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電子契約システムとは?

更新:2024年04月15日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特にクラウド型の電子契約システムは、インターネットを介してどこからでもアクセスできるため、場所を選ばずに契約業務を行えます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、クラウド上で安全に保管され、迅速な検索やアクセスが可能です。これにより業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

クラウド型の電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。クラウド上での契約締結は、場所を問わず数分で完了し、契約ファイルは即座にクラウドに保存されます。これにより、契約ファイルの検索や期限管理が容易になり、紙ベースの契約管理に比べて大幅な効率化が図れます。

費用削減

クラウド型の電子契約システムを使用することで、印紙税、郵送代、保管コストなどの紙ベースの業務に関連する費用を削減できます。クラウドサービスの利用料は発生するものの、トータルコストで見れば大幅な削減が期待できます。また、クラウド上での契約管理により、業務効率化による人件費の削減も見込めます。

コンプライアンス強化

クラウド型の電子契約システムは、契約内容の可視化と監査機能を提供し、業務の抜け漏れを減らし、債務履行の確実性を高めます。クラウド上のデータは暗号化されて保存されるため、契約書の紛失や改ざんのリスクを低減します。

テレワーク推進

クラウド型の電子契約システムは、テレワーク環境において非常に有効です。契約業務をクラウド上で完結できるため、ハンコを押すためや紙の契約書を確認するために出社する必要がなくなります。これにより、テレワーク環境でもスムーズな契約業務の遂行が可能です。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とする書類があります。クラウド型システムを使用する場合もこれらの制約に注意が必要です。不動産や訪問販売など特定の業界や事業形態に関わる書類や、労働条件通知書などの一般的な書類についても同様です。

契約の相手方の導入ハードル

クラウド型の電子契約システムを導入する際には、契約の相手方の同意が必要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、導入が複雑になることがあります。立会人型署名であれば比較的導入が容易ですが、それでもシステムの使い方に関する説明が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

クラウド型の立会人型署名とリモート型署名の違いを理解し、契約内容に応じて選択しましょう。

2

システム連携から選ぶ

クラウド型の電子契約システムは、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済システムなどと連携することで、業務全体の効率化が図れます。

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