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タスク管理・プロジェクト管理ツールとは?

更新:2024年05月01日

タスク管理ツールは、個人やチームのタスク、進捗状況、スケジュールを一括して管理することにより、日々のタスクの見落としを防ぐことを目的としています。一方で、プロジェクト管理ツールは、期間や達成基準が明確に定義されているプロジェクト全体の進捗を一覧で確認しやすくすることに重点を置いています。タスク管理ツールと比較して、依存関係や期限の管理、予算や工数、人件費などのプロジェクト関連情報をタスクと連動させて高度に管理できます。タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールを完全に区別するのは難しいですが、前者は日常の業務やチーム管理に、後者は期限や達成基準が明確で複雑なタスクやチーム管理に適しています。

pros

導入メリット

業務の整理を効率化

タスク管理ツールは、タスクの内容、期日、担当者が明確になります。タスクの進捗や担当者ごとの負荷などが一目でわかるため、納期や業務量の管理を効率的に行うことができます。

情報共有が円滑になる

タスク管理ツールは、メール、チャット、コメント、ファイルなどをタスクに紐づけて管理することができるため、必要な情報を集約することができます。タスクの経緯や参考資料をメンバー全体で共有することで、資料を探したり、経緯を確認する手間を省くことができます。

プロジェクトを俯瞰して把握できる

プロジェクト管理ツールは、全体のタスクと各タスクの依存関係、課題、期限、予算などを工程表、ガントチャート、カンバンなどの表やグラフで可視化することができるため、プロジェクト全体を俯瞰して把握することができます。複雑なプロジェクトの把握やリソース管理などの管理工数を大幅に削減することができます。

コミュニケーションを集約できる

プロジェクト管理ツールには、ファイル共有機能、メール、チャット、掲示板、社内Wikiなど資料を管理したり、やりとりする機能を備えており、プロジェクトに関する情報を1つのツールで管理することができます。コミュニケーションをプロジェクト管理ツールに集約することで、プロジェクトを効率的に遂行することができます。

cons

導入注意点

事前に運用ルールを決める

タスク管理・プロジェクト管理ツールを使用する際は、タスクの粒度や必須入力項目などのルールを事前に定め、目標や役割ごとにそれらを統一することが重要です。特に、タスクの依存関係が密接な役割を持つメンバー間では、進捗の報告や課題の共有を目的とした定例会議の実施しましょう。ルールや運用がない状態で管理を行うと、タスクの進捗状況や内容を適切に把握できないなどの問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。

専門的な人材の確保

プロジェクト管理ツールを導入しても、必ずしもプロジェクトが成功するとは限りません。特にプロジェクトが大規模になればなるほど、管理者の専門的な知見やスキルがますます重要になります。複雑なプロジェクトを成功に導くためには、ツールの選択も重要ですが、専門的な人材の確保が重要です。

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