日程調整ツール（シェア上位）
日程調整ツールとは？
更新：2024年10月30日
日程調整ツールは、会議や商談、面談などの日程調整を効率的に行うためのツールです。複数の参加者の空き時間を簡単に比較し、最適な日程を選定できる機能を備えています。そのため、従来のメールや口頭でのやり取りによる調整の手間を大幅に削減できます。 候補日時の提示や、参加者への日程調整用URLの送信、回答の自動集計などの機能もあり、外部のカレンダーツールと連携することで、確定した予定を自動的にカレンダーに登録することも可能です。また、日程の変更があった場合も、システム上で一括管理・通知できるため、コミュニケーションの手間を最小限に抑えられます。社内会議はもちろん、取引先との商談、採用面接など、さまざまなビジネスシーンで活用できます。
日程調整業務に関する課題
日程調整業務に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える日程調整業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
調整作業に工数がかかる
参加者それぞれの予定確認と日程の調整には、メールのやり取りや電話連絡が必要となり、手間と時間がかかります。特に参加者が多い場合や、部門をまたぐ会議の場合は、調整作業が複雑化し、担当者の負担が増えます。
2
日程の見極めが難しい
全員が参加可能な日程を見つけることが難しく、重要度の高い参加者の予定を優先せざるを得ない状況も多いでしょう。また、急な予定変更により、一度確定した日程の再調整が必要になることもあります。
3
ダブルブッキングのリスクがある
メールでの日程調整では、複数の調整が並行して進むため、予定が重複してしまうケースが発生します。また、カレンダーへの手動入力の際のミスや、急な予定変更の反映漏れにより、重要な会議や商談が重複してしまうリスクもあります。
4
キャンセル・変更の連絡漏れが発生する
日程変更や中止の連絡が一部の参加者に届かず、混乱が生じることがあります。また、変更情報の伝達経路が複雑になると、最新の情報が全員に正確に共有されない可能性が高まります。
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日程調整ツールの機能
上記の課題を解決するために、日程調整ツールにはさまざまな機能が備わっています。ここでは、日程調整ツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
1
日程調整ツールの基本機能
・日時提案 参加者が選択しやすいように、複数の候補日時を提示する ・出欠確認 提案された日時に参加者が出席可能かを確認し、回答を集める ・自動リマインダー 設定された日時の前に、参加者にリマインダーを自動で送信する ・スケジュール確定 参加者の都合をもとに最適な日時を自動で確定する
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特定の日程調整ツールに付属している機能
・投票形式の日程調整 複数の候補日から参加可否を投票し、投票結果をもとに主催者が日程を確定する ・会議URLの自動発行 日程調整完了時にWeb会議のURLを自動で発行する ・ダブルブッキング防止 カレンダーと自動連携して、新しく予定が入ると自動で候補日から外す ・オンライン名刺交換 ツール上に名刺情報を登録しておくことで、日程調整を行った取引相手とオンライン上で名刺交換ができる
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日程調整ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、日程調整ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
やり取りの時間・工数を削減できる
従来のメールや電話でのやり取りを減らし、ツール上で空いている時間を提示することで、参加者が自分の都合に合わせて選択できます。やり取りが大幅に減少するため、他の重要な業務に時間を割けるようになります。
予定の見落としを防げる
日程が確定した際や変更があった場合は、参加者全員に自動で通知されます。また、開催日が近づくとリマインドメールが送信されるため、予定の見落としを防げます。
設定作業を効率化できる
定期的な会議や同じメンバーでの打ち合わせの際は、過去の設定を再利用できるため、日程調整の効率化が図れます。
日程調整ツールを導入する際の注意点
日程調整ツールの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけない注意点もあります。
セキュリティ設定を徹底する
スケジュール情報には機密性の高い情報が含まれる可能性があるため、アクセス権限の設定を慎重に行う必要があります。また、外部との共有範囲や、URLの有効期限などのセキュリティ設定も重要です。
既存カレンダーとの連携を確認する
社内で使用している既存のカレンダーツールとの互換性や連携方法を確認する必要があります。同期の遅延や更新漏れが発生すると、かえって混乱を招く可能性があります。
運用ルールを策定する
日程調整の依頼方法や回答期限の設定、キャンセル時の対応など、組織として統一したルールを定める必要があります。また、社外の関係者との調整における利用基準も明確にしておく必要があります。
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日程調整ツールの料金相場
日程調整ツールの料金は、提供機能や利用規模で異なります。無料ツールもありますが、利用人数や機能が制限されています。ビジネス向けには、月額500円から3,000円程度のプランがあり、利用人数によって料金の変動がある場合が一般的です。
日程調整ツールの選び方
日程調整ツールを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮することで、最適なツールを見つけやすくなります。以下に、それぞれの項目を詳しく説明します。
1
日程調整方法
予約受付型や候補提案型、投票形式など、ツールによって対応可能な日程の調整方法が異なります。組織の規模や業務の特性、利用シーンに応じて最適な調整方法を選択する必要があります。 ・予約受付型 自分の空き時間を自動抽出し、参加者に共有します。事前に自分の予定を登録し、空き時間を明確にしておく必要があります。 ・候補提案型 日程候補日を自分で設定し、参加者に提案します。都度候補日を設定する手間がかかりますが、候補日の設定が柔軟に行えます。 ・投票形式 複数の候補日から参加可否を投票します。投票結果を参考にして、主催者が日程を確定します。複数人での日程調整を行う場合に特に有効です。 ・代理調整 自分以外のメンバーが出席する会議の日程調整を行います。出席者の空き時間をカレンダーから抽出し、参加者へ提示します。
2
カレンダー連携
自社で使用しているカレンダーツールと連携できるツールだと、予定がリアルタイムで反映され、重複した予約を防げます。
3
会議URLの自動発行
ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議システムと連携できるツールだと、日程調整が完了と同時に自動でWeb会議のURLが発行されます。会議設定がスムーズになり、URLを手動で送る手間を省けます。
4
スマホ対応
外出先でもスムーズに利用できるよう、スマホでの使用感やアプリの有無も確認しておくとよいでしょう。
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日程調整ツール選びに迷った場合は？
日程調整ツールを導入することで、やり取りの時間や工数を削減できることに加え、予定の見落としも防げます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、日程調整ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な日程調整ツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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