文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管し、効率的に管理するためのシステムです。特にISO文書の管理が必要な企業にとって、クラウドベースの文書管理システムは非常に有用です。これにより、ISO 9001やISO 27001などの国際規格に準拠した文書管理が容易になります。クラウドを利用することで、場所を問わずアクセスできるため、グローバルなチームでも一貫した文書管理が可能です。また、クラウド上でのバックアップやデータ保護機能も充実しているため、データの安全性も確保されます。
ISO文書対応のクラウド型の文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月04日
文書管理システムは、文書を電子化して保管し、効率的に管理するためのシステムです。特にISO文書の管理が必要な企業にとって、クラウドベースの文書管理システムは非常に有用です。これにより、ISO 9001やISO 27001などの国際規格に準拠した文書管理が容易になります。クラウドを利用することで、場所を問わずアクセスできるため、グローバルなチームでも一貫した文書管理が可能です。また、クラウド上でのバックアップやデータ保護機能も充実しているため、データの安全性も確保されます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理され、ISO文書も効率的に検索できるようになります。クラウドベースのシステムでは、インターネットを通じて即座に必要な文書を検索・取得できるため、業務の生産性が大幅に向上します。
内部統制、情報セキュリティの強化
クラウド上の文書管理システムでは、ユーザーごとにアクセス権限を設定でき、ISO文書の機密性を高めることができます。タイムスタンプや版管理機能により、文書の変更履歴や完全性を確保し、ISO規格の要件に適合します。また、クラウドサービスは高いセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩のリスクを低減できます。
ペーパレス化
クラウドベースの文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、ISO文書も電子化されます。これにより、物理的な保管スペースが不要となり、管理の負担が大幅に削減されます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、特にISO文書の管理ルールを整備することが重要です。クラウド上での文書管理も同様に、詳細な運用ルールを策定し、適切な権限設定や文書の分類方法を決める必要があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
クラウドベースの文書管理システムを選ぶ際には、運営会社のセキュリティ体制を確認することが重要です。ISO文書をクラウド上に保管する場合、運営会社の情報セキュリティ規格の取得状況やデータセンターの所在地、バックアップ体制を確認し、信頼性の高いサービスを選びましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
ISO文書の管理には、汎用タイプの文書管理システムが適しています。これにより、さまざまな種類の文書を一元管理することができ、ISO規格に準拠した管理も容易になります。
2
書類の登録機能から選ぶ
クラウドベースの文書管理システムは、以下の書類登録機能を備えていることが重要です。 **複合機からの自動登録**: スキャンしたISO文書を自動でクラウドに登録できます。 **特定のフォルダからの自動登録**: 自動登録用のフォルダを作成し、ISO文書をクラウドに手軽に登録できます。 **書類の自動仕分け**: ISO文書を含むさまざまな書類を自動的に仕分けし、効率的に管理します。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
クラウドベースの文書管理システムは、ISO文書を含むすべての文書の検索や閲覧を簡単にするために以下の機能を備えています。 **全文検索**: ISO文書の内容を迅速に検索できます。 **サムネイル表示**: 視覚的に文書を確認できます。 **ランキング表示**: よく使われるISO文書を優先表示します。 **検索条件に合う文書の自動通知**: 必要なISO文書が追加された際に通知します。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
クラウドベースの文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。 **アラート設定**: ISO文書の更新期限を通知します。 **自動破棄**: 規定の保存期間が過ぎたISO文書を自動で破棄します。 **自動更新**: ISO文書の更新を自動的に行います。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
ISO文書をクラウド上で管理する際には、以下の権限やセキュリティ機能が特に重要です。 **閲覧、編集、ダウンロードの制限** **印刷の制限** **削除権限** **パスワード設定** **透かし文字の表示** **ログ管理** **タイムスタンプ** **電子帳簿保存法対応** これらの機能を備えたクラウドベースの文書管理システムを選ぶことで、ISO文書の適切な管理とセキュリティを確保できます
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