TOKIUM電子帳簿保存

目次

TOKIUM電子帳簿保存とは

TOKIUMが提供するクラウド型電子帳簿保存サービス「TOKIUM電子帳簿保存」は、改正電子帳簿保存法の要件を満たしつつ証憑管理の業務効率化を支援します。国税関係書類（請求書、領収書、契約書、見積書など）を電子化して一元管理でき、JIIMA認証取得済みのタイムスタンプや検索機能で法令に完全対応しています。受領代行やAI-OCRプランによる自動入力により紙書類や手入力の手間を削減し、必要な書類をすぐに閲覧可能です。アカウント数・データ容量に制限がなく、コストを抑えてスモールスタートできる点も魅力です。中堅・大規模企業の経理部門を中心に導入実績が多く、関係書類を形式問わずまとめて保存・活用できるため、ペーパーレス推進や社内監査の負担軽減に貢献します。また、経費精算・請求書管理などTOKIUMシリーズとの連携で入力作業をさらに自動化可能。スマートフォンからの書類アップロードにも対応し、外出先でも簡単に証憑を保存できます。月額1万円から導入可能な料金体系で、段階的に運用範囲を拡大できるため、会計部門の規模に応じて無駄なく導入できます。

強み

請求書の受領代行サービスで完全ペーパーレスを実現

取引先から届く請求書や契約書など紙の国税関係書類をTOKIUM側で代行受領し、スキャンして電子化・保存してくれるサービスです。書類の送り先をTOKIUMに変更するか社内到着分をまとめて送るだけでよく、紙原本はTOKIUMが10年間代理保管してくれるためファイリングや保管場所も不要になります。社内の経理担当者は紙書類の受領やデータ化の手間から解放され、本来の業務に集中できるようになります。

取引書類の受領代行で完全ペーパーレス化

TOKIUM電子帳簿保存は請求書や契約書など紙の国税関係書類を取引先から直接受領代行し、社内の紙業務を完全になくすことが可能です。取引先には送付先をTOKIUM指定に変更してもらうか、自社到着分をまとめてTOKIUMに送付するだけで、すべての書類がデータ化されます。原本の紙書類もTOKIUM側で安全に保管してくれるため、ファイリングや倉庫保管の手間も省け、経理担当者は受領処理から解放されます。

電帳法要件を満たすペーパーレスクラウド

国税関係書類の電子保存に特化したクラウド文書管理サービスで、電子帳簿保存法の要件をすべて満たしています。2024年の法令改正に伴う紙保存禁止に対応しており、領収書や請求書などをスキャン画像やPDFのまま適法に保存可能です。専門知識がなくても法令遵守の仕組みを利用でき、中堅中小企業でも安心してペーパーレス化を進められます。

あらゆる国税関係書類を一元管理し経理効率化

請求書だけでなく納品書・発注書・契約書など取引に関するすべての国税関係書類を一つのクラウドシステム上で管理できます。紙の請求書はもちろんWeb請求書や他社クラウド経由の電子請求書にも対応しており、社内外から必要なときに画面上で即確認できます。従来バラバラに保管・処理していた各種書類がまとめて検索・閲覧できるようになるため、経理業務の大幅な効率化とコスト削減が可能です。

請求書から契約書まであらゆる書類を一元管理

TOKIUM電子帳簿保存を導入すれば、請求書・納品書・契約書などあらゆる国税関連書類をクラウド上で一元管理できます。従来バラバラに保管・管理していた取引書類を簡単に検索・閲覧できるようになり、経理業務の効率化に大きく寄与します。紙の請求書だけでなくWeb請求書やクラウド請求書にも対応しており、必要な時に画面上で即座に内容を確認できるため、時間・労力・保管コストを大幅に削減できます。

自動入力・タイムスタンプで効率的な証憑管理

スマホ撮影やスキャナ取り込みした書類に自動でタイムスタンプを付与し、改ざん防止と真実性の確保を行います。さらに取引年月日や金額をOCRで読み取り自動入力する機能もあり、手作業の登録負荷を大幅に削減します。証憑の整理や検索も容易で、経理担当者の電帳法対応業務を効率化しつつ確実な保存を実現します。

電帳法・インボイス制度に完全対応し安心運用

改正電子帳簿保存法および適格請求書等保存方式（インボイス制度）に完全対応したクラウドサービスです。JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得済みでタイムスタンプ機能も備え、電子データの真実性要件をクリアしています。またデジタルインボイス推進協議会（EIPA）のメンバー企業でもあり、日本の新しい電子インボイス標準にもいち早く対応しているため法令変更時も安心です。

ISMS取得の堅牢セキュリティかつユーザー無制限

TOKIUM電子帳簿保存はISMSやプライバシーマークを取得済みで、万全のセキュリティ体制を整えています。また電子帳簿保存ソフト法的要件認証やタイムスタンプ機能にも対応しており、改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全準拠しています。さらにユーザー数無制限・データ容量無制限で利用できるため、利用人数や書類量が増えても追加費用なく運用でき、将来規模が拡大しても安心して使い続けられるのも大きなメリットです。

受領から原本保管までワンストップ対応

TOKIUMの専門スタッフによる紙原本の代行保管サービスも利用でき、郵送された紙請求書を受領してスキャン登録まで任せることができます。自社でスキャン環境を整備しなくても、届いた書類が自動でシステムに保存され原本も安全に保管されるため、バックオフィス業務の負担が劇的に軽減します。電帳法対応をアウトソーシングできる点は他社にはない魅力です。

注意点

最低利用料金が1万円〜

TOKIUM電子帳簿保存の利用料金は月額1万円からと案内されており、無料で使えるプランはありません。電子帳簿保存法対応の機能を備えたサービスとして妥当な価格設定ですが、ごく少量の書類管理など軽微な用途でも一定のコスト負担が発生します。小規模事業者の場合、他の従量課金型サービス等も含め、必要な機能とのコスト見合いを検討する必要があります。

他社サービスとの連携は限定的

同社の経費精算・請求書受領サービス等と組み合わせて使うことを想定した文書管理クラウドであり、他社製の会計ソフトやワークフローシステムとの直接連携機能は豊富ではありません。基本的な利用ではTOKIUMプラットフォーム内で完結しますが、外部システムとデータ連動する場合はCSVエクスポートやAPI連携による個別対応が必要です。自社既存環境との統合運用を考えている場合、標準連携の範囲外の部分で追加開発や運用上の工夫が求められる点に注意してください。

領収書・請求書以外は対象外

TOKIUM電子帳簿保存は経費精算や請求書の電子保管に特化したサービスであり、それ以外の種類の文書管理には使えません。一般の社内文書や契約書管理などには機能がなく、用途の範囲が限定されています。多用途に使えるドキュメント管理システムと比べると、対象領域が非常に狭い点が相対的な注意点です。

電帳法対応に特化

本サービスは改正電子帳簿保存法への対応を主目的とした文書管理クラウドです。請求書や領収書など国税関連書類の電子化・保管にフォーカスしており、一般的な社内文書やプロジェクト資料の管理用途には過剰な機能となりえます。逆に言えば、経理・税務分野の文書業務DXに絞って活用する場合に真価を発揮する専門特化型のサービスです。

AI-OCRなど高度機能は上位プラン限定

書類登録と基本項目入力だけで法対応を満たすシンプルプランと、AI-OCRによる自動データ化等に対応したプランが用意されています。高度なOCR機能などを利用するには要問い合わせの上位プラン契約が必要で、標準プランに比べ費用も割高になります。自社の業務量や自動化ニーズに見合ったプランを選ばないと、不要な機能に対してコストを支払うことにもなりかねないため、プラン選定は慎重に行う必要があります。

会計ソフト以外との連携は弱い

連携機能は主に会計システム向けに用意されており、経費データや請求データをCSV出力して会計ソフトに取り込むことが可能です。しかしそれ以外のシステムとのリアルタイムなデータ連携はなく、例えばワークフローシステムやERPと直接統合する機能はありません。会計周辺以外とのシステム統合が相対的に弱い点は留意が必要です。

AI-OCR利用に別プラン

書類のデータ化にAI-OCRを利用する場合、プランやオプションによって追加料金が発生する可能性があります。TOKIUM電子帳簿保存では書類の入力代行やAIによる自動読取も提供していますが、コスト重視・精度重視など目的に応じてプランを選択する形です。自動データ化までフル活用したい場合は、その分の料金体系（AI-OCRオプション費用等）にも目を配る必要があります。

最低利用料金が比較的高め

利用料金は保存書類件数に応じた従量課金制ですが、月額基本料として約1万円～の固定費用が発生します。書類がごく少ない場合でも一定の月額費用負担があり、例えばClimberCloudが月900円～利用できることと比較すると、小規模な利用では割高に感じられるでしょう。ユーザー数無制限かつ大量文書を扱う企業向けの料金体系と言えますが、書類量が極めて少ない場合は他サービスも含めコストメリットを検討する必要があります。

カスタマイズ不可の標準提供

法令対応のため定められたフローやデータ項目に沿ってサービスが提供されており、利用者側で画面や処理をカスタマイズすることはできません。例えば承認プロセスや入力項目を独自に変更することは許容されず、プロダクト標準の使い方に従う必要があります。自由度よりもコンプライアンス重視の設計であるため、柔軟性という観点では他のシステムに比べ相対的な制限があります。

連携

API（Application Programming Interface）提供あり

異なるソフトウェアが互いに通信し、情報を交換するための規則や手順のセットが公開されています。APIを使用するには利用するソフトウェアがお互いにAPIが公開されていること、簡易なシステム開発または間を取り持つソフトウェアの導入が必要になります。

TOKIUM電子帳簿保存のプラン

自社に合うプランを見極めましょう。TOKIUM電子帳簿保存には1つのプランがあります。

サービス基本情報

リリース : 2022年

https://www.keihi.com/denshichobo/

@tokium1

@timehackcompany

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