出張管理システム(BTM)とは?
出張管理システムは、出張の計画から精算までの一連の作業をシステム上で管理できるビジネスツールです。旅行業界では、社員の出張だけでなく、顧客の旅行手配や添乗員のスケジュール管理にも活用できます。航空券や宿泊施設の予約から始まり、出張申請、承認手続き、経費精算、報告書作成まで、出張に関わる全ての作業をシステム上で行うことができます。
旅行業向けの出張管理システム(BTM)(シェア上位)
出張管理システム(BTM)とは?
更新:2025年04月22日
出張管理システムは、出張の計画から精算までの一連の作業をシステム上で管理できるビジネスツールです。旅行業界では、社員の出張だけでなく、顧客の旅行手配や添乗員のスケジュール管理にも活用できます。航空券や宿泊施設の予約から始まり、出張申請、承認手続き、経費精算、報告書作成まで、出張に関わる全ての作業をシステム上で行うことができます。
旅行業界における出張管理システム(BTM)の導入メリット
旅行業界における出張管理システム(BTM)の導入メリットには、業務効率化や経費削減などがあります。ここでは、旅行業界特有の業務特性を踏まえた具体的な導入メリットを紹介します。
添乗員スケジュール管理の効率化
旅行業界では添乗員のスケジュール管理が複雑になりがちですが、出張管理システムで一元管理できます。添乗員の稼働状況やスキル、語学力などの情報と連携させることで最適な人員配置が可能になります。急な予定変更や代替要員の手配も素早く行えるため、顧客満足度の向上につながります。
顧客向けサービス品質の向上
添乗員や営業担当者の出張情報を正確に管理することで、顧客対応の質が向上します。過去の訪問履歴や対応内容をデータベース化することで、次回の訪問時にもきめ細かいサービスを提供できるようになります。また、顧客ごとの対応履歴を蓄積することで、より個別化されたサービス提案が可能になります。
コスト削減と予算管理の徹底
旅行業界特有の多様な交通費や宿泊費を細かく管理し、無駄なコストを削減できます。季節や地域による価格変動を分析し、最適な予約タイミングを特定することで、コスト効率を高められます。また、部門や案件ごとの経費を自動集計することで、予算管理の精度が大幅に向上します。
旅行業界に出張管理システム(BTM)を導入する際の注意点
旅行業界に出張管理システム(BTM)を導入する際の注意点には、業界特有の要件対応や既存システムとの連携などがあります。ここでは、旅行業界で出張管理システムを選定・導入する際に特に注意すべきポイントを紹介します。
業界特有の出張形態への対応
旅行業界では添乗員の長期出張や複数国をまたぐ移動など、特殊な出張形態が多く存在します。国ごとに異なる通貨や税制に対応できるシステムを選定する必要があります。また、予定外の延泊や経路変更などの突発的な状況にも柔軟に対応できる仕組みが求められます。
既存予約システムとの連携
旅行業界ですでに使用している予約システムや顧客管理システムとの連携が不可欠です。データの二重入力を防ぐためにAPI連携(システム間を自動的につなぐ仕組み)の可否を事前に確認する必要があります。特に航空券や宿泊施設の予約情報を自動取得できるかどうかが業務効率化の鍵となります。
モバイル端末からの利用環境
添乗員や営業担当者は外出先での作業が多いため、スマートフォンやタブレットからの利用しやすさが重要です。オフライン環境でも基本機能が使えるかや、画面の見やすさ、操作性などを実際に確認する必要があります。また、海外でも安定して接続できるかどうかも重要な確認ポイントです。
かんたんな質問に答えてぴったりの出張管理システム(BTM)をチェック
出張管理システム(BTM)の選び方
旅行業界向けの出張管理システム(BTM)の選び方には、業界特性に合った機能や使いやすさの評価などがあります。ここでは、旅行業界特有のニーズを満たす出張管理システムを選定するための具体的なポイントを紹介します。
1
旅行業務フローとの親和性
旅行業界特有の業務フロー(予約管理、添乗員手配、精算処理など)に対応しているシステムを選ぶことが重要です。実際の業務シナリオに基づいたデモンストレーションを依頼し、必要な手順がスムーズに実行できるか確認しましょう。特に添乗員の複雑な移動パターンや宿泊地の頻繁な変更にも柔軟に対応できるシステムが望ましいです。
2
予約システムとの連携性能
航空券や宿泊施設の予約システムとのスムーズな連携ができるシステムを選定しましょう。GDSやOTA(オンライン旅行代理店)からの予約データを自動取り込みできる機能があると、二重入力の手間が省け業務効率が大幅に向上します。理想的には、予約変更が発生した際にリアルタイムで出張管理システムにも反映される仕組みが整っているものを選びましょう。
3
レポート機能と分析能力
旅行商品ごと、添乗員ごと、顧客企業ごとなど、多角的な切り口でデータを分析できる機能が充実したシステムを選びましょう。売上と原価のバランスを可視化し、収益性の高い商品や顧客を識別できるレポート機能があると経営判断に役立ちます。また、過去のデータを基に将来の需要予測ができる分析ツールがあれば、より戦略的な事業計画が立てられます。
かんたんな質問に答えてぴったりの出張管理システム(BTM)をチェック