タスク管理・プロジェクト管理ツール（シェア上位）
タスク・プロジェクト管理ツールとは？
更新：2024年11月07日
タスク・プロジェクト管理ツールは、個人やチームの業務を効率的に進めるためのツールです。タスクの優先順位付けや、期限設定、進捗管理、メンバーへの割り当てなどの基本機能を備えており、チーム内のコミュニケーションを円滑にします。 タスク管理ツールは個人やチームメンバーの日々の業務管理に重点を置き、プロジェクト管理ツールは目標達成までの全体計画や進捗管理に焦点を当てます。両者の機能は重複する部分も多く、明確な線引きは難しいです。 代表的なツールとしては、直感的なボード形式のTrelloや、チームコラボレーションに強いAsana、ソフトウェア開発に特化したJiraなどがあります。 ツールを活用して業務を管理することにより、タスクの見落としを防いでチームの足並みを揃えたり、プロジェクトの効率的な推進と業務品質の向上が実現したりします。ただし、効果的にツールを活用するためには、適切な優先順位付けや定期的なタスクの見直しが重要です。ツールに頼りすぎない適度なバランスを保つことも必要でしょう。 日々の業務にうまくシステムを取り入れることで、個人やチームの生産性を向上させ、目標達成への道のりを円滑にできます。
タスク・プロジェクト管理業務に関する課題
タスクやプロジェクト管理では、優先順位や担当者の設定、締め切りの管理がうまくいかないといった課題があります。具体的にどのような課題が挙がっているかを確認しましょう。
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優先順位の変化への対応が難しい
日々の業務の中でタスクの優先順位が変化し、計画通りに進まないことが多々あります。特に複数のプロジェクトを並行して進める場合では、リソースの再配分や納期の調整が複雑になり、現場での混乱を招きやすくなります。緊急の割り込み作業による影響を最小限に抑えることも課題となります。
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タスクの期限管理が複雑化する
複数のメンバーでタスクをこなす場合では、タスクの依存関係や優先順位が複雑化し、期限設定が適切に行えないことがあります。 例えば、あるタスクの遅延が連鎖的に他のタスクの期限に影響を与え、プロジェクト全体のスケジュールが崩れてしまうことがあります。特に複数のプロジェクトが並行して進行する場合は、各タスクの締め切り調整に多くの時間と労力が必要となります。
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適切なリソース配分が行えない
複数のプロジェクトやタスクが並行して進んでいる場合では、人員や予算などの限られたリソースを効率的に配分できないことがあります。例えば、急な仕様変更による追加工数が発生した際には、既存タスクの担当者を異動させると、他のプロジェクトに影響が出てしまいます。特に専門性の高い業務では、柔軟な人員配置が難しいでしょう。
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進捗共有が形骸化する
日常的なタスク管理がルーチンワーク化し、形式的な報告や確認に終始してしまう傾向があります。例えば、進捗会議が単なる状況報告の場となり、問題解決のための建設的な議論が行われないことがあります。その結果、本質的な課題の早期発見や、対策検討の機会を逃してしまうケースも発生します。
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タスク・プロジェクト管理ツールの機能
タスク・プロジェクト管理ツールには、効率的なスケジュール管理をサポートし、チーム間での情報共有を効率化する機能が備わっています。また、ガントチャートを作成でき、プロジェクトの進捗状況を視覚化できる機能が付随している製品もあります。 タスク・プロジェクト管理ツールに基本的に備わっている機能と、特定の製品に付随している機能を確認しましょう。
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タスク・プロジェクト管理ツールの基本機能
・タスクの作成と担当者の割り当て タスクを作成し、担当者を割り当てる ・期日設定 タスクに期限を設定する ・優先度設定 タスクの重要度を設定し、優先順位を視覚化する ・通知 タスクの更新や期限に対して通知を行い、確認漏れを防ぐ ・進捗状況の追跡 タスクの進行状況を視覚化する ・ファイル添付 タスクに関連する文書や画像を添付する
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特定のタスク・プロジェクト管理ツールに付属している機能
・ガントチャート 縦軸にタスクの内容や担当者、横軸に時間といった項目を記載し、タスクごとの所要期間や進捗を把握する ・コメント・チャット チームメンバーがタスクに対してフィードバックや質問を投稿できる ・日報の作成・共有 ツール内で日報の作成と共有ができる ・リソース管理 プロジェクトの人員や資材の割り当てを効率的に管理する ・タスクの依存関係の設定 複数のタスクの依存関係を設定できる（Aのタスク完了後にBのタスクを開始するといった設定ができる） ・社外メンバーの招待 ゲスト権限を付与した社外メンバーを招待できる
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タスク・プロジェクト管理ツールの導入メリット
タスク・プロジェクト管理ツールを活用することによって業務効率化を図れます。ここでは、タスク・プロジェクト管理ツールを導入する具体的なメリットを紹介します。
進捗の透明性が向上する
プロジェクト全体の進捗状況をダッシュボードでひと目で確認できるため、問題の早期発見につながります。例えば、特定のタスクが遅延している場合では、その影響範囲を即座に把握し、必要な対策を講じることができます。また、チームメンバー全員が互いの作業状況を把握できるため、協力体制が自然と生まれやすくなります。
コミュニケーションが効率化する
チャット機能やコメント機能、書類添付機能などにより、タスクに関する議論や情報共有がスムーズに行えます。また、さまざまなデータが一元化されるため、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。 例えば、仕様変更の経緯や決定事項をタスクに紐づけて記録することで、後から確認が必要になった際もすぐに確認できます。加えて、テレワークやリモートワークでの情報格差も解消されやすくなります。
最適なリソース管理を行える
メンバーごとの作業量や専門性を考慮した、効率的なタスク配分を行えます。例えば、特定のメンバーに作業が集中している状況下では、その状況を早期に発見し、他のメンバーへタスクを割り当てられます。また、将来的な工数予測も容易になり、適切な人員計画ができます。
管理業務の負担が削減される
定型的な進捗報告や期限管理がシステム化され、管理業務の負担が大幅に削減されます。例えば、期限が近づいているタスクの自動通知や、定期的なレポートの自動生成により、管理者はより本質的な業務に時間を割けます。また、日々データが蓄積されるため、将来のプロジェクト計画にも活用できます。
ナレッジが蓄積される
過去のプロジェクトの情報や解決策が体系的に蓄積されるため、類似案件でも活用できるようになります。例えば、過去に発生した問題とその対処方法を参照することで、効率的な問題解決が可能になります。また、ベストプラクティスの共有により、チーム全体のスキル向上にもつながります。
タスク・プロジェクト管理ツールを導入する際の注意点
タスク・プロジェクト管理ツールの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
運用ルールを明確化する
タスクの登録方法や、進捗報告の頻度、優先度の付け方など、具体的な運用ルールを事前に定める必要があります。例えば、あるメンバーは毎日更新、別のメンバーは週次更新というように運用体制がバラバラになると、チーム全体での混乱を招きます。また、部門間での連携を考慮したルール作りも重要です。
機能の多さによって業務負担になることがある
タスク・プロジェクト管理ツールの多くは、豊富な機能を備えています。しかし、多機能がゆえに、活用が難しくなることがあります。 例えば、高度なレポート機能や分析機能が備わっていても、毎日の進捗報告に30分もかかるようでは、本来の業務に支障をきたしてしまいます。 特に小規模チームや、ITリテラシーに差があるメンバーが多い場合は、シンプルで直感的な操作が可能なツールを選択することも重要です。まずは必要最小限の機能から始めて、徐々に活用範囲を広げていくのもよいでしょう。
チーム全体に浸透させる
ツールの効果を最大化するためには、チーム全員が一貫して使用することが求められます。中には、新しい方法に不安を感じたり、抵抗を持ったりするメンバーもいるかもしれません。そのため、ツールを導入する目的を具体的に説明し、導入効果を感じてもらうことが重要です。
手段と目的を履き違えない
ツールの導入が目的化し、実質的な業務改善につながらないケースには注意が必要です。例えば、細かすぎるタスク管理やステータス更新に時間を取られ、本来の業務に支障が出るようなことは避けるべきです。また、対面でのコミュニケーションが減ることで、チームの一体感が失われる可能性もあります。
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タスク・プロジェクト管理ツールの料金相場
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールの料金は、個人向けの無料プランから始まり、小規模チーム向けでは月額1,000〜5,000円、中規模から大規模組織向けでは月額5,000円以上が一般的です。 無料トライアルが提供されているツールも多いため、複数のツールを試しながら、自社のニーズに最適なプランを選びましょう。
タスク・プロジェクト管理ツールの選び方
タスク・プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、さまざまな要因を考慮する必要があります。選び方のポイントとなる項目を詳しく説明します。
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導入規模と業種に応じた機能
ツールを導入する規模に応じて、必要な機能やツールのスケーラビリティが異なります。大規模向けには、複数のプロジェクトやチームを同時に管理できる機能が求められます。一方で、チーム単位などの小規模導入の場合は、直感的に操作でき、導入が簡単なツールがおすすめです。 また、業種に応じた機能を選択することも重要です。 【IT業界】 ・GitHubなどの開発環境との連携や、アジャイル開発への対応が重要 【クリエイティブ業界】 ・デザインレビューや素材管理との連携、ビジュアル重視のインターフェースが重要 【製造業】 ・部品表や工程管理との連携が必要で、品質管理や生産スケジュールを含めた管理が可能なツールがおすすめ ・ERPシステムとの連携も重要 【建設業】 ・工期管理や施工プロセスの進捗管理、図面管理との連携が重要 ・建設業向けの施工管理システムでは、より専門的な管理が可能 【医療機関・教育機関】 ・一般的なタスク管理ツールよりも、電子カルテシステムや校務システムなど、業界特有の要件に特化したシステムも検討するほうがよい 業務の特性やチームの構成に合わせたツールを選ぶことで、より効率的に運用できるようになります。チームメンバーのITリテラシーやコストを考慮に入れた選定も重要です。
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チーム利用と個人利用
チームで利用するのか、個人で利用するのかといった観点も重要です。 チームで利用する場合は、チームメンバー間のコミュニケーションや協力を促進する機能が重要です。コラボレーションツールや共有機能が充実していると、チーム全体の生産性が向上します。 個人での利用を想定したシステムでは、個人のタスク管理に特化した、シンプルで使いやすい操作性が重要です。
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管理機能
タスク・プロジェクト管理ツールでは、進捗だけではなく、工数や予算、メンバーのスキルの管理も必要です。自社の業務に必要な管理機能が備わっている製品を選ぶとよいでしょう。 【進捗管理】 ・プロジェクトやタスクの進捗状況を追跡し、スケジュール通りに進んでいるかどうかを確認する ・遅延を早期に発見し、適切な対応を取ることができる 【工数管理・予算管理】 ・各タスクに要した工数を登録し、人件費を把握することで、プロジェクトのコスト管理が容易になる ・予算を超過しないよう、計画段階での予算設定と実際の支出額のモニタリングが重要 【要員管理・スキル管理】 ・プロジェクトメンバーの配置やスキルを把握し、適切な人材を適切なタスクにアサインする ・適材適所によって、プロジェクトの効率性が向上する
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タスクの表示方法
ツールによって、カンバンやカレンダービュー、テーブルビュー、ガントチャートなどのタスクの表示方法も異なります。それぞれの特徴を踏まえ、管理のしやすさで選ぶとよいでしょう。 【カンバン】 ・未着手、進行中、完了などのエリアに区切り、タスクをカード形式で視覚的に整理する ・作業内容を記載したカンバンを進捗に応じて置き分けることで全体進捗が可視化される 【カレンダービュー】 ・カレンダー上にタスクを表示する ・開始日と期日が把握しやすくなる 【テーブルビュー】 ・Excelのような表形式でタスクを一覧表示する ・大量のタスクの一括管理に便利 【ガントチャート】 ・縦軸にタスクの内容、担当者などを、横軸に時間を記載する ・タスクごとの所要期間や進捗が把握できる
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タスクの関係性の設定
タスクの関係性の設定では、「親子関係の設定」と「依存関係の設定」の大きく2パターンに分かれます。 親子関係の設定では、大きなタスク（親タスク）を複数の小さなタスク（子タスク）に細分化します。タスクの粒度が細かくなり、着手しやすくなるのが特徴です。 一方、依存関係の設定では、複数のタスクの依存関係を設定します。「Aというタスク完了後にBというタスクを開始する」「Cというタスクに着手してから、Dというタスクに着手する」といった柔軟な設定ができます。
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カスタマイズ性
基本機能は多くの企業のニーズに応じていますが、特定の業務フローに合わない場合もあります。そのため、特定の業務要件がある場合は、柔軟にカスタマイズできる製品を選択する必要があります。導入前にデモやトライアルを実施し、ベンダーにカスタマイズの可否や対応範囲を確認しましょう。
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タスク・プロジェクト管理ツール選びに迷った場合は？
タスク・プロジェクト管理ツールを導入することで、進捗の透明性が向上したり、コミュニケーションが効率化したりします。 ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、タスク・プロジェクト管理ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。 FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なタスク・プロジェクト管理ツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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