情報・広告業では、デザイナー、コピーライター、プランナー、営業、エンジニアなど、多岐にわたる職種を同時に募集することが一般的です。職種ごとに求めるスキルや経験が大きく異なるため、選考基準や評価項目も個別に設定する必要があります。応募者情報を職種別に整理し、それぞれの選考フローを適切に管理することは、表計算ソフトや電子メールだけでは限界があります。担当者が複数の案件を掛け持ちしている場合、管理の手間が膨大になり、対応漏れやミスが発生しやすくなります。

デザイナーやクリエイターの採用では、履歴書や職務経歴書だけでなく、ポートフォリオ（作品集）の確認が不可欠です。応募者から送られてくるポートフォリオは、PDFファイル、Webサイトのリンク、動画ファイルなど形式がさまざまで、一元管理が難しい状況です。選考担当者が複数いる場合、各自が個別にファイルを保存していると、どの作品をどの担当者が確認したのか把握できなくなります。作品の評価コメントを共有する仕組みがないと、選考会議での議論も非効率になります。

情報・広告業では、大型案件の受注やクライアントからの急な依頼により、短期間で人材を確保しなければならない場面が頻繁に発生します。通常の採用フローでは時間がかかりすぎるため、過去に選考を進めた応募者に再度アプローチしたり、登録者データベースから適任者を探したりする必要があります。しかし、応募者情報が整理されていないと、過去の選考履歴やスキル情報をすぐに検索できません。タイミングを逃すと優秀な人材を他社に取られてしまうため、迅速な対応が求められます。

情報・広告業の採用では、自社サイト、求人サイト、人材紹介会社、SNS、リファラル採用など、多様な経路から応募者が集まります。各チャネルから届く応募情報の形式が統一されていないため、情報を手作業で転記して管理する必要があります。転記作業には時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも高まります。応募経路ごとの効果測定も難しく、どのチャネルが優秀な人材獲得につながっているのか分析できません。

情報・広告業向けの採用管理システムには、応募者のポートフォリオや作品データを一元的に保管・閲覧できる機能が搭載されています。画像ファイル、動画ファイル、WebサイトのURLなど、さまざまな形式の作品情報を応募者情報と紐づけて管理できます。選考担当者は1つの画面で履歴書と作品を同時に確認でき、作品ごとに評価コメントを記録することも可能です。クリエイティブ職の採用において、作品の質を適切に評価するための環境が整います。

情報・広告業では職種やプロジェクトによって選考プロセスが異なるため、柔軟にカスタマイズできる選考フロー設定機能が重要です。デザイナー職では作品審査を重視し、営業職では複数回の面接を設定するなど、職種ごとに最適な選考ステップを構築できます。新規プロジェクトの立ち上げ時には、専用の選考ルートを作成して通常とは異なる評価基準を適用することも可能です。各ステップの進捗状況を可視化できるため、案件ごとの採用活動を並行して進められます。

情報・広告業向けのシステムは、主要な求人サイトや人材紹介会社のシステムと連携し、応募情報を自動的に取り込める機能を備えています。自社の採用サイト、大手求人ポータル、クリエイター専門の求人サイトなど、複数の媒体から届く応募を一括管理できます。手作業での転記が不要になるため、情報の入力ミスを防ぎ、担当者の作業時間を大幅に削減できます。媒体ごとの応募数や採用率を分析する機能もあり、効果的な採用チャネルの選定に役立ちます。

採用管理システムを実際に使用するのは人事担当者だけでなく、現場のクリエイティブディレクターや部署責任者も含まれます。導入を決定する前に、これらの関係者から現在の採用業務の課題や、システムに期待する機能を詳しくヒアリングすることが重要です。たとえば、デザイナー採用を担当するクリエイティブディレクターからは、ポートフォリオ評価の際に必要な機能について具体的な要望を聞き出せます。現場の声を反映させることで、導入後の満足度が高まり、システムの定着率も向上します。

いきなり全職種・全部署で採用管理システムを稼働させると、混乱が生じて業務に支障をきたす恐れがあります。まずは特定の職種や部署に限定して試験的に運用し、問題点や改善点を洗い出すアプローチが有効です。一例として、デザイナー職の採用だけでシステムを使い始め、運用が安定してから営業職やプランナー職に拡大していく方法があります。段階的な導入により、担当者がシステムに慣れる時間を確保でき、トラブルが発生しても影響を最小限に抑えられます。

採用管理システムを導入しても、使い方が分からなければ活用されません。自社の運用に合わせた操作マニュアルを作成し、担当者全員に配布することが大切です。具体的には、応募者の登録方法、選考ステータスの更新手順、ポートフォリオの閲覧方法などを画面キャプチャ付きで説明した資料を用意します。マニュアルだけでなく、実際にシステムを操作しながら学べる研修会を開催すると、理解が深まります。情報・広告業では担当者の入れ替わりもあるため、継続的に研修を実施できる体制を整えることが重要です。

採用管理システムの導入は、従来の採用プロセスを見直す良い機会でもあります。これまで慣習的に行っていた業務の中には、非効率な部分や不要な手順が含まれている場合があります。実際に、システム導入を契機として選考ステップを整理し、重複する評価項目を統合したり、承認フローを簡素化したりする企業も多くあります。情報・広告業では迅速な採用判断が求められるため、システムの機能を活かしながらプロセスを最適化することで、採用スピードと品質の両方を向上させられます。

採用管理システムを導入する際には、自社の採用プロセスに合わせた初期設定が必要になります。提供会社の担当者が選考フローの設定、評価項目のカスタマイズ、ユーザーアカウントの作成、権限設定などを支援してくれます。情報・広告業では職種ごとに異なる選考ステップを設定する必要があるため、複雑な設定作業を専門家にサポートしてもらえると安心です。一例として、クリエイティブ職向けにポートフォリオ評価の項目を追加したり、営業職向けに複数回の面接ステップを組み込んだりする設定を代行してもらえます。

システムの機能を十分に活用するためには、利用者が正しい操作方法を理解することが不可欠です。提供会社は導入初期に、採用担当者や面接官向けの研修セッションを実施します。基本的な操作から応用的な機能まで、実際の画面を使いながら学べる実践的なトレーニングが受けられます。情報・広告業では多忙な担当者が多いため、オンラインでの研修や録画した教材の提供など、柔軟な学習方法が用意されていると便利です。具体的には、ポートフォリオの登録方法や作品評価の入力手順など、業界特有の使い方に焦点を当てた内容が提供されます。

システムを日常的に使用していると、予期せぬエラーやトラブルが発生することがあります。提供会社は電話、電子メール、チャットなどの手段で問い合わせを受け付け、技術的な問題を解決するサポートを提供します。応募者情報が正しく表示されない、ファイルがアップロードできない、システムにログインできないといった問題に迅速に対応してもらえます。情報・広告業では急な採用ニーズに対応する必要があるため、サポートの受付時間が長く、返答が早いことが重要です。たとえば、平日の夜間や土日でも対応してくれるサポート体制があれば、安心して利用できます。

既存のシステムや表計算ソフトで管理していた応募者データを、新しい採用管理システムに移行する作業は複雑です。提供会社はデータの形式変換や取り込み作業を支援し、スムーズな移行を実現します。また、人事管理システムや給与計算システムなど、既存の社内システムとの連携が必要な場合にも、技術的な調整をサポートしてくれます。情報・広告業では案件管理システムやプロジェクト管理ツールとの連携が求められることもあり、柔軟な連携支援があると導入後の業務効率が大きく向上します。

海外のATSでは、iCIMSやSmartRecruiters、Greenhouseなどが生成AIで求人票やスカウト文、面接質問を自動生成する機能をすでに標準化しつつあります。日本でもHRMOSやsonar ATSが求人原稿の自動生成を提供し、Azure OpenAIを使ったチャット形式の要件ヒアリングも実装されています。今後は媒体ごとのCVRやクリック率を踏まえてコピーを自動ABテストし、情報・広告業の採用広告そのものをAIが運用・最適化する流れが主流になっていきます。

Eightfold AIなどのタレントインテリジェンスプラットフォームは、10億件超のプロフィールと膨大なスキルデータをもとに、履歴書では見えにくい「保有スキル」や「隣接スキル」を推定し、候補者とポジションをマッチングしています。広告・コンテンツ業界では、運用型広告×クリエイティブ、動画編集×データ分析など複合スキル人材の発掘に特に有効です。将来は社内外の人材データを横断したスキルマップをAIが常時更新し、キャンペーン単位で最適なチーム編成を自動提案する世界に近づいていきます。

高ボリューム採用の現場では、Paradoxの「Olivia」やZohoの「Zia」など、会話型AIが候補者とのチャット・SMSでのやり取りを24時間担当し、応募受付からスクリーニング、面接日程調整までを自動化しています。日本でも「AIさくらさん」が面接日程調整や一次面接、評価レポート作成まで代行するケースが出てきました。EightfoldのRecruiter Agentのように、応募直後からSMSで質問に答えるコンシェルジュ型エージェントも登場しており、今後はブランドトーンを学習した「採用チャットUX」が各社の差別化ポイントになります。

GreenhouseやLeverTRM、SmartRecruitersなどのATSでは、オンライン面接を自動録音・書き起こしし、AIが要約やスコアカードのドラフト、追加で聞くべき質問案を生成する機能が実装されています。日本でもi-webのAI面接アシスタントや、HERP AIリクルーターの「1分サマリ＋評価ドラフト」など、面接ログから評価入力までをつなぐコパイロットが登場しました。今後はリアルタイムで質問構成を提案したり、評価の根拠を自動でログ化することで、採用判断の一貫性と説明可能性を高めていく方向に進みます。

従来のAI機能は「書類選考だけ」「面接だけ」とフェーズ単位での支援が中心でしたが、EightfoldのRecruiter Agentは応募受付→AIインタビュアーによる音声面接→マッチスコアリング→コンシェルジュ型フォローまでを自律的に回す「エージェントアーキテクチャ」を採用しています。日本でもHERP AIリクルーターが、書類一次評価から面接要約、オファー文案までをワークフローとして連結し、「採用OS」としての姿を打ち出し始めました。今後のATS比較では、単機能AIよりも「どこまでエージェントが自動実行し、人はどこで判断するか」が重要な見極めポイントになります。

情報・広告業では、採用＝人員確保だけでなく「どのキャンペーンに誰をアサインするか」が成果を左右します。Eightfold Resource Managementのように、スキルとプロジェクト情報を紐づけて最適なアサインを自動提案する仕組みも出てきました。生成AIがポートフォリオサイトや動画・コピー事例、SNS上の反応データまで読み解けるようになれば、クリエイターやマーケターの実績を多面的に評価し、案件ごとにベストなチーム編成をAIエージェントが提案する世界が現実味を帯びます。

AI選考はすでに規制の射程に入っています。米国ではWorkdayとHiredScoreのAIを巡る集団訴訟で、どの企業がAIスコアリング機能を有効化していたかの開示が裁判所から命じられました。ニューヨーク市ではAI採用ツールの監査や候補者への事前通知が義務化され、他州でも同様の規制が予定されています。一方で、履歴書に隠れたプロンプトを仕込んでAIをだます「プロンプトインジェクション」も報告されており、ATS側のセキュリティ設計が問われています。情報・広告業はブランドリスクが大きいため、「AIは提案まで、人が最終判断」というラインとログ設計を早めに明文化しておくことが重要です。

日本のATSもAI対応が一気に進んでいます。HRMOS採用は求人の自動生成や分析レポート、i-webはAIによる面接コメント作成やエントリーシート採点、sonar ATSはAzure OpenAIを用いた求人作成と「sonar AI」によるマッチングスコアリングを提供しています。HERP AIリクルーターはさらに一歩進み、応募〜オファーまでをつなぐ“採用OS”としてエージェント型の自動実行を志向しています。一方で、EightfoldやWorkday×Paradox、iCIMSのようなグローバルスイートは、タレントインテリジェンスや会話エージェントまで含めた統合度で先行しており、外資系や大手グループでは「国内ATS＋グローバルAI基盤」を組み合わせたハイブリッド運用が増えていくと考えられます。