大企業向けの文書管理システム

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大企業のニーズに応じて、文書管理システムは汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれ、契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。

大企業においては、効率的な書類の登録が求められます。文書管理システムの中には、以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。

大企業では、迅速な情報アクセスが求められます。文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知

大企業では、契約書や法的文書の期限管理が重要です。文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。