採用管理システム（ATS）（シェア上位）
採用管理システム（ATS）とは？
更新：2024年10月04日
監修
ITコンサルタント
堀口健二
採用管理システム（ATS）は、企業の採用プロセスを効率化するシステムです。応募者情報の管理から面接日程の調整、選考状況の追跡まで、採用に関わる業務を包括的にサポートします。また、AIを活用した候補者スクリーニングなどにより、採用担当者の業務負担が軽減され、より質の高い採用活動に注力できるようになります。 近年では、応募者とのコミュニケーション品質の向上や、データに基づく採用戦略の立案など、採用活動のスピードや質の向上に貢献しています。さらに、内定承諾後の各種書類管理や入社までのコミュニケーション管理など、内定者フォローまでカバーするシステムも登場しています。 採用管理システムを導入することで、従来のような求人媒体やエージェントごとの個別管理や、Excelによる手作業での情報管理から脱却し、応募者情報の統合管理や採用プロセスを自動化できます。
採用管理に関する課題
採用管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える採用管理業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
応募者情報の管理が難しい
求人媒体や採用チャネルを複数利用している場合では、応募情報を一元管理することが難しいです。また、応募者とのやり取りや選考の進捗状況を正確に記録・共有することに、多くの時間と労力を要します。
2
進捗状況が把握しにくい
採用活動には、書類選考から面接調整、合否連絡まで多くの業務があります。複数の候補者の選考を一度に進めている場合は、リアルタイムで進捗を把握することが難しくなります。特に面接日程の調整や評価情報の集約など、複数の関係者間での連携が必要な業務では、作業の遅延や情報の齟齬が生じやすくなります。
3
応募者への的確なフォローができない
選考過程における連絡の遅れや情報提供の不足により、応募者の離脱や企業イメージの低下を招くリスクがあります。また、選考結果の通知や不合格者へのフィードバックなど、きめ細かな対応が十分にできない状況も多くあります。
4
採用精度が向上しにくい
面接官によって評価基準がばらついたり、選考結果の判断根拠が明確に共有されなかったりすることがあります。過去の採用事例の共有や成功パターンの分析も難しいため、採用精度が向上しにくい状態になっています。
5
効果検証・改善が難しい
部門ごとの採用目標に対する進捗状況や、採用コストの管理が適切に行えない場合があります。採用活動の効果を適切に測定し、改善策を検討するために必要なデータをうまく収集・分析できないことが多いです。
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採用管理システム（ATS）の機能
採用管理システムには、採用プロセスを効率化するさまざまな機能が備わっています。また、採用チーム内での協力体制を強化する機能や、内定者のスムーズな入社をサポートする機能が付随しているシステムもあります。ここでは、採用管理システムの基本機能と、特定の採用管理システムに付属している機能を紹介します。
1
採用管理システムの基本機能
・応募者情報の管理 応募者の基本情報や履歴書、職務経歴書を一元管理する ・求人情報の作成・掲載 求人情報を作成し、複数の求人サイトや自社サイトに簡単に掲載できる ・選考の進捗管理 応募者の選考状況をトラッキングし、進捗を可視化する ・応募者とのコミュニケーション 応募者との日程調整や合否の通知などの必要なコミュニケーションをサポートする
2
特定の採用管理システムに付属している機能
・分析レポート生成 応募ルート別の通過率・辞退率・採用コストなど、採用活動の状況を数値化したレポートを生成する ・AI面接支援 AIを活用して候補者の表情や言動を分析し、選考の補助を行う ・採用確定者情報の管理 採用確定した応募者の情報を人事システムへ連携する ・チームコラボレーション 採用チーム内で評価やコメントの共有を行える ・内定者フォロー 内定者の学習テストの実施や必要書類の提出を管理する
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採用管理システムの導入メリット
採用管理システムの活用は、企業と応募者の双方にとって多くのメリットがあります。生産管理システムを導入するメリットを詳しく紹介します。
採用プロセスが効率化する
応募者情報の収集から選考、面接スケジュールの管理までを一元化し、自動化できます。手作業での業務が減り、戦略的な採用活動に集中できます。また、応募者の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、選考プロセスの透明性が向上し、迅速な意思決定が可能になります。結果として、優秀な人材をより早く確保できるようになります。
採用担当者の負担が軽減する
採用担当者は、定型的な連絡業務や書類管理が自動化されるため、より本質的な採用業務に時間を割けるようになります。例えば、内定者への書類送付や、入社前の定期的なフォローなども自動化できます。また、採用担当者間での情報共有もスムーズになり、チーム全体での採用活動が効率化されます。
応募者体験が向上する
選考プロセスにおける応募者への連絡の漏れや遅延が防止され、応募者へのコミュニケーションが迅速になります。応募者にとっても、選考結果の自動通知や面接日のオンライン予約によって、常に最新の情報を把握できるようになります。
データに基づく採用戦略を立案できる
豊富な分析機能により、応募者数や内定承諾率、採用チャネルごとの効果など、採用活動を定量的に評価できます。例えば、どの採用チャネルからの応募者の内定率が高いか、選考のどのステップで応募者が離脱しているかなど、詳細な分析が可能です。データに基づいて、広告予算の配分や選考プロセスの改善を行うことで、採用活動の質向上につながります。
コンプライアンスが強化される
応募者情報の管理や選考過程の記録が適切に保管され、透明性が向上し、公平に採用活動を進められます。
採用管理システムを導入する際の注意点
採用管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
自社の採用プロセスに合ったシステムを選ぶ
システム導入のために既存の選考フローを大きく変更したり、自社の選考フローに合わないシステムを導入したりすると、運用や採用活動に混乱が生じる可能性があります。例えば、大量の応募者を迅速に処理したい場合と、質の高い候補者を丁寧に選考したい場合では求められる機能が異なります。 また、部門ごとに異なる選考基準や評価方法がある場合は、システムの画一的なフローでは対応できないことがあります。まずは現状の採用プロセスを詳細に分析し、システムでカバーできる範囲を見極めましょう。
ユーザーの使いやすさを考慮する
採用担当者だけでなく、面接官を行う事業部門の管理職など、さまざまな関係者が利用するため、直感的に操作できることが重要です。システムの機能が豊富すぎると操作が複雑になり、かえって利用しにくい状況が生まれます。そのため、必要最小限の機能から始めて、徐々に活用範囲を広げていくことがおすすめです。また、各ユーザーの役割に応じて必要な機能を限定することで、作業負担を軽減するとよいでしょう。
個人情報の管理体制を整備する
応募者の個人情報を適切に管理するための設定や運用ルールの整備が必要です。例えば、アクセス権限の設定や、保管期限を過ぎたデータの削除ルールなど、明確な管理方針を定める必要があります。また、システムのセキュリティ対策も十分な確認が必要です。
求人媒体との連携を確認する
利用している求人媒体やエージェントとの連携を確認しましょう。適切に連携できないと、個別に情報を入力する必要が生じるなど、かえって業務負担が増える可能性があります。特に、複数の求人媒体を利用している場合は、主要な媒体との連携状況を慎重に確認する必要があります。
費用対効果を分析する
導入費用だけでなく、運用コストや保守費用も含めた総合的な費用対効果の検討が必要です。特に、応募者数が少ない企業や、季節的な採用が中心の企業では、導入メリットが限定される可能性があります。自社の採用規模や頻度に見合ったシステムを選択することが重要です。
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採用管理システム（ATS）の料金相場
採用管理システムの料金は、企業の規模や必要とする機能によって大きく異なります。一般的に、中小企業向けの料金は比較的低く設定されており、無料で利用できるシステムもあります。一方で、大企業向けのシステムは、より高度な機能を持ち、料金が高くなる傾向があります。 利用料金は、一般的に月額で提供されることが多く、カスタマイズや導入支援が必要な場合には、初期費用が発生することがあります。また、契約期間やユーザー数によっても料金が異なるため、企業のニーズに応じたプランを選ぶことが重要です。
採用管理システム（ATS）の選び方
採用管理システムは、企業が採用プロセスを効率的に管理するための重要なシステムです。最後に、選定において考慮すべきポイントを詳しく解説します。
1
企業規模
企業の規模に応じて必要な機能が異なります。大企業は、大量の応募者を効率的に管理するため、高度な機能が必要になるケースが多いです。一方で、「一度の採用者数が少ない」「採用の頻度が低い」といったケースが多い中小企業は、シンプルで使いやすいシステムが適しています。
2
採用対象者
新卒採用や中途採用、リファラル採用など、システムによって得意な領域が異なります。自社の採用形態と親和性の高いシステムを選ぶようにしましょう。 ・新卒採用 リクナビやマイナビなど、新卒一括採用のプラットフォームとの連携機能を持つシステムを選ぶとよいでしょう。インターンシップや新卒向けイベントの管理機能があるとさらに便利です。 ・中途採用 職務経験やスキルを重視するため、応募者の経歴を取り込んで採用時の参考にできるシステムが必要です。 ・アルバイト・パート採用 採用募集が頻繁に行われることが多いため、簡単に求人を作成できるシステムがおすすめです。面接のフロー構築機能などは、基本機能で十分な場合がほとんどです。 ・リファラル採用 社員からの紹介による採用を促進するには、紹介者への報奨制度の設定が可能な機能が求められます。 ・アルムナイ採用 アルムナイ採用は、過去に勤務していた社員を再度採用する方法です。元社員のデータを蓄積しておき、関係を維持するためのコミュニケーション機能が重要です。
3
採用サイトの作成機能
採用管理システムには、自社の採用サイトを作成できる製品があります。採用サイトを作りこむことで、企業のブランドイメージに合った採用活動を展開できます。特に、現在採用サイトを持たない企業や、サイトのリニューアルを検討中の企業におすすめです。
4
応募の受付窓口
求人媒体や人材紹介会社、自社採用サイトなど、自社が行なっている主な応募経路に対応したシステムを選択する必要があります。特に複数の応募窓口を利用している場合は、それぞれのデータを一元管理できる連携機能を確認することが重要です。
5
応募者・内定者との連絡方法
メールやLINE、マイページなど、応募者の年齢層や希望に応じた適切な連絡手段を選択できるシステムを導入することで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
6
タレントプール作成
将来の採用候補となる人材を集めたデータベースを構築することで、採用の迅速化に役立ちます。タレントプールを活用すると、急な採用ニーズにも柔軟に対応できます。
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採用管理システム（ATS）選びに迷った場合は？
採用管理システムを導入することで、採用プロセスが効率化します。採用担当者の負担軽減や応募者体験の向上など、企業と応募者の双方にとって多くのメリットがあります。 ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、採用管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な採用管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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