電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わって、インターネット上で契約の作成から締結までを完結させるシステムのことです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。それによって、印刷や郵送のコストが削減し、契約締結までの時間も大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により、業務効率が向上します。タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
電子契約システムの機能
電子契約システムには、契約書の作成・編集や、電子署名を行える機能が備わっています。また、モバイル端末や他言語に対応しているシステムもあります。ここでは、電子契約システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を紹介します。
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電子契約システムの基本機能
・契約書作成・編集 電子形式で契約書を作成・編集できる ・電子署名 契約者が電子的に署名を行う ・契約書の送受信 契約書をオンラインで送信し、受信者が確認・署名できる ・承認ワークフロー 契約書の承認プロセスを自動化する ・契約管理 契約書の保存・検索・追跡を行い、契約の期限管理もサポートする
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特定の電子契約システムに付属している機能
・API連携 他のシステムと連携するためのAPIを提供する ・モバイル対応 スマートフォンやタブレットで契約書の確認・署名ができる ・バージョン管理 契約書の変更履歴を保存し、過去のバージョンを参照できる ・セキュリティ強化 データ暗号化や二要素認証などでセキュリティを強化する ・多言語対応 異なる言語で契約書を作成・表示できる
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電子契約システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、企業が電子契約システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
コストを削減できる
紙や印刷、郵送費用が不要となり、保管スペースも削減できます。また、契約業務に関わる人件費も削減されるため、経費を大幅に圧縮できます。さらに、電子契約によって印紙税が不要となるため、コスト削減が一層進みます。特に、取引先が多い企業や、頻繁に契約を締結する企業では、大きなメリットを得られます。
コンプライアンスとセキュリティが強化される
電子署名法に準拠した法的効力を持つ契約が可能です。改ざん防止やアクセス権限などの機能や設定により、高いセキュリティを確保できます。また、契約履歴の自動記録や監査証跡の保存により、コンプライアンス対応も容易になります。
リモートワークの推進につながる
場所や時間を問わず契約を締結できるため、リモートワークやテレワークの推進に貢献します。また、海外企業との取引でも、時差を気にすることなく契約業務を進められます。
電子契約システムを導入する際の注意点
電子契約システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
法的要件を遵守する
電子契約システムは、異なる国や地域の法的要件に対応する必要があります。しかし、自社に必要な法的要件を満たしていないシステムも存在します。契約の有効性が損なわれたり、法的トラブルのリスクが高まったりするため、法的要件を遵守したシステム選びが重要です。
システム間の連携を考慮する
電子契約システムは、他の業務システムとの連携が求められます。しかし、データ形式やプロトコルの違いから連携が難しいことがあります。システム間の連携を考慮しないと、データの二重入力や手動移行が必要になり、業務効率が低下する可能性があります。
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電子契約システムの料金相場
電子契約システムの月額利用料は、数千円から数万円まで幅があります。具体的なサービスで料金を比較し、セキュリティ機能やカスタマイズのオプションを考慮しましょう。無料トライアルを利用することで、導入前にメリットを確認し、最適なシステムを選ぶことが重要です。
電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮することが重要です。ここで紹介するポイントを理解することで、自社のニーズに最適なシステムを選べるでしょう。
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企業規模
企業の規模によって、必要な機能やコストの適合性が異なります。例えば、大企業では契約数が多く、複雑な契約管理が必要になるため、柔軟で拡張性のあるシステムが望ましいです。
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業種
業種によって求められる契約の種類や規制が異なります。業種に特化した機能を持つ電子契約システムを選ぶとよいでしょう。
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署名方式
「当事者型署名」や「立会人型署名」など、自社に最適な署名方式の製品を選びましょう。 当事者型署名では、契約当事者が自分で電子証明書を取得し、電子署名を行います。契約を事後に否認された場合に、相手の本人性を証明しやすくなります。実印に近い信頼性を持ち、法的な効力が強いです。 一方、立会人型署名では、電子契約ソフトの提供者が立会人となり、電子証明書を用いて署名を行います。契約当事者が電子証明書を取得する必要がないため、導入の障壁が低く、相手の負担を軽減できます。認印に近い方式で、利便性が高いです。
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便利機能
各製品に備わっている機能を活用することによって、法的リスクや契約の履行に関するトラブルを未然に防げるため、便利機能に着目して選ぶのもよいでしょう。例えば、AIを活用して契約書をレビューする機能があると、人間のチェックでは見落としがちなエラーやリスクを発見できます。また、契約の有効期限を管理する機能があると、契約の更新漏れや解約忘れを防ぐことができます。
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法的要件
電子契約は法的拘束力を持つため、電子署名法や電子帳簿保存法に基づく運用が求められます。例えば、日本の電子帳簿保存法では、電子契約の履行を証明するためにタイムスタンプを使用することが推奨されています。海外との取引では、国際法にも対応する必要があります。法的要件を満たすシステムを選ぶことで、トラブルを未然に防げます。
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使いやすさ
システムの使いやすさは、導入後の効果を左右します。直感的な操作が可能で、ユーザーフレンドリーなインターフェースが重要です。簡単な操作性を持つシステムを選び、社員の負担軽減につながった事例もあります。
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サポート体制
トラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるサポートがあると、安心してシステムを利用できます。また、トレーニングやマニュアルの提供があると、導入初期の混乱を最小限に抑えることができます。
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電子契約システム選びに迷った場合は？
電子契約システムを導入することで、コストの削減や、コンプライアンス・セキュリティの強化につながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、電子契約システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な電子契約システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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