ナレッジマネジメントツール（シェア上位）
ナレッジマネジメントツールとは？
更新：2024年10月28日
ナレッジマネジメントツールとは、企業内の個人が持つ知識や経験、ノウハウなどを組織全体で効果的に共有・活用するためのシステムです。社員1人ひとりが持つ業務上の知見を、誰もが利用できる形で蓄積・管理することで、組織全体の生産性向上や価値創造を支援します。 特に、個人の経験や勘などを、文書やマニュアルとして整理・保存することで、ベテラン社員の持つノウハウを若手社員が学んだり、過去のプロジェクト事例を新規案件に活用したりできるようになります。 ナレッジマネジメントツールは、文書の管理だけでなく、検索機能や権限管理、バージョン管理など、より使いやすい機能を備えています。また、チャットやコメント機能を通じて、従業員間のコミュニケーションや情報交換も促進します。
ナレッジマネジメントに関する課題
ナレッジマネジメントに課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱えるナレッジマネジメントに関する課題をピックアップして紹介します。
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情報が属人化する
重要なノウハウや経験が個人に蓄積され、組織全体で共有されにくい状況が発生します。特にベテラン社員の退職時に、貴重な知識やスキルが失われてしまうリスクが高まります。
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情報更新が停滞する
紙をファイリングして管理している場合は、一度登録された情報の更新や見直しが実施されにくく、古い情報が残り続ける傾向があります。また、誰がいつ更新すべきかの責任が不明確になりやすく、情報の鮮度が低下していきます。
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共有意識が低い
業務多忙を理由に、知識やノウハウの共有が後回しにされがちです。また、自身の持つ知識を共有することへの抵抗感や、他者の情報を活用することへの消極的な姿勢が見られることも多いです。
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必要な情報に素早くアクセスできない
蓄積された情報が増えるにつれ、必要な情報を素早く見つけにくくなります。また、分類方法や検索キーワードが統一されていないため、有用な情報が埋もれてしまう可能性もあります。
5
活用効果が測定できない
そもそもナレッジマネジメントの取り組み自体が、実際の業務効率化やサービス品質の向上にどの程度貢献しているか、定量的な評価がない状況では、継続的なナレッジの蓄積は見込めません。
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ナレッジマネジメントツールの機能
続いて、ナレッジマネジメントツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
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ナレッジマネジメントツールの基本機能
・ナレッジ作成 テンプレートフォームを利用して、ナレッジ情報を作成・登録する ・検索 カテゴリやタグ、作成者名などで情報を迅速に検索できる ・アクセス管理 ユーザーや組織ごとに閲覧や編集権限を設定できる ・バージョン管理 ドキュメントの変更履歴を追跡し、過去のバージョンに戻せる
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特定のナレッジマネジメントツールの機能に付属している機能
・AIサポート AIを活用し、作成した文章の校正や要約を行う ・記事ごとの閲覧数分析 ナレッジの利用状況を分析し、利用者の行動やトレンドを可視化する ・共同編集 ユーザーが共同で文書を作成・編集する ・FAQページの作成 社内向け・社外向けのFAQページを作成する
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ナレッジマネジメントツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、ナレッジマネジメントツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
知識の共有と活用の促進を簡単に行える
企業内の知識や情報を一元的に管理し、全社員が簡単に情報の共有・アクセスできるため、業務効率が向上します。新入社員も既存のナレッジを活用し、スムーズに業務に慣れることができ、組織全体の生産性が向上します。
知識を蓄積・資産化できる
ベテラン社員の持つ経験や知識、勘を資産として管理し、次世代へ確実に継承できます。従業員の退職や異動による知識の喪失リスクを軽減し、情報を体系的に整理できます。また、業務プロセスの標準化により、品質の均一化と効率化を図れます。
組織内のコミュニケーションが改善・促進する
部署や拠点を越えた情報共有が容易になり、組織全体での知識の共有が促進されます。異なる部門のメンバー間でも、スムーズにコミュニケーションが行われ、プロジェクトが円滑に進行します。例えば、ツールを使って情報を共有することで、オープンな文化が形成され、イノベーションが促進されるでしょう。結果として、チーム間の連携が強化され、協力的な環境が作り出されます。
ナレッジの流出を防止できる
重要な情報を一元管理し、適切なアクセス権限を設定することで、情報セキュリティが向上します。ナレッジの散逸や流出を防ぎ、企業の知的資産を守ることができます。
ナレッジマネジメントツールを導入する際の注意点
ナレッジマネジメントツールの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
情報を整理・体系化する
ナレッジを効果的に活用するためには、情報の分類方法や管理ルールを明確にする必要があります。また、定期的な情報の見直しや更新の仕組みを設けることで、常に最新で有用な状態を維持することが重要です。
利用促進の仕組みを構築する
システムの導入だけでは効果的な活用は難しく、社員の積極的な利用を促す仕組みづくりが必要です。ナレッジ登録や活用に対する評価制度の導入や、優良事例の共有、継続的な取り組みが重要です。
適切なアクセス権限を設定する
機密情報や個人情報の取り扱いには、部署や役職に応じた適切なアクセス権限の設定が必要です。定期的な権限の見直しと、セキュリティポリシーの徹底により、安全に情報を管理することが重要です。
既存業務との連携を考慮する
既存の業務フローや使用中のシステムとの連携を考慮し、業務の負担にならない運用方法を検討しましょう。特に情報の二重管理を避け、効率的に業務を行うことが重要です。
類似システムとの比較をする
マニュアルの作成・共有には「マニュアル作成ツール」、社内文書や帳票の保管には「文書管理システム」や「オンラインストレージ」、日報・報告書の作成・共有や「日報・報告書作成ツール」など、ナレッジマネジメントツールと類似の機能が備わっているシステムがあります。導入の目的を明確にし、どのシステムが必要なのかを慎重に検討しましょう。
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ナレッジマネジメントツールの料金相場
ナレッジマネジメントツールの料金は、主にユーザー数に応じた月額課金制が一般的で、1ユーザーあたり月額500円?3,000円程度です。多くのツールでは、基本機能を含むスタンダードプランと、高度な管理機能やセキュリティ機能を含むエンタープライズプランなど、複数の料金プランが用意されています。 また、オンプレミス型の場合は、初期導入費用が別途必要となり、システムの規模や要件に応じて数百万円程度の費用が発生する場合があります。一部ツールは、無料プランやトライアル期間を提供しており、導入前に必要な機能が使えるかどうかを確認できます。
ナレッジマネジメントツールの選び方
ナレッジマネジメントツールは、組織内の知識を効果的に管理し、活用するために欠かせないツールです。最後に、ナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイントを詳しく解説します。
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企業規模
企業の規模に応じて、必要とされる機能や予算は異なります。大企業では、柔軟な権限設定や詳細な検索機能、データ量が重要となりますが、中小企業ではコストパフォーマンスや使いやすさが重視されます。また、現状へのフィットだけでなく、将来的な変化にも対応できるかどうかの確認も必要です。
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業種・用途
業種によって求められるナレッジの形態や内容は異なります。例えば、製造業では技術仕様や手順書の管理が重要ですが、サービス業では顧客対応のノウハウが重視されます。 例えば、汎用的な利用を想定している場合は、ナレッジの蓄積や検索、共有がスムーズに行えることが重要です。業種を問わず、さまざまなナレッジを一元管理できるシステムもあります。多様な部門やプロジェクトでの利用を考える場合は、柔軟性と汎用性の高いツールを選びましょう。 営業職向けの知識管理ツールは、商談や接客のノウハウを共有することに特化しています。営業向けの学習プログラムを作成できる機能もあり、営業チームのスキル向上をサポートします。 また、FAQページの作成では、頻繁に寄せられる質問を整理し、迅速に回答を提供するためのツールが求められます。社内外向けのFAQページを作成することで、問い合わせ対応業務を軽減できます。
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検索機能
製品によって備わっている検索機能が異なる場合もあるため、検索の柔軟性も考慮しましょう。 ・全文検索機能 ツール内のテキストデータを全文検索できるため、必要な情報を迅速に見つけられます。検索の精度や速度も重要です。 ・添付ファイル内の全文検索 ツールに打ち込まれたテキストデータだけでなく、添付ファイル内に記載されたテキストデータも検索対象に含められます。より広範囲な検索が可能になるため便利です。 ・タグ検索 ナレッジデータに任意のタグを付与し、タグを条件に検索できます。例えば、「新人向け」などのタグをつけることで、オンボーディング資料をまとめて検索できます。 ・AIを活用した会話形式による検索 ChatGPTのように、質問をすると内容に沿った検索が行われます。
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記事ごとの閲覧数分析
ナレッジページごとの閲覧数を分析できる製品だと、どの情報が頻繁に参照されているかを把握できます。重要なページをブラッシュアップしたり、関連ページを作成したりできるため、ポイントの1つとして押さえておきましょう。
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ナレッジマネジメントツール選びに迷った場合は？
ナレッジマネジメントツールを導入することで、社内の知識の蓄積・共有がスムーズに行えるため、組織内のコミュニケーションも促進されます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、ナレッジマネジメントツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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