Notion

目次

Notionとは

Notion Labs社が提供するナレッジマネジメントツールです。文書作成・管理機能に加えて、プロジェクト/タスク管理やデータベース機能を備えた多機能なナレッジ共有ツールです。メモ感覚で情報をアウトプットしたり、画像やURLを追加してリッチなドキュメントを作成したり、ラベルやタグで情報を整理したりできます。数百ページにおよぶ情報を目次付きでまとめられるため、業務手引きなどの長大なドキュメント作成にも便利です。更新履歴が自動で記録されるほか、テンプレートと柔軟なページ構成により議事録からプロジェクト管理まで幅広く対応。個人から大企業まで利用されており、シンプルさと拡張性の両立で定着しやすい点が評価されています。リアルタイム共同編集やコメント機能を備え、ドキュメントを軸にコラボレーションを加速。コード不要で高度なデータベースが構築できる自由度の高さも魅力です。GoogleドライブやSlackなど外部サービスともスムーズに連携し、既存の情報資産を取り込みつつ統合管理できる柔軟性を備えています。

強み

議事録テンプレートの柔軟なカスタマイズ

Notionは白紙のドキュメントから自由に構成を設計でき、議事録テンプレートも豊富に用意されています。会議の種類やチームの文化に合わせて項目やレイアウトをカスタマイズできるため、決まったフォーマットに囚われず最適な議事録スタイルを実現可能です。繰り返しの定例会議でテンプレートを使えば毎回ゼロから書く手間が省け、効率的かつ一貫性のある記録運用ができます。

オールインワン型ワークスペース

Notionはノート・タスク・プロジェクト管理・データベースなど多機能を1つのプラットフォームで統合管理できます。情報を相互にリンクして「第二の脳」を構築できるため、個人利用からチームプロジェクトまで幅広く対応可能です。直感的なインターフェースでドキュメント整理と業務計画を効率化し、複数ツールの利用を一本化できます。

共同編集と洗練されたUI

Notionは複数メンバーで同時にページを編集できるリアルタイム共同編集機能を備え、チーム全員で議事録をブラッシュアップできます。直感的で洗練されたユーザーインターフェースにより、テキストだけでなく画像・チェックリストなどを交えた視覚的にわかりやすい議事録作成が可能です。ITリテラシーを問わず扱いやすいため、スタートアップからクリエイティブ職の多い部署まで幅広い利用者層にマッチします。

フリープランと多端末対応

個人利用向けに基本機能が無料のフリープランを提供しており、小規模チームでも費用負担なく運用できます。Windows/Mac/iOS/Androidなど多様な端末に対応し、クラウド同期でどこからでもアクセス可能です。多数言語のユーザーコミュニティとドキュメントが充実しているため、疑問解消や学習コンテンツにも困りません。

多彩なビューによる柔軟なプロジェクト可視化

同じタスクデータをカンバンボード、カレンダー、リスト、ガントチャートなど複数のビューで表示できるため、プロジェクトの状況を様々な切り口で捉えられます。メンバーの職種や関心に応じて見やすい形で進捗を共有でき、たとえば開発者は看板ボードで、マーケターはカレンダーでといった使い分けも簡単です。特定の管理手法に縛られずチームにフィットした見せ方ができる点は、異なるバックグラウンドを持つメンバーが集まるプロジェクトで威力を発揮します。

直感的なUIと豊富な連携・AI機能

洗練された直感的インターフェースにより、初めて使うメンバーでもドラッグ操作中心にすぐ慣れることができます。またGoogleカレンダーやSlackなど主要ツールとの連携、さらに組み込まれたAIが文章作成や要約を手助けするなど、先進機能も充実しています。単なるタスク管理に留まらず「仕事のデジタル空間」として多機能かつ使いやすい点で、他にはない独自の価値を提供します。

手軽な導入とAIアシスタント

小規模チームなら無料プランから始められ、必要に応じて機能拡張できる柔軟な料金体系です。SlackやGoogleカレンダーなど主要ツールとの連携も可能で既存の業務フローに素早く溶け込みます。さらにNotion AIによる要約・文章生成支援も組み込まれており、ドキュメント作成の効率と質を一段と高めてくれます。

自由度の高いカスタマイズ性

オープンなデータベースとテンプレート構造を持ち、プロジェクトに合わせてページやプロパティを自在に設計できます。他のタスク管理ツールでは実現しづらい独自のワークフローや情報項目もプラグインなしで柔軟に組み込めるため、クリエイティブなチームやスタートアップが自社流の管理スタイルを構築するのに適しています。標準機能の範囲で工夫してシステムを作り込める自由度の高さが、各社の多様なニーズに応えられる強みです。

情報とタスクを一体化が可能

ドキュメント作成・ナレッジ共有・タスク管理・データベース構築など多彩な機能を1つのプラットフォームに統合し、チームの生産性向上を支援します。議事録からプロジェクトToDoまで同じスペースで扱えるため、情報の分散や見落としを防ぎ、必要なコンテンツへすばやくアクセスできます。単一用途に特化した他ツールと異なり、業務のあらゆる側面を包括できる汎用性の高さが際立っています。

オールインワンの柔軟Workspace

メモ、ドキュメント、タスク管理、データベースをひとつにまとめたオールインワンワークスペースです。プロジェクト計画からWikiまで用途に合わせ自由にページを構築でき、あらゆるチームで知識を集約できます。カレンダーやホワイトボード機能も統合されており、分散していた情報を一箇所で管理することで生産性を向上させます。

情報集約型ナレッジベース

議事録をNotion上に蓄積することで、過去の会議内容や関連資料をワークスペース内で一元管理できます。プロジェクトページやタスク管理データベースとリンクさせれば、会議の決定事項から具体的な作業までシームレスに追跡可能です。分散しがちな社内情報を集約し「誰がどの会議で何を決めたか」を後から辿りやすくすることで、組織のナレッジ共有を促進します。

高度なカスタマイズ性

自由度の高いページ設計と多彩なテンプレートで、業務フローやプロジェクトごとに最適な情報設計ができます。公式APIや連携機能も豊富で、SlackやGoogleカレンダーなど多くの外部ツールと連携可能です。個人利用は無料プランから始められ、チーム拡張にも柔軟に対応するため、導入ハードルが低い点が強みです。

ナレッジとタスクを一元管理できるワークスペース

Wikiのようなドキュメントページとタスクボード・データベースが同じ場所に作成でき、プロジェクトに関する知識と作業項目を一体で管理できます。例えばプロジェクト計画書にタスクの進捗状況を埋め込んだり、仕様書ページから直接関連するタスクリストを参照するといったことが容易に可能です。情報の分断を防ぎつつチーム全員がコンテキストを共有できるため、ドキュメントも重視する開発プロジェクトやリモートチームにとって大きな価値となります。

極めて高い柔軟性とカスタマイズ性

ページやデータベースをブロック単位で自由に組み合わせてレイアウトでき、プロジェクト管理から個人タスクまで用途に応じてワークスペースをデザインできます。ユーザー自身が項目やビューを設計できるため、チーム独自の業務フローをそのままツール上に再現可能です。他のツールでは難しい「自分たちに合ったシステム」の構築をノーコードで実現できる点は、Notion最大の特徴と言えます。

洗練されたUIとテンプレート

ブラウザでもアプリでもラグなく動作し、Markdown記法に対応した軽快な編集体験を提供します。直感的なドラッグ＆ドロップ操作や豊富なテンプレートによって、非エンジニアでも美しく整理されたナレッジページを作成可能です。豊富なアイコン・画像埋め込みもサポートし、視認性の高いドキュメントで情報共有を円滑にします。

注意点

外部ツールとの自動連携

Notionはオールインワンのドキュメントツールですが、他システムとの自動連携機能は限定的です。Slack連携やカレンダー統合は可能なものの、高度なデータ同期は上位プランで提供される機能であり、無料プランではZapier等を活用した間接的な連携に頼るケースが多くなります。

無料プランのブロック制限

無料プランでは複数メンバーで利用する場合、追加できる「ブロック」（ページ内コンテンツ）数に制限があります。制限に達すると新しいコンテンツが作成できなくなり、チームでの情報拡充に障壁が生じます。小規模チームでは無料プランで始められますが、成長に合わせて有料プランへの移行が必要です。

議事録用途での非特化

Notionはドキュメント管理に柔軟な反面、音声の自動文字起こしや会議録音の直接取り込み機能は備わっていません。他の特化型議事録ツールのように会議音声から議事録を自動生成することはできず、議事録作成には手入力や別途録音の文字起こし作業が必要になります。

上位プランでのみ高度機能利用可

ページビュー解析や監査ログなどの高度なアナリティクス機能はビジネスプラン以上でしか利用できません。Plusプランや無料プランでは提供されない機能があり、組織全体での利用状況を詳細に把握したい場合は上位プランへのアップグレードが必要です。社内におけるデータ分析ニーズに応じてプランを選択する必要があります。

専用PM機能の不足

Notionは汎用ワークスペース型のツールであり、ガントチャートや予算管理など専用プロジェクト管理機能は他ツールほど標準装備されていません。必要に応じて外部ツール連携やカスタム設定が前提となり、専用ツールに比べて導入・運用の工数が増える場合があります。

プロジェクト管理機能の専門性不足

Notionはメモやデータベースを自由に組み合わせられますが、専用のプロジェクト管理ツールと比べ、進捗ガントチャートやバーンダウンチャートなどの専門機能が標準で備わっていません。 必要に応じてビューを工夫したりスクリプトを用いて対応できますが、手間をかけずに高度なプロジェクト管理指標を得るのは難しいです。 プロジェクト管理に使う場合は、シンプルなタスク追跡以上の機能は自前で実装する心構えが必要です。

データエクスポートに制約がある

ページやデータベースを他形式でエクスポートできますが、埋め込み画像やリンク、テーブルなど一部情報が完全には再現されません。そのため、他ツールへ移行する際に体裁を整え直す手間が生じる可能性があります。長期間運用後の抜本的な移行には注意が必要で、ベンダーロックインの懸念が指摘されています。

依存関係は手動設定

Notionではサブタスクやタスク間の依存関係を扱う際、リレーションプロパティ等を使って手動で設定する必要があります。他の専用ツールのような自動ワークフローや依存管理機能はなく、初期設定に工夫が求められます。

構築に手間がかかる

Notionは白紙のワークスペースから自由にページやデータベースを作り込める反面、プロジェクト管理の仕組みを一から設計する必要があります。 テンプレートの活用も可能ですが、自社の業務フローに合わせたカスタマイズには時間と試行錯誤が伴います。 手軽さより柔軟性を重視したツールのため、導入初期に労力がかかる点を考慮する必要があります。

セキュリティ機能は上位プラン限定

SAML SSOやユーザープロビジョニングといったエンタープライズ向けセキュリティ機能はビジネスプラン以上でのみ提供されています。そのため、中規模程度で標準プラン利用の場合には認証・管理面で不足が生じうるでしょう。必要に応じて上位プランへのアップグレードが前提となり、プラン間の機能差に留意が必要です。

プランによる機能差

Notionは無料プランでも基本的なページ作成は可能ですが、ゲスト招待やファイル容量などでチーム利用時に制約があります。例えば、無料版は外部共有ゲストが10名まで、アップロードファイルは5MBまでと限定されており、組織で本格的に使うには有料プランへの移行が前提となる点に注意が必要です。

ファイルサイズ制限

無料プランでは画像・動画・ファイルのアップロード容量が各5MBまでに制限されています。高解像度の画像や長時間動画を頻繁に扱う場合、制限に引っかかりやすくなります。大きなファイルを扱う際は有料プランにアップグレードしないと利用できない点に注意が必要です。

大規模プロジェクトでは工夫が必要

公式ガイドでは50件以上のタスクにはサブタスク機能の活用を推奨しています。大規模プロジェクトではデータベースが増えるため、単一ページでの管理が難しくなり、複数ページやビューの使い分けなど運用設計が必要になる点が挙げられます。

外部ツール統合には開発、設定が必要

NotionはAPIが提供され、外部ツールとのデータ連携も可能ですが、Zapierなどの連携サービスやプログラミングによる設定が必要です。 標準では他アプリとのリアルタイム同期や双方向連携機能は少なく、他のタスク管理ツールとの統合にはカスタムワークフローの構築が求められます。 そのため、既存システムと結合する場合は追加の開発・設定工数を見込む必要があります。

権限設定が粗く大規模運用に難

データベース内の一部ビューや項目だけ特定ユーザーに非公開にする、といった細かなアクセス制御ができません。組織全体で使う場合に部署ごとに閲覧範囲を限定する運用が難しく、ページ単位以上の粒度でしか権限管理できない設計です。大規模組織でセキュリティポリシーに沿った運用をするには工夫が求められます。

連携

統合パートナー

提供ベンダー間ですでに連携されており、ユーザーは簡易な設定のみで連携して使用することが可能です。

全18サービスを見る

API（Application Programming Interface）提供あり

異なるソフトウェアが互いに通信し、情報を交換するための規則や手順のセットが公開されています。APIを使用するには利用するソフトウェアがお互いにAPIが公開されていること、簡易なシステム開発または間を取り持つソフトウェアの導入が必要になります。

Notionのプラン

自社に合うプランを見極めましょう。Notionには4つのプランがあります。

Notionとよく比較されるサービス

Notionとよく比較される製品を紹介！Notionはナレッジマネジメントツール、タスク管理・プロジェクト管理、議事録作成ツール、マニュアル作成ツールの製品です。Notionとよく比較されるメジャー製品は、QuickSolution、Confluence、Qastです。これらの製品のカテゴリ、できること、できないことを比較しています。

QuickSolution

Notionと共通するカテゴリ

ナレッジマネジメントツール

Notionと比べて...

できること

社内知恵袋

できないこと

ページのデータベース化

書式のテンプレート設定

Markdown記述

Confluence

Notionと共通するカテゴリ

ナレッジマネジメントツール

タスク管理・プロジェクト管理

議事録作成ツール

マニュアル作成ツール

Notionと比べて...

できること

ワークフローの設定

できないこと

AIによる資料の要約

全文検索

添付ファイルの内容も含めた全文検索

Qast

any株式会社が提供するナレッジマネジメントツールです。このツールは、組織内の知識共有を効率化するために設計されており、質問と回答の管理、ナレッジベースの構築、タグ付け機能などを備えています。これにより、社員は必要な情報に迅速にアクセスでき、生産性向上に寄与します。

Notionと共通するカテゴリ

ナレッジマネジメントツール

議事録作成ツール

マニュアル作成ツール

Notionと比べて...

できること

チャットのメッセージの取り込み

理解度チェック

社内知恵袋

できないこと

ページのデータベース化

AIによる文章校正

ゲスト権限

サービス基本情報

リリース : 2021年

https://www.notion.so/ja-jp

Notion Labs Japan合同会社運営サービス一覧

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編集

遠藤慎

SaaSアナリスト

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。