無料の文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを無料で導入する際には、どの機能が無料版で提供されているかをよく確認することが重要です。無料版では機能が制限されていることが多いため、自社のニーズに合った機能が含まれているかどうかを事前に確認しましょう。 文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、これも無料版が提供されている場合があります。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。無料で提供されている文書管理システムの中には、法的要件を満たす機能が制限されていることがあるため、必要な機能が有料版でしか提供されていない可能性もあります。FitGapの文書管理システム診断では、無料版を含めたどちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
無料の文書管理システムでも、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。ただし、無料版の検索機能が制限されている場合もあるため、性能を確認することが重要です。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。無料版でも基本的なセキュリティ機能が提供されていることが多いですが、タイムスタンプ機能や版管理機能などは有料版に限定されていることがあります。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながりますが、無料版でどこまで対応できるかを見極めることが重要です。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。無料で提供されている文書管理システムでもペーパーレス化を実現するための基本的な機能が含まれていますが、容量制限や機能制限がある場合があるため、注意が必要です。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に無料版を使用する場合、機能や容量に制限があるため、運用ルールをシステムの制限に合わせて策定することが求められます。管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。無料版であっても、運営会社のセキュリティ体制やデータの取り扱いについて確認することが必須です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック
文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。無料版でもこれらのタイプが提供されていることがありますが、特定の機能に制限があることが多いです。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えていますが、これらの機能が無料版でどこまで利用できるかを確認しましょう。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。無料版でも基本的な登録機能が提供されていることが多いですが、全ての機能が利用できるわけではありません。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。無料版でも一部の検索機能が利用可能ですが、詳細な検索機能は有料版に限定されていることが多いです。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。無料版でも基本的な期限管理機能が提供されていることがありますが、高度な機能は有料版が必要になることが多いです。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。無料版でも基本的なセキュリティ機能が提供されていますが、全ての機能が利用できるわけではありません。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 無料で提供されている文書管理システムを選ぶ際には、これらのポイントを確認し、必要な機能が無料版で利用できるかどうかをしっかりと確認しましょう。無料版での導入を検討する場合は、将来的な有料版への移行も視野に入れておくことが賢明です
かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック
無料の文書管理システムに関連するページ