スマホ対応のナレッジマネジメントツールとは？
ナレッジマネジメントツールは、企業や組織が持つ知識や情報、ノウハウを一元管理するシステムです。必要な時に必要な情報に素早くアクセスできるため、業務効率が向上します。 スマホ対応のナレッジマネジメントツールなら、外出先や移動中でも快適に情報を検索・閲覧できます。営業職などの外勤が多い従業員や、リモートワーカー、異なる時間帯で働く従業員同士でも、スムーズな知識共有が可能となり、組織全体の生産性が向上します。
スマホで使えるナレッジマネジメントツール（シェア上位）
スマホ対応のナレッジマネジメントツールとは？
更新：2025年03月24日
ナレッジマネジメントツールは、企業や組織が持つ知識や情報、ノウハウを一元管理するシステムです。必要な時に必要な情報に素早くアクセスできるため、業務効率が向上します。 スマホ対応のナレッジマネジメントツールなら、外出先や移動中でも快適に情報を検索・閲覧できます。営業職などの外勤が多い従業員や、リモートワーカー、異なる時間帯で働く従業員同士でも、スムーズな知識共有が可能となり、組織全体の生産性が向上します。
スマホ対応のナレッジマネジメントツールの機能
スマホ対応のナレッジマネジメントツールには、情報共有を効率化する多彩な機能があります。ここでは、スマホで特に活用しやすい代表的な機能を紹介します。
1
情報検索
添付ファイルを含むすべての文書に対して全文検索を実行し、必要な情報を素早く特定します。スマホから会話形式で質問を入力するだけで関連情報が表示できる製品もあります。また、過去の類似事例や解決策も同時に表示されます。
2
権限管理
コンテンツごとに閲覧権限や編集権限を設定し、情報のセキュリティを確保します。ゲストアカウントの発行や一時的なアクセス権限の付与も簡単に行えます。
3
分析・レポート
コンテンツの閲覧数やよく使用される検索ワード、FAQの評価などを分析し、レポート化します。
4
AIによる要約・校正
作成した文書を自動的に分析し、要約の生成や文章の校正を行います。移動中に作成した文書も、自動校正により品質を維持できます。また、専門用語の使い方や文体の統一性なども自動でチェックされます。
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スマホ対応のナレッジマネジメントツールを導入するメリット
スマホ対応のナレッジマネジメントツールを導入することで、時間や場所を問わず情報活用が可能になり、業務効率が大きく向上します。ここでは、スマホ対応のナレッジマネジメントツールの導入がもたらす主要なメリットを紹介します。
すぐに必要な情報を確認できる
スマホ対応のナレッジマネジメントツールを導入すると、現場でのトラブル対応や顧客対応時に、必要な情報にすぐアクセスできます。また、全文検索機能により、過去の対応事例や解決策を素早く見つけ出せます。会話形式での質問が行える製品であれば、専門知識がなくても必要な情報にたどり着くことが可能です。
移動時間を有効活用できる
スマホ対応のナレッジマネジメントツールでは、通勤時間や外出時の待ち時間を利用して、社内の最新情報をキャッチアップできます。AIによる要約機能を活用することで、長文の資料も効率的に内容を把握できます。また、気になった情報をその場でブックマークやメモを残すことで、後での詳細確認もスムーズに行えます。
リアルタイムで情報更新できる
スマホ対応のナレッジマネジメントツールでは、最新の情報や変更点をスマホからすぐに反映できます。古い情報による誤対応を防ぎ、常に最新のナレッジに基づいた業務遂行が可能になります。また、更新履歴の管理により、情報の変更点を明確に把握できます。
スマホ対応のナレッジマネジメントツールの導入が向いていない企業
スマホ対応のナレッジマネジメントツールは、企業の規模や業務形態によって必ずしも最適とは限りません。ここでは、スマホでのナレッジ管理が適していない企業の特徴を紹介します。
高度なセキュリティ管理が必要な企業
スマホは紛失や盗難のリスクがあり、機密情報が漏洩する恐れがあります。金融機関における顧客の口座情報や、病院での患者の診療記録といった極めてセンシティブな情報を扱う場合は、スマホでのアクセスは避けるべきでしょう。
オフィスワークが中心の企業
プログラミングやシステム開発など、従業員の大半がデスクワークに従事する企業では、スマホ対応のナレッジマネジメントツールの必要性が低くなります。特に、外出の機会も少なく、社内で業務が完結する場合は、わざわざスマホでナレッジにアクセスする必要がありません。
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スマホ対応のナレッジマネジメントツールの選び方
スマホ対応のナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、使いやすさやセキュリティ対策、機能範囲の設定、検索性能、連携機能などが重要です。以下では、スマホでの活用を前提とした選定ポイントを具体的に解説します。
1
操作性
スマホ対応のナレッジマネジメントツールでは、スマホならではのタップやスワイプなどの操作がしやすいことが重要です。目次から該当ページへのジャンプや、ピンチイン・アウトでの拡大縮小がスムーズに行える製品を選びましょう。検索機能は、文字入力が少なくても目的の情報にたどり着けるよう、サジェスト機能付きが望ましいでしょう。
2
対応範囲
スマホ対応のナレッジマネジメントツールは、閲覧のみか、編集も含めるかで選ぶ製品が変わってきます。例えば、現場作業者が参照するだけなら閲覧機能のみで十分ですが、作業報告や写真追加などの編集機能が必要な場合は、機能面を詳細に確認する必要があります。
3
セキュリティ対策レベル
シングルサインオン（SSO）対応や、社内ネットワークからのみアクセス可能な設定ができる製品を選定することをおすすめします。スマホ紛失時に遠隔でデータ削除できるかなども検討しましょう。
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