金融機関や医療機関、研究開発部門を持つ製造業など、機密性の高い情報を日常的に扱う企業に適しています。顧客の個人情報や金融データ、患者の診療記録、新製品の開発情報などは、外部に漏れると重大な損失につながります。オンプレミス型では、すべてのデータを自社のサーバー内に保管し、外部ネットワークから物理的に切り離した環境で管理できます。社内の厳格なアクセス制御ルールを適用し、誰がいつどの情報にアクセスしたかを詳細に記録できるため、情報管理の責任を果たせます。

個人情報保護法や業界固有の規制に対応しなければならない企業にも適しています。医療業界における医療情報システムの安全管理に関するガイドライン、金融業界における金融機関のシステム管理基準など、厳しい規制が存在する業種では、データの保管場所や管理方法が法律で定められている場合があります。オンプレミス型なら、データの保管場所を明確にし、規制で求められるセキュリティ対策を確実に実施できます。監査対応時にも、自社管理下のシステムであることを証明しやすく、法令遵守の証跡を残しやすいという利点があります。

基幹システムや業務システムを自社内で運用している企業が、既存システムとナレッジマネジメントツールを連携させたい場合に適しています。生産管理システムの情報をナレッジとして蓄積したい製造業や、顧客管理システムと連携させて過去の対応履歴を共有したいサービス業などが該当します。オンプレミス型であれば、社内ネットワークを通じて既存システムと直接データをやり取りでき、リアルタイムでの情報連携が可能です。システム間のデータ形式の調整やカスタマイズも、自社の要件に合わせて柔軟に対応できます。

工場の製造現場や研究施設など、セキュリティ上の理由からインターネット接続を制限している環境でも利用できます。機密性の高い研究を行う施設や、外部からのサイバー攻撃を防ぐために物理的に隔離されたネットワークで運用している部門では、外部のクラウドサービスに接続できません。オンプレミス型なら、閉じた社内ネットワーク内だけで完結するため、インターネットに接続せずに運用できます。現場の作業手順書や技術ノウハウを共有しながら、外部からの不正アクセスリスクを排除した安全な環境を維持できます。

社内の文書やファイルを中心に管理するタイプです。マニュアルや手順書、報告書、議事録などの文書を体系的に分類し、検索しやすい形で保管します。文書にはバージョン管理機能が付いており、過去の版との違いを確認したり、以前の内容に戻したりできます。加えて、文書の閲覧権限を部署や役職ごとに細かく設定できるため、機密文書と一般文書を区別して管理できます。社内規程や技術資料など、文書として作成された知識が多い企業に向いています。

社内の疑問を質問として投稿し、詳しい従業員が回答する形式のタイプです。掲示板のような仕組みで、質問と回答が蓄積されていき、後から同じ疑問を持った人が検索して参照できます。質問にはタグやカテゴリを付けて分類でき、関連する質問同士をつなげて表示する機能もあります。さらに、回答の役立ち度を評価する機能により、有用な回答が上位に表示される仕組みです。新入社員からの質問が多い企業や、問題解決のノウハウを共有したい企業に適しています。

構造化されたデータとして知識を蓄積するタイプです。顧客情報やトラブル事例、製品仕様など、項目ごとに整理されたデータをデータベースに登録し、条件を指定して検索できます。同じ形式のデータを大量に蓄積し、統計分析や傾向把握にも活用できます。また、他のシステムからデータを自動的に取り込んだり、逆にデータを出力したりする連携機能も充実しています。営業活動の記録や製造工程のデータなど、定型化された情報を管理したい企業に向いています。

社内の情報を1つの入口にまとめて提供するタイプです。お知らせや社内ニュース、各部署からの連絡事項などを時系列で表示し、従業員が毎日確認する起点となります。加えて、各種システムへのリンクや、よく使う文書への直接アクセス機能も用意されています。個人ごとにカスタマイズできるダッシュボード機能により、必要な情報だけを表示させることも可能です。複数のシステムを使っている企業や、全社的な情報発信を強化したい企業に適しています。

複数の従業員が同時に1つの文書やコンテンツを編集できるタイプです。企画書や提案資料を複数人で作成する際、それぞれが担当部分を同時に書き込めます。編集履歴が自動的に記録されるため、誰がどの部分を変更したかを後から確認できます。それから、コメント機能により、文書内の特定箇所に対して意見や質問を書き込むことも可能です。チームでの資料作成が多い企業や、離れた拠点間で協力して業務を進める企業に向いています。

導入プロジェクトを開始する前に、何のために導入するのか、どのような課題を解決したいのかを明確にします。経営層や各部署の責任者を集めて、現状の問題点や期待する効果について意見を出し合い、共通認識を作ります。その上で、必要な機能や性能、セキュリティ要件、予算の上限などを具体的にリストアップします。たとえば、営業部門は顧客対応事例の共有を求めており、技術部門はトラブル解決のノウハウ蓄積を期待しているといった、部署ごとのニーズを把握します。要件が曖昧なまま進めると、導入後に期待と違うという不満が出たり、必要な機能が不足していたりする事態になります。

いきなり全社に展開するのではなく、特定の部署やプロジェクトチームで試験的に導入することが有効です。試験導入では、実際の業務で使いながら操作性や機能の過不足を確認できます。利用者からのフィードバックを集め、設定の調整やカスタマイズの必要性を見極めます。一例として、情報システム部門だけで先行導入し、運用手順やトラブル対応方法を確立してから、他部署に展開していく方法があります。試験導入で見つかった問題を解決してから本格展開することで、全社展開時のトラブルを大幅に減らせます。

導入前に、移行する既存のデータを整理しておくことが重要です。古くて不要になった文書を削除し、重複しているファイルを統合し、ファイル名や分類を統一します。移行するデータの量や形式を把握し、どのような手順で新しいシステムに取り込むかを計画します。加えて、データ移行に必要な時間や、移行作業中の業務への影響も見積もっておきます。整理されていないデータをそのまま移行すると、新しいシステムでも情報が見つけにくく、せっかくの導入効果が薄れてしまいます。

システムを使いこなせるよう、従業員に対する教育を計画的に実施します。集合研修を開催して基本操作を教えたり、部署ごとに担当者を決めて個別に指導したりする方法があります。操作マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておくことも大切です。実際に、よくある質問と回答をまとめたFAQ集を用意しておけば、従業員が自分で問題を解決できる場合も増えます。教育が不十分だと、使い方がわからず放置されたり、誤った使い方が広まったりして、導入の目的を果たせなくなります。

システムを導入する際に、サーバーの選定やネットワーク構成の設計、ソフトウェアのインストールと初期設定を支援するサービスです。自社の要件に合わせた最適なシステム構成を提案し、機器の手配から設置まで一貫してサポートします。データベースの設計や、既存システムとの連携設定など、専門的な知識が必要な作業も代行してもらえます。たとえば、社内ネットワークのセキュリティポリシーに合わせたファイアウォールの設定や、大量のユーザーアカウントを一括で登録する作業などを任せられます。導入時の支援が充実していれば、自社の技術者の負担を軽減し、確実にシステムを立ち上げられます。

従業員がシステムを使いこなせるよう、操作方法を教える研修を提供するサービスです。基本的な使い方から、管理者向けの設定方法まで、役割に応じた内容で実施されます。集合研修だけでなく、オンライン形式や個別指導など、企業の要望に応じて柔軟に対応してもらえます。研修用の教材やマニュアルも提供されるため、後から入社した従業員への教育にも活用できます。一例として、新入社員向けに基本操作を教える定期研修を開催したり、管理者向けに権限設定やバックアップ手順を教える専門研修を実施したりします。教育サービスを活用することで、従業員のスキルを短期間で底上げできます。

システムの使い方がわからない時や、トラブルが発生した時に、電話やメールで相談できるサービスです。操作方法の質問から、エラーメッセージの原因調査、設定変更の手順案内まで、幅広い問い合わせに対応します。問い合わせ窓口の対応時間や、回答までの目安時間は契約内容によって異なります。緊急度の高いトラブルには優先的に対応し、必要に応じて技術者が訪問して直接対応する場合もあります。具体的には、システムが突然起動しなくなった際に原因を調査したり、データのバックアップから復元する手順を遠隔で支援したりします。

ソフトウェアの不具合を修正したり、新しい機能を追加したりする更新プログラムを提供するサービスです。セキュリティの脆弱性が見つかった際には、速やかに修正プログラムが配布され、安全な状態を保てます。更新プログラムの適用作業も、手順書の提供や技術的な支援を受けながら実施できます。定期的なバージョンアップにより、新しい技術への対応や操作性の改善が図られます。加えて、更新作業に伴うトラブルが発生した場合のサポートも含まれており、安心して最新の状態に保てます。