文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。大企業においては、膨大な量の文書を効率的に管理するために、文書管理システムの導入が特に重要です。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。大企業が文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理し、業務効率を大幅に向上させることができます。また、法的要件を満たすための厳格な取り扱いが求められるため、文書管理システムとナレッジマネジメントシステムの違いを明確に理解することが重要です。FitGapの文書管理システム診断では、大企業に適した製品を選ぶための支援を行っています。
大企業向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。大企業においては、膨大な量の文書を効率的に管理するために、文書管理システムの導入が特に重要です。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。大企業が文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理し、業務効率を大幅に向上させることができます。また、法的要件を満たすための厳格な取り扱いが求められるため、文書管理システムとナレッジマネジメントシステムの違いを明確に理解することが重要です。FitGapの文書管理システム診断では、大企業に適した製品を選ぶための支援を行っています。
導入メリット
検索性の向上
大企業では多岐にわたる部門やプロジェクトが存在し、文書の量も膨大です。文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。特に、多数の部門が連携する大企業においては、この検索性の向上が業務効率に大きく寄与します。
内部統制、情報セキュリティの強化
大企業では、文書の機密性や可用性が特に重要です。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながり、法的要求や監査にも対応しやすくなります。
ペーパレス化
大企業では、紙文書の保管スペースが膨大になりがちです。文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が大幅に削減されます。これにより、オフィススペースの有効活用や管理コストの削減が期待できます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
大企業において文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど初期設定の工数や利用者の負担が多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特に、管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
大企業では、取り扱う文書の機密性が非常に高いため、文書管理システムの運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数など、データの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
大企業のニーズに応じて、文書管理システムは汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれ、契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。
2
書類の登録機能から選ぶ
大企業においては、効率的な書類の登録が求められます。文書管理システムの中には、以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
大企業では、迅速な情報アクセスが求められます。文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
大企業では、契約書や法的文書の期限管理が重要です。文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
大企業においては、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対
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