ナレッジマネジメントツールの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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重要なノウハウや経験が個人に蓄積され、組織全体で共有されにくい状況が発生します。特にベテラン社員の退職時に、貴重な知識やスキルが失われてしまうリスクが高まります。

紙をファイリングして管理している場合は、一度登録された情報の更新や見直しが実施されにくく、古い情報が残り続ける傾向があります。また、誰がいつ更新すべきかの責任が不明確になりやすく、情報の鮮度が低下していきます。

業務多忙を理由に、知識やノウハウの共有が後回しにされがちです。また、自身の持つ知識を共有することへの抵抗感や、他者の情報を活用することへの消極的な姿勢が見られることも多いです。

蓄積された情報が増えるにつれ、必要な情報を素早く見つけにくくなります。また、分類方法や検索キーワードが統一されていないため、有用な情報が埋もれてしまう可能性もあります。

企業の規模に応じて、必要とされる機能や予算は異なります。大企業では、柔軟な権限設定や詳細な検索機能、データ量が重要となりますが、中小企業ではコストパフォーマンスや使いやすさが重視されます。また、現状へのフィットだけでなく、将来的な変化にも対応できるかどうかの確認も必要です。

業種によって求められるナレッジの形態や内容は異なります。例えば、製造業では技術仕様や手順書の管理が重要ですが、サービス業では顧客対応のノウハウが重視されます。 例えば、汎用的な利用を想定している場合は、ナレッジの蓄積や検索、共有がスムーズに行えることが重要です。業種を問わず、さまざまなナレッジを一元管理できるシステムもあります。多様な部門やプロジェクトでの利用を考える場合は、柔軟性と汎用性の高いツールを選びましょう。 営業職向けの知識管理ツールは、商談や接客のノウハウを共有することに特化しています。営業向けの学習プログラムを作成できる機能もあり、営業チームのスキル向上をサポートします。 また、FAQページの作成では、頻繁に寄せられる質問を整理し、迅速に回答を提供するためのツールが求められます。社内外向けのFAQページを作成することで、問い合わせ対応業務を軽減できます。

製品によって備わっている検索機能が異なる場合もあるため、検索の柔軟性も考慮しましょう。 ・全文検索機能 ツール内のテキストデータを全文検索できるため、必要な情報を迅速に見つけられます。検索の精度や速度も重要です。 ・添付ファイル内の全文検索 ツールに打ち込まれたテキストデータだけでなく、添付ファイル内に記載されたテキストデータも検索対象に含められます。より広範囲な検索が可能になるため便利です。 ・タグ検索 ナレッジデータに任意のタグを付与し、タグを条件に検索できます。例えば、「新人向け」などのタグをつけることで、オンボーディング資料をまとめて検索できます。 ・AIを活用した会話形式による検索 ChatGPTのように、質問をすると内容に沿った検索が行われます。