FitGap | 【2025年】オンプレミス型のナレッジマネジメントツールのおすすめ10製品（全63製品）を徹底比較！

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメントツールとは、企業内の個人が持つ知識、経験、ノウハウなどを組織全体で効果的に共有・活用するためのシステムです。オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、自社内のサーバーに設置して運用します。社員1人ひとりが持つ業務上の知見を、誰もが利用できる形で蓄積・管理することで、組織全体の生産性向上や価値創造を支援します。

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オンプレミス型のナレッジマネジメントツール（シェア上位）

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールとは？

更新：2025年04月03日

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールを導入するメリット

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールを導入すると、セキュリティ強化や自社環境への最適化などのメリットが得られます。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。

高度なセキュリティ対策が可能

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、自社サーバー内でデータを管理するため、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。例えば、取引先情報や製品開発情報など、外部に漏れると大きな損害につながる情報も安心して保存できます。また、アクセス権限を細かく設定することで、部署や役職に応じた情報の閲覧制限を柔軟に行えます。

自社の業務フローに合わせたカスタマイズ

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールでは、自社の業務プロセスに合わせて細かく調整できるため、使い勝手が向上します。例えば、営業部門では顧客対応履歴を重視し、技術部門では技術資料を中心に表示するなど、部署ごとに最適な画面構成に変更できます。さらに、社内で使用している他のシステムとの連携も自由度高く実現できるため、データの一元管理が容易になります。

ネットワーク環境に依存しない安定性

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、インターネット接続の状態に関わらず、社内ネットワークで常に安定した動作が期待できます。回線速度が遅い地方拠点からでも大容量ファイルの閲覧・ダウンロードがスムーズに行えます。加えて、インターネット障害が発生した場合でも、社内の業務継続が可能となり、情報共有がストップするリスクを軽減できます。

長期的なコスト削減の可能性

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、初期投資は大きいものの、長期利用を前提とした場合、クラウド型と比較してコスト面での優位性が出てくることがあります。5年以上の長期運用では、月額利用料が発生しないため、総コストが抑えられるケースがみられます。中でも、利用ユーザー数が多い大規模組織では、ユーザーあたりのコストが大幅に削減される傾向にあります。

データの所有権と管理の完全な把握

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールでは、すべてのデータが自社サーバー内にあるため、データの所在や状態を常に把握できます。そのため、経営判断に必要な情報がどこにあるのか、誰がアクセスしているのかを明確に管理できます。また、法的要件やコンプライアンス上の理由から特定のデータを国内に保管する必要がある場合にも、確実に対応できます。

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールを導入するデメリット

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、導入・運用コストの高さやシステム更新の複雑さなどの課題があります。ここでは、導入を検討する際に理解しておくべきデメリットを紹介します。

初期導入コストの負担

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、サーバー機器の購入やネットワーク環境の整備など、導入時に大きな初期投資が必要となります。中小企業では、サーバー機器だけでも数百万円の費用がかかることが珍しくありません。また、システムを稼働させるための電源設備や空調設備の増強が必要になるケースもあり、想定以上の出費につながる可能性があります。

専門的な運用・保守の必要性

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールを安定して稼働させるには、ITに詳しい専任担当者や専門業者による定期的なメンテナンスが欠かせません。日常的には、バックアップの確認やセキュリティアップデートの適用など、細かな作業が発生します。また、急なシステム障害に対応するためには、24時間体制での監視体制が理想的であり、人的リソースの確保が課題となります。

システム更新の複雑さと時間

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールでは、アップデートやバージョンアップに手間と時間がかかります。更新作業のために、深夜や休日にシステムを停止させる必要があることも少なくありません。加えて、カスタマイズを行っている場合、更新によって既存の設定が使えなくなるなどの互換性問題が発生するリスクがあります。

拠点外からのアクセス制限

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールでは、社外からのアクセスには別途VPN（仮想プライベートネットワーク）などの仕組みが必要です。在宅勤務が増える昨今では、自宅から社内システムにアクセスできない環境は業務効率の低下を招きかねません。さらに、出張先や取引先訪問時など、外出先でのナレッジ参照が難しくなり、情報共有のタイムラグが生じる場合があります。

災害時のデータ損失リスク

オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、地震や火災などの災害によって、サーバールームが被害を受けた場合に、データが失われる可能性があります。仮に、東京本社のサーバーが水害で使用不能になれば、バックアップが別の場所にないとすべての情報が消失してしまいます。また、復旧作業には専門技術者の手配や機器の再調達など、事業再開までに相当の時間とコストがかかることが予想されます。