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文書管理システムの比較表を作成!おすすめや選び方も解説

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最も必要なことは?

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、電子文書や電子帳票の作成から利活用、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムです。社内文書や契約書などの重要文書を一元管理し、スムーズにアクセスできる環境を提供します。 ドキュメントのバージョン管理や、アクセス権限の設定、全文検索、証跡管理といった機能を備えており、単なるファイル保管場所としてのオンラインストレージとは一線を画します。また、電子帳簿保存法に対応した製品を利用することで、法的に保管が義務付けられた請求書などもデジタルデータでの保管が可能となります。 システムはクラウドベースで運用されることが多く、場所を問わずアクセスできます。一方で、オンラインストレージと異なり、オンプレミスでの構築も可能である点が特徴です。なお、社内wikiなどの法的保管期間が規定されていない文書の作成・保管はナレッジマネジメントの領域となります。

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文書管理システム(シェア上位)

Microsoft 365
Microsoft 365
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
219サービス中1
事業規模
中小企業 15
中堅企業 33
大企業 50
メリット・注意点
仕様・機能
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
219サービス中2
事業規模
中小企業 34
中堅企業 44
大企業 20
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
219サービス中3
事業規模
中小企業 22
中堅企業 41
大企業 35
メリット・注意点
仕様・機能
インフォコム株式会社が提供する電子契約システムです。社内外の契約書類や取引証憑を統制されたクラウド環境で一元管理できる文書管理型のサービスで、契約書管理の効率化と内部統制強化を両立します。柔軟なアクセス権限設定や更新期限のアラート機能、全文検索などを備え、契約書の管理業務を強力にサポートします。クラウドサインやGMOサインなど他の電子署名サービスと連携し、契約締結から保管までワンストップで完結するシームレスな運用が可能です。AIによる契約情報の自動抽出・入力補助機能も搭載しており、契約台帳の整備や過去文書の有効活用にも役立ちます。文書管理システムとして10年以上の開発実績があり、官公庁や大手企業にも多数導入されています。紙文書から電子契約まで包括的に扱えるため、社内の契約管理を抜本的に効率化します。大量の契約書を扱う企業や契約書管理の精度向上を目指す企業に選ばれています。
コスト
月額22,000
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
219サービス中4
事業規模
中小企業 36
中堅企業 26
大企業 36
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
219サービス中5
事業規模
中小企業 20
中堅企業 46
大企業 33
メリット・注意点
仕様・機能
リコージャパン株式会社が提供する文書管理システムです。既に多くの企業や団体で採用されており、複合機や様々な業務アプリと連携して紙文書の電子化から保存・検索・共有まで一貫して効率的に行えます。文書登録はドラッグ&ドロップの簡単操作で容易に行え、検索結果はサムネイル表示されるため直感的に目的のファイルにアクセスできます。WordやPDFは専用ビューアで閲覧・編集でき、編集時には自動で版管理され履歴が残ります。複数文書の一括印刷や社内通知機能も備え、スムーズな情報共有を実現します。また、電子帳簿保存法に対応した改ざんチェック機能を搭載しており、法令遵守も安心です。低コストなWebブラウザ版と高機能な専用ソフト版が提供され、ニーズや規模に応じて選択可能なため、中小企業から大企業まで幅広く活用できます。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
219サービス中7
事業規模
中小企業 18
中堅企業 45
大企業 36
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
219サービス中8
事業規模
中小企業 27
中堅企業 54
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
219サービス中9
事業規模
中小企業 11
中堅企業 55
大企業 33
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社日立ソリューションズが提供する文書管理システムです。大規模企業を含め、国内外で数千社への導入実績があり、25年以上にわたる文書管理のノウハウが活かされています。文書の作成・閲覧・保管・廃棄までライフサイクル全体を一元管理し、情報共有とペーパーレス化を促進します。社内規程や手順書など多様な文書を適切に管理でき、検索性にも優れるため、必要な情報を迅速に見つけ出せます。承認フローによる改訂管理機能も備え、ドキュメントの版管理や統制を徹底可能です。使いやすいインターフェースで利用者の負担が少なく、短期間で運用を開始できます。オンプレミス版とクラウドサービス版が用意されており、ニーズや規模に合わせて柔軟に導入形態を選択可能です。電子帳簿保存法にも対応するなど高い信頼性を備えており、特に社内文書を厳格に管理したい中堅~大企業に適しています。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
219サービス中10
事業規模
中小企業 0
中堅企業 57
大企業 42
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社野村総合研究所が提供する医薬業界向け文書管理クラウドサービスです。ER/ES指針や21 CFR Part 11といったGxP規制に対応し、高いセキュリティと堅牢な運用基盤によって文書の改ざん防止と長期保管を実現します。医薬品や医療機器の研究・開発・製造に必要な機能を網羅し、品質保証やコンプライアンス業務を強力に支援して現場の運用負担を大幅に軽減します。バージョン管理や配布・教育履歴、監査証跡などもクラウド上で一元管理でき、各種規制要件を満たした運用が可能です。利用に必要なのはインターネットブラウザのみで、専用システムの構築は不要です。豊富なテンプレートが用意されており、スムーズかつ短期間での導入も可能です。特に医薬・医療分野で厳格な文書管理が求められる中堅~大手企業に最適なサービスです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
219サービス中11
事業規模
中小企業 0
中堅企業 42
大企業 57
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年11月21日

文書管理システムとは、電子文書や電子帳票の作成から利活用、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムです。社内文書や契約書などの重要文書を一元管理し、スムーズにアクセスできる環境を提供します。 ドキュメントのバージョン管理や、アクセス権限の設定、全文検索、証跡管理といった機能を備えており、単なるファイル保管場所としてのオンラインストレージとは一線を画します。また、電子帳簿保存法に対応した製品を利用することで、法的に保管が義務付けられた請求書などもデジタルデータでの保管が可能となります。 システムはクラウドベースで運用されることが多く、場所を問わずアクセスできます。一方で、オンラインストレージと異なり、オンプレミスでの構築も可能である点が特徴です。なお、社内wikiなどの法的保管期間が規定されていない文書の作成・保管はナレッジマネジメントの領域となります。

文書管理に関する課題

文書管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える文書管理に関する課題をピックアップして紹介します。

1

文書の検索に時間がかかる

必要な文書を探す際は、保管場所から該当する文書を1つずつ確認する必要があり、多大な時間を要します。特にファイリングの基準があいまいな場合は、文書の特定がさらに困難になります。

2

バージョン管理が複雑になる

文書の改訂や更新が行われる度に、最新版の管理や過去版の保存が煩雑になります。複数の部署で同じ文書を保管している場合は、どれが最新版なのかの判断が難しくなることがあります。

3

紛失・劣化のリスクがある

物理的な文書は、紛失や破損のリスクが高いです。特に重要書類の場合は、深刻な問題につながる可能性があります。また、経年劣化によって文字の褪色や用紙が劣化し、内容が判読できなくなることもあります。

4

保管スペースが圧迫する

紙文書の増加に伴い、保管のための物理的なスペースが必要になります。特に、法定保存期間のある書類は長期保管が必要なため、年々保管場所の確保が困難になっていきます。

5

契約更新漏れや契約解除忘れが起きる

契約書や許認可書類など、期限が設定された文書の更新時期を適切に管理することが困難です。紙文書での管理では、契約更新漏れや契約解除忘れが発生するリスクが高いです。さらに、複数の担当者が関わる場合は、責任の所在が不明確になりがちです。

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文書管理システムの機能

続いて、文書管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を整理して紹介します。

1

文書管理システムの基本機能

・文書の保存・整理 文書をフォルダやタグで整理し、一元管理できる ・検索 文書をキーワードやタグなどで効率よく検索できる ・バージョン管理 文書の変更履歴を管理することで、必要に応じて過去のバージョンを閲覧できる ・権限設定 ユーザーごとに閲覧や編集の権限を設定する ・文書データの社内共有 複数のユーザーが同時に文書を閲覧できる

2

特定の文書管理システムに付属している機能

・全文検索 OCR技術によりスキャンした文書からテキストを抽出し、全文検索ができる ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を識別して自動仕分けを行う(適格請求書であるかを判断して仕分けるシステムもある) ・電子帳簿保存法への対応 請求書や領収書など電子帳簿保存法に則った保存ができる ・モバイルアクセス スマートフォンやタブレットからアクセスできる

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pros

文書管理システムの導入メリット

上記で紹介した機能を踏まえ、文書管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。

必要な情報へ素早くアクセスできる

紙の文書では、必要な情報を探すのに時間がかかりますが、文書管理システムでは、キーワードやタグ、作成者などの検索条件を設定するだけで迅速にアクセスできます。クラウドベースならインターネット接続があればどこからでもアクセスでき、社内外の関係者とスムーズに情報共有ができます。特にリモートワークが増える現代では、場所を選ばずに必要な情報へ素早くアクセスできることが大きなメリットとなります。

セキュリティとコンプライアンスを強化できる

紙の文書は物理的な損傷や紛失のリスクがありますが、電子文書はバックアップやアクセス制限でこれらのリスクを軽減できます。また、システム上のアクセス履歴を記録することで、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡可能です。そのため、情報漏洩リスクが低減し、法令や業界基準に準拠しやすくなります。

コスト削減と環境への配慮につながる

紙の使用を減らすことで、印刷コストや保管スペースの削減が可能です。さらに、デジタル化により、郵送費用や物理配布のコストも削減できます。ペーパーレス化は、環境負荷の軽減にも寄与し、企業のサステナビリティ向上にもつながります。企業のイメージ向上や、CSR活動の一環としても重要な要素となります。

cons

文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。

ニーズに合ったシステムを選定する

管理したい文書に合わせて機能要件を整理しましょう。契約書や許認可書類などの契約期限が設定されている場合は、期限管理機能を持つシステムが必要です。また、請求書や領収書などを保管したい場合は、電子帳簿保存法に準拠したシステム、さまざまな書類を一括管理したい場合は、書類の自動仕訳機能を持つシステムが向いています。

適切なセキュリティレベルの設定を行う

文書の重要度に応じた適切なセキュリティレベルの設定が必要です。過度に厳しい設定は業務効率を低下させ、逆に緩すぎる設定は情報漏洩のリスクを高めるため、バランスの取れた設定を心がけましょう。

運用ルールを整備する

文書の保存場所や命名規則、アクセス権限の設定基準など、具体的な運用ルールを事前に決める必要があります。オンラインストレージやナレッジマネジメントツールなど、文書を保管できるツールを複数導入している場合は、それぞれのツールの使い分けを明確にすることが重要です。

関連システムとの連携を考慮する

社内の業務マニュアルや手順書など、文書の作成から管理まで行いたい場合は、マニュアル作成ツールやナレッジマネジメントツールとの機能比較が必要です。単なる文書保管が目的であれば、オンラインストレージの導入も選択肢として検討しましょう。

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文書管理システムの料金相場

文書管理システムはクラウド型が一般的で、料金は月額数千円から数万円です。中小企業向けでは1ユーザーあたり月額1,000円から始まり、大企業向けは導入費用はより高額になります。

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文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮するとよいでしょう。それぞれの項目を詳しく説明します。

1

企業規模

企業の規模によって、必要となる機能やコストが異なります。大企業は多くの文書を扱うため、高度な機能や柔軟な検索、アクセス制御が求められます。一方、中小企業の場合は、シンプルなシステムが適しています。

2

業種

業種によって、取り扱う文書の種類や保存期間、法的な要件が異なります。例えば、医療や法律関連の業界では、特に厳しい情報管理やセキュリティが求められることがあります。

3

便利機能

機能面にも焦点を当てることで、業務効率が変わってきます。例えば、以下のような便利機能が備わっているかどうかを確認するとよいでしょう。 ・書類の自動仕分け システムが登録された書類の内容を分析して、自動的に適切なカテゴリに振り分ける機能です。請求書や契約書などを自動で適切なフォルダに仕分けられ、時間の節約や人的ミスの防止につながります。 ・全文検索 文書のタイトルだけでなく、内容全体を検索できる機能です。OCR技術を用いて、紙の書類や画像から文字を抽出し、デジタルデータとして検索可能にします。必要な情報を短時間で見つけ出せるため、非常に便利です。 ・書類の期限管理 契約書や重要な文書の保存期限を管理し、期限が近づくとアラートを出す機能です。期限が過ぎると自動で書類を破棄したり、更新の手続きを促したりするため、法令遵守や業務効率化に役立ちます。 ・ログ情報の管理 システム内での文書の閲覧や編集の履歴を記録する機能です。誰がいつどの書類にアクセスしたかを追跡できるため、情報セキュリティの強化や不正防止に役立ちます。

4

ISO9001対応

ISO9001は、品質管理の国際規格です。ISO9001に準拠した文書管理システムを選ぶと、品質管理のプロセスが担保されるため、自社製品やサービスの信頼性をより向上させられます。

5

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法により、電子データの保存に関する規定が設けられています。電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、法令に準拠したデータ管理が可能となり、税務調査の際にも安心です。

6

サポート体制

システム導入後のサポート体制も重要な要素です。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるか、システムのアップデートやトレーニングを提供してくれるかなど、導入後のサポートが充実しているかどうかを確認しましょう。

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文書管理システム選びに迷った場合は?

文書管理システムを導入することで、ペーパーレス化や保管スペースの縮小、情報共有の効率化、セキュリティの向上などにつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、文書管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な文書管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。

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