文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年11月21日
文書管理システムとは、電子文書や電子帳票の作成から利活用、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムです。社内文書や契約書などの重要文書を一元管理し、スムーズにアクセスできる環境を提供します。 ドキュメントのバージョン管理や、アクセス権限の設定、全文検索、証跡管理といった機能を備えており、単なるファイル保管場所としてのオンラインストレージとは一線を画します。また、電子帳簿保存法に対応した製品を利用することで、法的に保管が義務付けられた請求書などもデジタルデータでの保管が可能となります。 システムはクラウドベースで運用されることが多く、場所を問わずアクセスできます。一方で、オンラインストレージと異なり、オンプレミスでの構築も可能である点が特徴です。なお、社内wikiなどの法的保管期間が規定されていない文書の作成・保管はナレッジマネジメントの領域となります。
文書管理に関する課題
文書管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える文書管理に関する課題をピックアップして紹介します。
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文書の検索に時間がかかる
必要な文書を探す際は、保管場所から該当する文書を1つずつ確認する必要があり、多大な時間を要します。特にファイリングの基準があいまいな場合は、文書の特定がさらに困難になります。
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バージョン管理が複雑になる
文書の改訂や更新が行われる度に、最新版の管理や過去版の保存が煩雑になります。複数の部署で同じ文書を保管している場合は、どれが最新版なのかの判断が難しくなることがあります。
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紛失・劣化のリスクがある
物理的な文書は、紛失や破損のリスクが高いです。特に重要書類の場合は、深刻な問題につながる可能性があります。また、経年劣化によって文字の褪色や用紙が劣化し、内容が判読できなくなることもあります。
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保管スペースが圧迫する
紙文書の増加に伴い、保管のための物理的なスペースが必要になります。特に、法定保存期間のある書類は長期保管が必要なため、年々保管場所の確保が困難になっていきます。
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契約更新漏れや契約解除忘れが起きる
契約書や許認可書類など、期限が設定された文書の更新時期を適切に管理することが困難です。紙文書での管理では、契約更新漏れや契約解除忘れが発生するリスクが高いです。さらに、複数の担当者が関わる場合は、責任の所在が不明確になりがちです。
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文書管理システムの機能
続いて、文書管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を整理して紹介します。
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文書管理システムの基本機能
・文書の保存・整理 文書をフォルダやタグで整理し、一元管理できる ・検索 文書をキーワードやタグなどで効率よく検索できる ・バージョン管理 文書の変更履歴を管理することで、必要に応じて過去のバージョンを閲覧できる ・権限設定 ユーザーごとに閲覧や編集の権限を設定する ・文書データの社内共有 複数のユーザーが同時に文書を閲覧できる
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特定の文書管理システムに付属している機能
・全文検索 OCR技術によりスキャンした文書からテキストを抽出し、全文検索ができる ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を識別して自動仕分けを行う（適格請求書であるかを判断して仕分けるシステムもある） ・電子帳簿保存法への対応 請求書や領収書など電子帳簿保存法に則った保存ができる ・モバイルアクセス スマートフォンやタブレットからアクセスできる
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文書管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、文書管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
必要な情報へ素早くアクセスできる
紙の文書では、必要な情報を探すのに時間がかかりますが、文書管理システムでは、キーワードやタグ、作成者などの検索条件を設定するだけで迅速にアクセスできます。クラウドベースならインターネット接続があればどこからでもアクセスでき、社内外の関係者とスムーズに情報共有ができます。特にリモートワークが増える現代では、場所を選ばずに必要な情報へ素早くアクセスできることが大きなメリットとなります。
セキュリティとコンプライアンスを強化できる
紙の文書は物理的な損傷や紛失のリスクがありますが、電子文書はバックアップやアクセス制限でこれらのリスクを軽減できます。また、システム上のアクセス履歴を記録することで、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡可能です。そのため、情報漏洩リスクが低減し、法令や業界基準に準拠しやすくなります。
コスト削減と環境への配慮につながる
紙の使用を減らすことで、印刷コストや保管スペースの削減が可能です。さらに、デジタル化により、郵送費用や物理配布のコストも削減できます。ペーパーレス化は、環境負荷の軽減にも寄与し、企業のサステナビリティ向上にもつながります。企業のイメージ向上や、CSR活動の一環としても重要な要素となります。
文書管理システムを導入する際の注意点
文書管理システムの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
ニーズに合ったシステムを選定する
管理したい文書に合わせて機能要件を整理しましょう。契約書や許認可書類などの契約期限が設定されている場合は、期限管理機能を持つシステムが必要です。また、請求書や領収書などを保管したい場合は、電子帳簿保存法に準拠したシステム、さまざまな書類を一括管理したい場合は、書類の自動仕訳機能を持つシステムが向いています。
適切なセキュリティレベルの設定を行う
文書の重要度に応じた適切なセキュリティレベルの設定が必要です。過度に厳しい設定は業務効率を低下させ、逆に緩すぎる設定は情報漏洩のリスクを高めるため、バランスの取れた設定を心がけましょう。
運用ルールを整備する
文書の保存場所や命名規則、アクセス権限の設定基準など、具体的な運用ルールを事前に決める必要があります。オンラインストレージやナレッジマネジメントツールなど、文書を保管できるツールを複数導入している場合は、それぞれのツールの使い分けを明確にすることが重要です。
関連システムとの連携を考慮する
社内の業務マニュアルや手順書など、文書の作成から管理まで行いたい場合は、マニュアル作成ツールやナレッジマネジメントツールとの機能比較が必要です。単なる文書保管が目的であれば、オンラインストレージの導入も選択肢として検討しましょう。
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文書管理システムの料金相場
文書管理システムはクラウド型が一般的で、料金は月額数千円から数万円です。中小企業向けでは1ユーザーあたり月額1,000円から始まり、大企業向けは導入費用はより高額になります。
文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮するとよいでしょう。それぞれの項目を詳しく説明します。
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企業規模
企業の規模によって、必要となる機能やコストが異なります。大企業は多くの文書を扱うため、高度な機能や柔軟な検索、アクセス制御が求められます。一方、中小企業の場合は、シンプルなシステムが適しています。
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業種
業種によって、取り扱う文書の種類や保存期間、法的な要件が異なります。例えば、医療や法律関連の業界では、特に厳しい情報管理やセキュリティが求められることがあります。
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便利機能
機能面にも焦点を当てることで、業務効率が変わってきます。例えば、以下のような便利機能が備わっているかどうかを確認するとよいでしょう。 ・書類の自動仕分け システムが登録された書類の内容を分析して、自動的に適切なカテゴリに振り分ける機能です。請求書や契約書などを自動で適切なフォルダに仕分けられ、時間の節約や人的ミスの防止につながります。 ・全文検索 文書のタイトルだけでなく、内容全体を検索できる機能です。OCR技術を用いて、紙の書類や画像から文字を抽出し、デジタルデータとして検索可能にします。必要な情報を短時間で見つけ出せるため、非常に便利です。 ・書類の期限管理 契約書や重要な文書の保存期限を管理し、期限が近づくとアラートを出す機能です。期限が過ぎると自動で書類を破棄したり、更新の手続きを促したりするため、法令遵守や業務効率化に役立ちます。 ・ログ情報の管理 システム内での文書の閲覧や編集の履歴を記録する機能です。誰がいつどの書類にアクセスしたかを追跡できるため、情報セキュリティの強化や不正防止に役立ちます。
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ISO9001対応
ISO9001は、品質管理の国際規格です。ISO9001に準拠した文書管理システムを選ぶと、品質管理のプロセスが担保されるため、自社製品やサービスの信頼性をより向上させられます。
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電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法により、電子データの保存に関する規定が設けられています。電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、法令に準拠したデータ管理が可能となり、税務調査の際にも安心です。
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サポート体制
システム導入後のサポート体制も重要な要素です。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるか、システムのアップデートやトレーニングを提供してくれるかなど、導入後のサポートが充実しているかどうかを確認しましょう。
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文書管理システム選びに迷った場合は？
文書管理システムを導入することで、ペーパーレス化や保管スペースの縮小、情報共有の効率化、セキュリティの向上などにつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、文書管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な文書管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。