軟な決済の仕組みを備えているかを確認しましょう。
5
運用サポート体制
システムの操作方法のサポートに加えて、緊急時のサポートがあると安心して利用できます。深夜の飛行機の欠航や、台風による新幹線の運休など、緊急時の代替手段の手配をサポートしてもらえるサービスもあります。また、出張のキャンセルや変更に伴う手数料の補償制度の有無や補償範囲も、予期せぬコストを抑える上で重要なチェックポイントとなります。
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出張管理システム（BTM）選びに迷った場合は？
出張管理システムを導入することで、業務プロセスが効率化し、出張経費の適正化にもつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、出張管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な出張管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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