電子契約システムとは？
更新：2023年09月26日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
業務効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。
契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。紙の場合はこれらに多大な時間と工数がかかり、場合によっては契約書保管用に倉庫を借りたり、そこから過去の契約書を引っ張り出すことようなことすらあります。
また、電子契約システムのタイプによっては、契約締結の前段階である契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。
次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。
最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。
テレワーク推進
以前から電子契約システムの利点として挙げられたのは主に上の3点でしたが、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。
導入注意点
電子化の制約がある書類
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。電子化の制約がある書類の一例は以下の通りです。
紙にすることが定められている書類
定期借地契約（借地借家法22条）
定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面（特定商品取引法4条ほか）
電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類
下請会社に対する受発注書面（下請法3条2項）
労働条件通知書（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項）
派遣労働者への就業条件を明示する書面（人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号）
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。電子契約の概念や導入手順などを説明するため、相手方になりうる会社をリアルに集めて説明会を開催したりします。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。その場合は、利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。
セキュリティ
契約情報が電子契約システム運営会社のサーバコンピュータに置かれるため、運営会社によるセキュリティを見定める必要があります。契約情報は取引や個人情報を含むため、万が一にも漏洩することは許されません。また法務や税務上の証拠でもありますので、適切に保全する必要があります。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを自社に合ったものが選べます。
1
電子契約システムのタイプ
電子契約システムのタイプ電子契約システムには4つのタイプがあり、タイプごとに用途が異なります。
電子署名ソフト：
一般的な電子契約システムです。用途は「契約締結」および「契約書管理」です。ペーパーレスで効率的に仕事をしたいという、多くの企業に当てはまるニーズを解決します。
AI契約審査ソフト：
用途は「契約審査」です。AIによって契約書チェックを行います。法務担当の人手を置き換えます。
契約書管理ソフト：
用途は「契約書管理」です。契約書の保管、管理に特化したオンラインストレージとも言えます。契約書検索、修正履歴管理、契約期限管理などの機能を備えています。表計算ソフトで管理台帳を作る必要が無くなります。
契約ライフサイクル管理ソフト：
用途は「契約ライフサイクルの一元管理」です。契約の始まり（＝契約書作成）から終わり（＝解約）に至る全プロセスを自動化します。大量反復的な一連の業務を効率化したい大企業に向きます。
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立会人型署名と当事者型署名
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。
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電子帳簿保存法対応
取引金額の入った契約ファイルは、電子帳簿保存法に従って保存する必要があります。前提として、あらゆる契約ファイルは法的証拠ですが、そのうち取引金額の入ったものについては税務的証拠でもあります。法的証拠としては「契約自由の原則」という民法の原則があり、自由な形式で保管できますし、極論をいえば契約締結後すぐに削除しても法律上は問題ありません。一方で税務的証拠となる契約ファイルについては、電子帳簿保存法（正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）に準拠して保存する必要があります。
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システム連携
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。
CRM、SFA、営業管理ソフト：
契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。
ワークフローシステム：
「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。
電子決済：
契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。
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クラウド型とオンプレミス型
立会人型署名の場合はその仕組み上、クラウド一択です。一方で当事者型署名はクラウドの「リモート型署名」とオンプレミスの「ローカル型署名」を選ぶことができます。オンプレミス以外の選択肢がない場合は、製品選定や運用上の制約が極めて強くなります。
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