クラウド型の電子契約システムとは?
クラウド型の電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
クラウド型の契約管理システム(シェア上位)
クラウド型の電子契約システムとは?
更新:2024年04月15日
クラウド型の電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
クラウド型の電子契約システムの課題
クラウド型の電子契約システムは便利ですが、法的要件への対応や他システムとの連携など、導入時に考慮すべき重要な課題があります。ここでは主な課題について解説します。
1
法的要件への対応が不十分
クラウド型の電子契約システムは、異なる国や地域の法的要件に対応する必要があります。しかし、これらの規制に適切に対応できていないシステムも存在します。これにより、契約の有効性が損なわれたり、法的トラブルのリスクが高まります。
2
システム間の連携が難しい
クラウド型の電子契約システムは他の業務システムとの連携が求められますが、データ形式やプロトコル(通信規則)の違いから連携が難しいことがあります。このため、データの二重入力や手動移行が必要になり、業務効率が低下する可能性があります。
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クラウド型の電子契約システムの機能
クラウド型の電子契約システムには基本機能から高度な機能まで、さまざまな特徴があります。ここでは一般的な機能と特定システムに付属する機能を紹介します。
1
共通する機能
・契約書作成・編集機能・電子署名機能・契約書の送受信機能・承認ワークフロー機能・契約管理機能 など。
2
特定のクラウド型の電子契約システムに付属している機能
・API連携機能・モバイル対応機能・バージョン管理機能・セキュリティ強化機能・多言語対応機能。
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クラウド型の電子契約システムを導入するメリット
クラウド型の電子契約システムを導入することで、コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上など多くのメリットが得られます。ここでは具体的な導入メリットについて詳しく説明します。
契約業務の大幅な時間短縮
契約書のやり取りに要する時間が紙の場合は平均7日、クラウド型導入後は数時間に短縮される例もあります。
印刷・郵送コストの削減
紙やインク、郵送費などが不要になり、中小企業で年間約30万円、海外取引ではさらに多くのコストが削減されます。
契約書の管理・検索が容易
キーワード検索で即座に契約書を探せるようになり、30分かかっていた検索作業が数秒に短縮された事例もあります。
場所を選ばない契約締結
外出先やテレワーク中でもスマートフォンなどから契約確認・署名が可能になり、業務の柔軟性が高まります。
セキュリティとコンプライアンスの強化
タイムスタンプ機能や履歴管理により、改ざん防止や監査対応が強化され、報告書作成も効率化されます。
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クラウド型の電子契約システムの選び方
クラウド型の電子契約システムを選ぶ際には、法的有効性や操作性、他システムとの連携など、自社に最適なシステムを見極めるためのポイントがあります。
1
法的要件への対応を確認する
電子署名法やeIDAS規則など、国内外の法的要件に対応しているかどうかを確認しましょう。
2
使いやすいデザインと操作性を重視する
操作手順が少なく、誰でも直感的に使えるデザインであるかをデモ版などで確認しましょう。
3
既存システムとの連携可能性をチェックする
API連携により、会計ソフトやCRMなど他システムと自動的に連携できるかを確認しましょう。
4
セキュリティレベルと認証方式を比較する
暗号化や多要素認証、ISMSやSOC2などの認証取得状況も含めて、信頼性を評価しましょう。
5
コストパフォーマンスと拡張性を評価する
料金体系とスケーラビリティの両面から、自社の現在と将来に合ったプランかを比較・検討しましょう。
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