無料の契約管理システム

質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

無料版のサポートはメールやチャットボットによる基本的な対応に限られます。加えて回答までの時間も長く設定されており、緊急時の対応は期待できません。一方で有料版では専任担当者による電話サポートや導入支援を受けられます。さらに有料版ではトレーニングや定期的なコンサルティングサービスも提供されるため、システムを最大限活用できます。

従業員数が少なく契約数も限定的な小規模企業では、無料版の機能で十分対応可能です。月間の契約締結数が少ない個人事業主では、基本的な契約保管と期限管理機能があれば業務効率化が図れます。また初期費用をかけずに契約管理のシステム化を始められるため、限られた予算内で業務改善を実現できます。

有料版の導入前に無料版で機能や操作性を確認したい企業に適しています。実際の業務で使用感を試すことで、有料版への移行時の判断材料を得られます。さらに社員の習熟度や業務への適合性を事前に確認できるため、本格導入時の失敗リスクを軽減できます。

紙ベースの契約管理からデジタル化を始める企業にとって最適な選択肢です。まずは基本的な契約書の電子保管から始めて、段階的に管理レベルを向上させられます。また無料版でデータ化の効果を実感した後、必要に応じて有料版に移行することで投資対効果を最大化できます。

設立間もないスタートアップ企業では運営資金の確保が重要な課題となります。無料の契約管理システムを活用することで、初期費用を他の重要な投資に回すことができます。また事業成長に合わせて有料版への移行を検討できるため、段階的な投資が可能になります。

紙の契約書をスキャンして電子データとして保管できます。実際に契約書をPDF形式でアップロードし、クラウド上で安全に管理することが可能です。また契約書の紛失リスクを軽減し、必要な時にすぐにアクセスできる環境を構築できます。さらにオフィス外からでもインターネット経由で契約書を確認できるため、テレワーク環境でも業務継続が可能です。

保管した契約書を契約者名や契約日で検索できます。具体例として、取引先企業名を入力するだけで関連する全ての契約書を一覧表示できます。また契約期間や金額などの基本情報でも検索が可能で、目的の契約書を素早く見つけられます。さらにキーワード検索機能により、契約書の内容から特定の条項を含む文書を抽出することもできます。

契約の更新日や終了日が近づいた際に自動でメール通知を受け取れます。一例として、契約終了の30日前と7日前にアラートメールが送信されるよう設定できます。また複数の契約を同時管理している場合でも、各契約の重要な日程を見落とすリスクを防げます。さらにカレンダー形式で契約期限を視覚的に確認することで、計画的な契約更新作業が可能になります。

登録した全ての契約を一覧表で確認し、ステータス管理ができます。実例として、進行中の契約と終了済みの契約を分けて表示し、現在の契約状況を把握できます。また契約金額や期間などの基本情報を一目で確認でき、契約ポートフォリオの全体像を理解できます。さらに契約の種類別に分類表示することで、業務の優先順位付けや リソース配分の判断材料として活用できます。

基本的な承認プロセスを設定し、契約締結前のチェック体制を構築できます。たとえば契約書作成者から上司への承認依頼と承認完了の流れを自動化できます。また承認待ちの契約を一覧で確認でき、承認作業の進捗状況を把握できます。さらに承認履歴を記録することで、後日の監査や確認作業にも対応できるトレーサビリティを確保できます。

契約の締結件数や契約金額の集計など、簡単な統計情報を確認できます。月別や四半期別の契約締結実績をグラフで表示し、業績の推移を視覚的に把握できます。また取引先別の契約状況や契約種別ごとの分析も可能で、営業戦略の検討材料として活用できます。さらにExcel形式でのデータ出力機能により、詳細な分析や他のシステムとの連携も実現できます。

よく使用する契約書のひな形を登録し、新規契約作成時に活用できます。実際に売買契約書や業務委託契約書などのテンプレートを事前に準備しておけます。また標準的な契約条項を含むテンプレートを使用することで、契約書作成時間の短縮と品質の統一を図れます。さらにテンプレートの変更履歴を管理することで、契約書の版数管理や改定内容の追跡も可能になります。

無料版では基本的な操作方法や よくある質問に対するオンラインヘルプが提供されます。たとえば契約書のアップロード方法や検索機能の使い方などの基本操作について、画面付きの説明資料を参照できます。また過去のユーザーからの質問を集約したFAQページにより、一般的な問題の解決方法を自己解決できる仕組みが整っています。さらに操作手順を動画で説明するチュートリアル機能も提供される場合があり、視覚的な理解を促進できます。

無料版でも基本的なメールサポートは利用できる場合が多く、システムの不具合や操作に関する質問を送信できます。一例として、ログインできない問題や データが正しく保存されない不具合について、メールで問い合わせることが可能です。ただし回答までに数日から1週間程度の時間がかかる場合が多く、緊急時の対応は期待できません。また対応時間も平日の営業時間内に限定される場合が多いため、休日や夜間のサポートは受けられない制約があります。

無料版利用者同士が情報交換できるオンラインコミュニティやフォーラムが提供される場合があります。実際に同じシステムを使用している他のユーザーから、実践的な活用方法やトラブル解決のアドバイスを得ることができます。また新機能の使い方や効率的な運用方法について、経験豊富なユーザーからの知見を共有してもらえます。さらにコミュニティ内での質問に対して、他のユーザーや開発チームからの回答を得られる場合もあり、相互支援の仕組みが機能しています。

無料版でもサーバーの基本的な保守やセキュリティアップデートは提供されます。具体的には定期的なシステムメンテナンスやデータベースの最適化作業が実施され、安定したサービス提供が維持されます。またセキュリティ上の脆弱性が発見された場合には、修正プログラムの適用も行われます。さらに基本機能の改善やバグ修正についても、無料版のユーザーにも提供される場合が多く、継続的なサービス向上が図られています。