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オンプレミス型の契約管理システムとは?

契約管理システムとは、企業が締結する契約書の作成から締結、管理までを一元化するシステムです。契約書の保管場所や更新日程の管理、承認フロー(承認の流れ)の効率化などを実現します。 オンプレミス型の契約管理システムは、企業の自社サーバーに直接導入する形態の契約管理システムです。インターネット経由でアクセスするクラウド型とは異なり、社内ネットワーク環境で運用します。データは全て自社内で管理されるため、高いセキュリティレベルを維持できます。金融機関や医療機関など、厳格な情報管理が求められる業界でよく採用される形態です。

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オンプレミス型の契約管理システム(シェア上位)

Docusign eSignature
Docusign eSignature
DocuSignが提供する契約管理システムです。基本的にはクラウド型のサービスですが、セキュリティを重視する企業向けに、暗号鍵を自社のデータセンター内に保持できるハイブリッド・オンプレミス運用も選択できます。日本の電子署名法にしっかりと準拠しており、電子署名された契約書は裁判時の証拠として法的効力を発揮します。世界的にトップシェアを持つサービスで、ISO/IEC 27001やSOC2といった厳格なセキュリティ認証も取得済みです。SalesforceやMicrosoftをはじめとする900を超えるアプリケーションとの連携機能により、契約業務のワークフローを効率的に自動化できます。また、高い評価を受けているAPIを活用することで、システムの拡張性も確保されています。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも操作しやすい直感的なインターフェースを採用しているため、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。特に中堅企業や大企業での導入に適したソリューションです。
コスト
月額1,208
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
eformsignが提供する契約管理システムです。基本的にはクラウド型のサービスですが、セキュリティ要件の厳しい企業様には社内サーバーでのオンプレミス導入にも対応しており、様々な企業のニーズに合わせた運用が可能です。 最大の特徴は、普段お使いのWord・Excelで作成した書類をそのまま電子化できるOfficeプラグイン機能。慣れ親しんだ操作感で文書作成から契約手続きまで一貫して行えます。さらに、多段階承認ワークフローの設定や複数の相手先への一括送信、宛名の自動挿入機能などにより、従来の契約業務を大幅に効率化できます。 セキュリティ面では電子署名法に完全準拠し、署名時の時刻・位置・筆圧などの詳細情報をすべて記録。二段階認証により確実な本人確認を実現しています。文書の保管についても、ISO27001相当の厳格な基準でAES-256暗号化されたストレージを使用し、電子帳簿保存法にも対応済みです。 中小企業から大手企業まで幅広く導入いただけるリーズナブルな料金設定と、手厚いサポート体制も大きな魅力となっています。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
DottedSignが提供する契約管理システムです。このシステムの大きな特徴は、一般的なクラウドサービスだけでなく、セキュリティを重視する企業向けに企業内サーバーで運用できるオンプレミス環境にも対応していることです。法務省が認定した電子署名技術を使用しており、BOXIL SaaSアワードでも高く評価されています。 操作面では、ITが得意でない方でも迷わず使えるよう、スマートフォン、パソコン、タブレットすべてで直感的に操作できる画面設計になっています。雇用契約書や請求書など、よく使われる契約書のテンプレートが豊富に揃っているため、一から書類を作る手間が省けて業務効率が大幅に向上します。 さらに、Google DriveやSalesforceといった既に使っているツールとの連携機能があるので、現在の業務の流れを大きく変えることなく導入できます。セキュリティ面では、AATL認証を受けたデジタル証明書と詳細な監査証跡により、安全性もしっかりと確保されています。中小企業から大企業まで、会社の規模を問わず活用できるシステムです。
コスト
月額2,700
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
StampProが提供する契約管理システムです。クラウド型から企業向けのSI型まで、お客様のニーズに応じて選べる二つの形態をご用意しています。小規模な部署での試験導入から、全社規模での本格的なカスタム構築まで、どのような規模でも柔軟に対応可能です。 システムの導入にあたっては、最初の要件整理から設計、構築、その後の運用サポートまで、すべてを一貫してお手伝いします。帳票のデザインやワークフローについても、実際の業務に合わせて細かくカスタマイズできるため、既存の業務フローを大きく変更することなく導入できます。 セキュリティ面では、電子署名とタイムスタンプを組み合わせた長期署名機能を標準搭載し、電子帳簿保存法の要件もしっかりクリアします。認証方法は基本のID・パスワードに加え、より安全性を高めたい場合はワンタイムパスワードもオプションで選択可能。すべての通信はSSLで暗号化されているので安心です。 企業内のサーバーやプライベートクラウドでのオンプレミス運用にも対応しており、既存システムとの連携で業務効率を大幅に向上させられます。日本語対応のわかりやすい画面と充実したサポート体制で、導入後も継続的にご利用いただけます。
コスト
要問合せ
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中小
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仕様・機能

オンプレミス型の契約管理システムとは?

更新:2025年06月19日

契約管理システムとは、企業が締結する契約書の作成から締結、管理までを一元化するシステムです。契約書の保管場所や更新日程の管理、承認フロー(承認の流れ)の効率化などを実現します。 オンプレミス型の契約管理システムは、企業の自社サーバーに直接導入する形態の契約管理システムです。インターネット経由でアクセスするクラウド型とは異なり、社内ネットワーク環境で運用します。データは全て自社内で管理されるため、高いセキュリティレベルを維持できます。金融機関や医療機関など、厳格な情報管理が求められる業界でよく採用される形態です。

オンプレミス型の契約管理システムの機能

オンプレミス型の契約管理システムの機能には、契約書作成支援や承認ワークフロー管理などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。

1

• 契約書作成編集機能

契約書の作成から編集まで一元管理する機能です。テンプレート(雛形)機能により、よく使用される契約書の書式を登録しておけば、新規契約時に効率的に文書作成ができます。文書内の条項変更履歴も自動記録されるため、修正過程を後から確認することも可能です。また、自社の法務部門が承認した標準条項を部品として登録し、担当者が安全に契約書を作成できる環境を提供します。

2

• 承認ワークフロー管理機能

契約締結に必要な社内承認プロセスを自動化する機能です。契約金額や契約期間に応じて、異なる承認ルート(承認者の順序)を設定できます。承認者が不在の場合の代理承認設定や、緊急時の特別承認ルートも事前に定義可能です。承認状況はリアルタイムで確認でき、承認遅延の防止にも寄与します。メール通知機能により、承認待ちの契約があることを関係者に自動で知らせることもできます。

3

• 契約情報検索管理機能

蓄積された契約情報を効率的に検索・管理する機能です。契約相手先や契約期間、金額などの条件を組み合わせて、目的の契約書を素早く特定できます。契約更新日が近づいた場合のアラート機能も搭載されており、重要な契約の更新漏れを防止します。さらに、契約書に関連する議事録や補足資料も一緒に管理でき、契約に関する情報を一箇所で確認できる環境を実現します。

4

• 電子署名印鑑管理機能

デジタル環境での契約締結を支援する機能です。電子署名により、物理的な押印作業を省略して契約締結ができます。タイムスタンプ(時刻証明)機能も付帯しており、契約締結の日時を法的に証明することも可能です。また、複数の電子印鑑を登録し、契約内容に応じて適切な印鑑を自動選択する機能も備えています。契約書の真正性を担保しながら、業務の効率化を実現します。

5

• 契約期限更新管理機能

契約の有効期間や更新時期を一元管理する機能です。自動更新契約や期限付き契約など、さまざまな契約類型に対応した期限管理ができます。更新手続きが必要な契約については、事前に関係者にアラートを送信し、手続き漏れを防止します。また、過去の更新履歴も記録されるため、契約の変遷を時系列で把握することも可能です。重要な取引関係の継続性を確保するために不可欠な機能です。

6

• レポート分析機能

契約データを基に各種レポートを生成する機能です。月別の契約締結件数や契約金額の推移、取引先別の契約状況などを視覚的なグラフで表示できます。承認プロセスの所要時間分析により、業務効率化のポイントも特定可能です。さらに、カスタマイズしたレポート形式で、経営陣向けの契約状況報告書も自動生成できます。データに基づいた契約業務の改善や戦略立案に活用できる重要な機能です。

7

• セキュリティアクセス制御機能

契約情報への不正アクセスを防ぐセキュリティ機能です。ユーザーごとに細かなアクセス権限を設定し、閲覧可能な契約情報を制限できます。重要な契約書については、特定の役職者のみがアクセスできるよう設定することも可能です。また、全ての操作履歴が記録されるため、万が一の情報漏洩時にも原因を特定できます。多要素認証(複数の認証方法の組み合わせ)にも対応しており、高度なセキュリティレベルを実現します。

8

• 外部システム連携機能

既存の基幹システムとデータ連携する機能です。会計システムとの連携により、契約情報から請求書を自動生成できます。顧客管理システムとの連携では、取引先の最新情報を自動で契約書に反映することも可能です。さらに、文書管理システムとの連携により、契約関連文書を統一的に管理できる環境も構築できます。システム間のデータ重複入力を削減し、業務全体の効率化を実現する重要な機能です。

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オンプレミス型の契約管理システムを導入するメリット

オンプレミス型の契約管理システムを導入するメリットには、高度なセキュリティ確保や柔軟なカスタマイズなどがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。

• 高度なセキュリティレベルの実現

自社内でのデータ管理により、最高レベルのセキュリティを確保できます。機密性の高い契約情報が社外に流出するリスクを根本的に排除できるため、金融機関や官公庁でも安心して利用可能です。また、自社のセキュリティポリシーに完全に準拠したシステム構築ができます。ファイアウォール(外部からの不正アクセスを防ぐ仕組み)の設定や暗号化レベルも、自社の要件に合わせて細かく調整できます。外部のクラウドサービスに依存しないため、セキュリティインシデント(安全上の問題)のリスクも大幅に軽減されます。

• 柔軟なカスタマイズの実現

自社の業務フローに完全に合致したシステム構築が可能です。承認プロセスや入力画面、帳票出力まで、全ての機能を自社仕様に調整できます。製造業では部品調達契約に特化した機能を、不動産業では賃貸契約に特化した機能を追加するなど、業界特有の要件にも対応可能です。また、法改正や社内規程変更に伴うシステム修正も、自社のタイミングで実施できます。クラウドサービスでは実現困難な、高度にカスタマイズされたシステム環境を構築できる大きなメリットがあります。

• 既存システムとの密接な連携

社内ネットワーク環境での運用により、基幹システムとの高速データ連携が実現できます。会計システムから契約情報を自動取得したり、人事システムと承認者情報を同期したりする処理も円滑に行えます。さらに、大容量ファイルの転送も高速で実行できるため、設計図面や技術仕様書を含む契約書の処理もスムーズです。既存のIT資産を最大限活用しながら、契約管理業務の効率化を図れる点は、オンプレミス型特有の大きなメリットといえます。

• 長期的なコスト管理の明確化

初期投資は必要ですが、長期運用における月額費用が発生しません。大量の契約データを扱う企業では、クラウド型の従量課金制よりも総コストを抑えられる場合があります。また、ハードウェアの更新時期やライセンス更新も自社で計画的に管理できます。予算策定時にシステム関連費用を正確に見積もることができ、中長期的な経営計画にも組み込みやすくなります。外部サービスの価格変動に左右されない、安定したコスト管理が実現できます。

• データ所有権の完全確保

全ての契約データが自社の管理下に置かれるため、データの所有権を完全に確保できます。サービス提供会社の事業撤退やサービス終了リスクを回避でき、重要な契約情報を永続的に保護できます。また、データの保管場所や保管期間も自社の方針に従って決定可能です。法的要件により長期保管が必要な契約書についても、確実な管理体制を構築できます。データ主権(データに対する完全な管理権)を重視する企業にとって、極めて重要なメリットです。

• パフォーマンスの最適化

自社のハードウェア環境に最適化されたシステム構築により、高いパフォーマンスを実現できます。同時アクセス数や処理能力を自社の利用状況に合わせて調整し、快適な操作環境を提供できます。また、ネットワーク回線の品質やサーバーの処理能力も自社でコントロールできるため、業務のピーク時間帯でも安定した動作を保てます。大量の契約書を一括処理する場合でも、処理時間を短縮できる環境を構築可能です。業務効率の最大化に直結する重要なメリットといえます。

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オンプレミス型の契約管理システムを導入する際の注意点

オンプレミス型の契約管理システムを導入する際には、初期投資の負担や専門技術者の確保などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。

• 高額な初期投資の負担

システム導入時にサーバー機器やソフトウェアライセンスの購入費用が必要です。中小企業では数百万円から数千万円の初期投資が必要になる場合があります。また、システム構築期間中のコンサルティング費用や開発費用も発生します。クラウド型のように月額費用での導入ではないため、導入初年度の資金負担が集中する点に注意が必要です。予算計画時には、ハードウェア費用だけでなく、導入支援やカスタマイズ費用も含めた総額で検討することが重要です。

• 専門技術者の確保と育成

システムの運用・保守には専門的なIT知識を持つ技術者が必要です。サーバーの監視やデータベースの管理、セキュリティ対策の実施など、継続的な技術的対応が求められます。社内に適切な技術者がいない場合、新たに採用するか外部委託する必要があります。また、システムの機能追加や修正を行う際も、プログラミングスキルを持つ人材が不可欠です。技術者の退職リスクも考慮し、複数名での体制構築や知識の共有化を図ることが重要です。

• 長期間の導入プロセス

要件定義からシステム稼働まで、通常6ヶ月から1年以上の期間を要します。既存システムとの連携が複雑な場合や、大幅なカスタマイズを行う場合は、さらに長期化する可能性があります。導入期間中は現行システムとの並行運用が必要になり、業務負荷が一時的に増加することもあります。また、ユーザー教育や運用テストにも十分な時間を確保する必要があります。導入スケジュールの遅延リスクを考慮し、余裕を持った計画策定が不可欠です。

• 継続的な保守運用コスト

システム稼働後も定期的な保守作業や機器の更新費用が発生します。サーバーの故障に備えた予備機の準備や、データバックアップの管理も必要です。また、オペレーティングシステム(基本ソフトウェア)やミドルウェア(システム基盤ソフト)のバージョンアップ対応も定期的に実施する必要があります。セキュリティパッチ(安全性を高める修正プログラム)の適用も継続的に行わなければなりません。これらの運用コストは見落とされがちですが、長期的には相当な金額になる可能性があります。

• 災害時のリスク対策

自社内でのシステム運用のため、災害や停電によるサービス停止リスクがあります。地震や火災などの自然災害により、サーバー機器が物理的に損傷する可能性も考慮する必要があります。また、データセンターのような冗長化(backup設備の充実)された環境ではないため、単一障害点(1箇所の故障で全体が停止するポイント)が存在するリスクもあります。遠隔地でのデータバックアップや、緊急時の代替システム構築など、事業継続計画の策定が重要になります。災害復旧に要する時間やコストも事前に検討しておく必要があります。

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オンプレミス型の契約管理システムの選び方

オンプレミス型の契約管理システムの選び方には、自社の業務要件への適合性や拡張性の確保などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。

1

• 自社業務との適合性の評価

導入前に現在の契約業務プロセスを詳細に分析し、システム機能との整合性を確認することが重要です。例えば、多段階承認が必要な企業では、複雑な承認ルートを設定できるシステムを選択する必要があります。また、特殊な契約書式を使用している場合は、テンプレート機能の柔軟性も重要な選択基準になります。システムデモンストレーションでは、実際の業務シナリオに基づいた動作確認を行い、日常業務での使いやすさを検証してください。業務要件に適合しないシステムを選択すると、導入後の業務効率低下や追加開発費用の発生につながります。

2

• カスタマイズ対応力の確認

オンプレミス型の最大の利点である柔軟性を活用するため、カスタマイズ対応範囲を事前に確認することが必要です。具体的には、画面レイアウトの変更可能範囲や、独自機能の追加開発への対応状況を評価します。実際に、既存の基幹システムとの連携開発や、業界特有の帳票出力機能の追加が可能かどうかを確認してください。また、将来的な機能拡張に備えて、システムアーキテクチャ(システム構造)の拡張性も重要な評価ポイントです。ベンダー(提供会社)の開発体制や過去のカスタマイズ実績も合わせて確認することをおすすめします。

3

• セキュリティ機能の充実度

オンプレミス型を選択する企業の多くはセキュリティを重視しているため、システムのセキュリティ機能は重要な選択基準です。一例として、多要素認証機能の対応状況や、データ暗号化レベルの確認が必要です。また、アクセスログの詳細記録機能や、不正アクセス検知機能の有無も評価してください。さらに、システムが準拠している国際的なセキュリティ基準(ISO27001など)についても確認が重要です。自社のセキュリティポリシーに完全に準拠できるシステムを選択することで、安全な契約管理環境を構築できます。

4

• 導入運用サポート体制

システム導入から運用開始まで、継続的なサポートを受けられる体制があるかを確認することが重要です。たとえば、要件定義段階でのコンサルティングサービスや、データ移行作業の支援範囲を評価します。また、運用開始後のトラブル対応体制や、定期的なシステムメンテナンスサービスの内容も確認してください。技術者が不足している企業では、運用代行サービスの提供有無も重要な判断材料になります。長期的なパートナーシップを築けるベンダーを選択することで、安定したシステム運用を実現できます。

5

• 総保有コストの算出

初期投資だけでなく、長期運用におけるトータルコストを正確に算出することが重要です。具体的には、ハードウェア費用、ソフトウェアライセンス費用、導入支援費用を合計した初期コストを計算します。また、年間保守費用、システム管理者の人件費、定期的な機器更新費用も含めた運用コストも算出してください。さらに、将来的な機能拡張やユーザー数増加に伴う追加費用も見込んでおく必要があります。5年から10年間の総保有コストを算出し、予算との整合性を確認することで、適切な投資判断を行えます。

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オンプレミス型以外の契約管理システムとの違い

オンプレミス型以外の契約管理システムには、主にクラウド型とハイブリッド型があります。クラウド型は、インターネット経由でシステムにアクセスする形態です。初期費用が抑えられ、導入期間も短縮できる特徴があります。システムの保守や更新作業は提供会社が行うため、自社での技術者確保が不要です。 ハイブリッド型は、オンプレミス型とクラウド型を組み合わせた形態です。重要なデータは自社サーバーで管理し、一般的な機能はクラウドで利用します。 オンプレミス型との最大の違いは、データの保管場所と運用責任です。オンプレミス型では全てのデータを自社で管理し、システムの運用も自社で行います。一方、クラウド型では提供会社のサーバーにデータを保管し、システム運用も委託します。また、カスタマイズ(自社仕様への変更)の自由度も大きく異なります。オンプレミス型は柔軟なカスタマイズが可能ですが、クラウド型は標準機能での利用が基本となります。

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オンプレミス対応の契約管理システムが適している企業、ケース

オンプレミス対応の契約管理システムは、高度なセキュリティ要件や独自の業務フローを持つ企業に適しています。この段落では、具体的な適用ケースを紹介します。

1

• 高度なセキュリティ要件がある企業

金融機関や官公庁など、機密性の高い情報を扱う企業に適しています。顧客の個人情報や機密契約を社外に出すことができない環境では、自社内でのデータ管理が必須です。オンプレミス型なら、インターネットを経由せずに契約情報を管理できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、独自のセキュリティポリシーに合わせてシステム設定を調整できる点も重要な要素です。

2

• 既存システムとの連携が必要な企業

基幹システム(会計や人事システム)との密接な連携が必要な企業に向いています。製造業では生産管理システムと契約管理システムを連携させ、受注契約から製造指示まで自動化するケースがあります。オンプレミス型なら、社内ネットワーク内でシステム間の高速データ連携が実現できます。クラウド型では難しい、リアルタイムでの大容量データ交換も可能になります。

3

• 独自の業務フローがある企業

業界特有の承認プロセスや契約形態を持つ企業に適しています。建設業界では、元請けから下請けまで複数段階の契約承認が必要な場合があります。オンプレミス型なら、自社の業務フローに完全に合わせたシステム構築が可能です。画面デザインや入力項目も自由に変更でき、従業員が使いやすい環境を構築できます。標準的なクラウドサービスでは対応できない複雑な業務要件にも対応できます。

4

• 大容量データを扱う企業

契約書に添付する技術仕様書や図面データが大容量になる企業に向いています。建築設計事務所では、1つの契約に数百MBの設計図面が添付される場合があります。オンプレミス型なら、社内ネットワークの高速回線を活用して大容量ファイルも快適に処理できます。また、ストレージ容量も自社の予算と必要に応じて自由に拡張可能です。

5

• 長期間のデータ保管が必要な企業

法的要件により契約書を長期保管する必要がある企業に適しています。不動産業界では、契約書類を数十年間保管する義務があります。オンプレミス型なら、外部サービスの事業継続リスクを気にせず、安定した長期保管が実現できます。バックアップ体制も自社の方針に従って構築でき、重要な契約情報を確実に保護できます。

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オンプレミス対応の契約管理システムのタイプ

オンプレミス対応の契約管理システムには、導入規模や機能範囲によってさまざまなタイプが存在します。企業の規模や業務要件に応じて、最適なタイプを選択することが重要です。以下では、主要なタイプとその特徴を詳しく解説します。

1

• 統合型契約管理システム

統合型は、契約に関わる全ての業務を1つのシステムで管理するタイプです。契約書作成から承認、締結、更新管理まで全ての工程をカバーします。加えて、売上管理や請求書発行機能も組み込まれており、契約情報と財務情報を連動させることができます。大企業や複数部署で契約業務を行う組織に適しており、部門間での情報共有も円滑に行えます。ただし、システム規模が大きくなるため、導入期間や運用コストも相応に必要です。

2

• 特化型契約管理システム

特化型は、特定の業界や契約類型に特化したタイプです。不動産業界向けなら賃貸契約に特化した機能を、製造業向けなら調達契約に特化した機能を提供します。業界特有の契約条項や承認フローが標準搭載されているため、カスタマイズの工数を削減できます。また、業界法規制への対応機能も充実しており、コンプライアンス(法令遵守)要件を効率的に満たせます。特定分野での契約業務が中心の企業に最適です。

3

• カスタマイズ型契約管理システム

カスタマイズ型は、企業の独自要件に合わせて機能を調整できるタイプです。基本機能をベースに、画面デザインや承認フロー、帳票出力形式を自由に変更できます。さらに、既存の基幹システムとの連携機能も柔軟に開発可能です。独自の業務プロセスを持つ企業や、競合他社との差別化を図りたい企業に向いています。開発期間は長くなりますが、理想的なシステム環境を構築できる利点があります。

4

• パッケージ型契約管理システム

パッケージ型は、標準機能をそのまま利用するタイプです。一般的な契約管理業務に必要な機能が事前に組み込まれており、短期間での導入が可能です。また、導入コストも抑えられるため、中小企業での採用が多く見られます。システムの動作も安定しており、運用開始後のトラブルリスクも低く抑えられます。標準的な契約業務を効率化したい企業に適したタイプといえます。

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オンプレミス型の契約管理システムをスムーズに導入する方法

オンプレミス型の契約管理システムをスムーズに導入するには、詳細な現状分析や段階的な導入計画などの方法があります。この段落では、具体的な導入方法を紹介します。

1

• 詳細な現状分析と要件定義

導入成功の鍵は、現在の契約業務プロセスを詳細に分析することから始まります。例えば、契約書の作成から締結まで各工程にかかる時間や、関与する部署・担当者を具体的に洗い出します。また、現在使用している契約書のテンプレートや承認ルールも整理し、システム化すべき要件を明確にします。さらに、業務上の課題点や改善したいポイントを関係者からヒアリングし、システム導入で解決すべき目標を設定することが重要です。この分析結果を基に、精度の高い要件定義書を作成することで、後の開発工程での手戻りを防げます。

2

• 段階的な導入計画の策定

全機能を一度に導入するのではなく、重要度の高い機能から段階的に導入する計画を立てることが効果的です。たとえば、第1段階では契約書の電子化と基本的な検索機能、第2段階で承認ワークフロー、第3段階で外部システム連携といった具合に分割します。各段階での目標と成果指標を明確に設定し、段階完了後に効果検証を行います。このアプローチにより、ユーザーの習熟期間を確保でき、システムの安定性も段階的に向上させることができます。また、問題が発生した場合の影響範囲も限定できるメリットがあります。

3

• 専門チームの組成と役割分担

導入プロジェクトを成功させるため、社内の関係部署から専任メンバーを選出し、専門チームを組成します。一例として、法務部門からは契約業務の専門知識を持つメンバー、IT部門からはシステム構築の技術担当者、各事業部門からは実際の利用者代表を選出します。各メンバーの役割と責任範囲を明確に定義し、定期的な進捗会議を開催してプロジェクトの進行管理を行います。また、経営層からのプロジェクト支援を確保し、必要な意思決定を迅速に行える体制を構築することも重要です。

4

• 既存データの整理と移行準備

現在の契約書や関連文書をデジタル化し、新システムへの移行準備を早期に開始します。具体的には、紙文書のスキャニング作業や、既存の電子ファイルの分類・整理を行います。また、契約相手先の企業情報や担当者情報など、システムで管理する基本データの整備も重要です。データの品質チェックや重複排除作業も並行して実施し、クリーンなデータでシステム運用を開始できるよう準備します。データ移行作業は時間を要するため、システム構築と並行して進めることで、全体のスケジュール短縮が図れます。

5

• 継続的な教育とサポート体制

システム運用開始前から継続的なユーザー教育を実施し、スムーズな業務移行を実現します。実際に、システムの基本操作から応用機能まで、段階的な研修プログラムを用意し、全ユーザーのスキル向上を図ります。また、運用開始後も質問や問題に迅速に対応できるヘルプデスク機能を社内に設置します。さらに、システム操作マニュアルや FAQ(よくある質問)を整備し、ユーザーが自己解決できる環境も構築します。定期的な利用状況調査を実施し、追加教育が必要な領域を特定して継続的な改善を図ることも重要です。

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オンプレミス型の契約管理システムのサポート内容

オンプレミス型の契約管理システムのサポート内容には、システム構築支援や運用保守サービスなどがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。

1

• システム構築導入支援サービス

要件定義からシステム稼働まで、専門コンサルタントが包括的な導入支援を提供します。例えば、現状業務の分析から最適なシステム構成の提案、カスタマイズ仕様の策定まで、技術的な専門知識を活用したサポートを受けられます。また、既存システムとの連携設計や、データ移行計画の策定についても専門的なアドバイスを提供します。プロジェクト管理の観点からも、導入スケジュールの管理や品質確保のための各種チェック作業を支援してもらえます。オンプレミス型の複雑な導入プロセスを、経験豊富な専門家と共に進められる重要なサポートサービスです。

2

• 技術的運用保守サービス

システム稼働後の安定運用を確保するため、技術的な保守サービスを継続的に提供します。具体的には、サーバーの監視やデータベースのメンテナンス、セキュリティパッチの適用作業などを代行してもらえます。また、システム障害が発生した際の緊急対応や、原因調査・復旧作業も専門技術者が実施します。さらに、定期的なシステム健全性チェックやパフォーマンス最適化の提案も受けられます。社内に専門技術者が不足している企業にとって、システムの安定稼働を継続するために不可欠なサポート内容といえます。

3

• ユーザー教育研修サービス

システムを효율的に活用するため、段階的なユーザー教育プログラムを提供します。一例として、管理者向けの高度な設定変更研修から、一般利用者向けの基本操作研修まで、役割に応じた研修内容を受講できます。また、新機能の追加時や法改正に伴うシステム変更時にも、追加研修を実施してもらえます。研修方法も、集合研修からオンライン研修、個別指導まで多様な形態に対応しています。さらに、操作マニュアルの作成支援や、社内での指導者育成プログラムも提供され、継続的な人材育成を支援してもらえます。

4

• カスタマイズ機能拡張サービス

事業の成長や法制度の変更に対応するため、システムの機能拡張やカスタマイズサービスを提供します。たとえば、新しい契約類型に対応した画面追加や、業務効率化のための自動化機能の開発などを依頼できます。また、他社システムとの新規連携開発や、帳票出力機能のカスタマイズも対応してもらえます。開発前には詳細な要件確認を行い、既存システムへの影響を最小限に抑えた設計を提案してもらえます。オンプレミス型の柔軟性を最大限活用し、変化する業務要件に継続的に対応できる重要なサポートサービスです。

5

• データバックアップ復旧支援サービス

重要な契約データを確実に保護するため、バックアップ戦略の策定から復旧作業まで包括的な支援を提供します。具体的には、データの重要度に応じた最適なバックアップ頻度やサイクルの提案、遠隔地でのバックアップデータ保管サービスなどを受けられます。また、災害や機器故障時の迅速なデータ復旧作業も専門技術者が対応します。さらに、定期的なバックアップデータの整合性確認や、復旧テストの実施支援も提供されます。オンプレミス型では自社でのデータ管理責任が重要になるため、専門的なバックアップ・復旧サービスは事業継続性の確保に不可欠です。

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