受付・入退室管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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受付業務は常時対応が必要なため、担当者が他の業務を行いにくい状況が発生します。例えば、急な来客対応により手持ちの作業が中断されたり、昼休憩の時間が不規則になったりすることがあります。特に中小企業では、専任の受付担当者を置くことが難しく、他の業務との兼務による負担が大きくなっています。

会議や商談の開始時間が重なると、受付での手続きに時間がかかり、待ち時間が発生します。特に朝の集中時間帯では、複数の来訪者が同時に到着し、受付担当者の対応が追いつかないケースがあります。それによって、会議の開始が遅れるなど、ビジネス機会に影響を与えることもあります。

来訪者の記録を紙の台帳やExcelで管理する場合は、入力や転記の手間が大きく、ミスも発生しやすくなります。また、過去の来訪履歴の検索や、セキュリティ管理のための報告作成にも時間がかかります。加えて、緊急時の来訪者の特定や、定期的な統計レポートの作成が課題となっています。そのため、不審者の早期発見や、災害時の在館者の把握など、緊急時の対応に必要な情報の即時確認が難しくなっています。

言語の壁により、外国人来訪者に対して円滑なコミュニケーションが取れない場合があります。例えば、来訪目的の確認や訪問先への取り次ぎ時に、誤解や行き違いが発生するリスクがあります。また、緊急時の案内や注意事項の説明においても、適切な対応が難しくなっています。

システムを利用する対象によって必要な機能が変わります。従業員向けのシステムでは、勤怠管理機能が重要です。来訪者向けには、スムーズな受付対応と、担当者への確実な取り次ぎが求められます。 ジムや宿泊施設では、チェックインやチェックアウトの手続き自動化に加え、宿泊者情報の管理や部屋の割り当て機能との連携があると便利です。その他、セミナーやイベントへの来場者向けには、事前予約との照合や受付の混雑緩和、来場者数の把握など、大人数の一括処理に対応できる機能が重要です。

開錠方法には、ICカードや暗証番号、QRコード、指紋認証、スマホアプリなどがあります。セキュリティや利便性、導入コストを考慮して適切な方法を選びましょう。例えば、利便性を重視するならICカードが便利で、セキュリティを重視する場合には指紋認証が適しています。利便性とセキュリティのバランスを見極めることが重要です。

来客や入退室の通知方法として、内線通知やメール通知、チャット通知、スマートスピーカー通知などがあります。関係者が迅速に対応できるように、オフィス環境や従業員のコミュニケーション方法に合わせた通知方法を選択することが重要です。

部署や役職によって入室可能エリアが異なり、個別の権限設定が必要になります。例えば、プロジェクトごとに特定エリアへのアクセス権限を変更する必要がある場合は、設定作業が煩雑になり、設定ミスが起きやすくなります。

従来の物理的な鍵による入退室管理では、鍵の複製や貸し借りによる不正入室のリスクが生まれます。例えば、退職者が鍵を返却しなかったり、関係者を装って入室したりするケースがあり、重要な情報や資産への不正アクセスが発生する可能性があります。また、入退室の記録が残らないため、問題が発生した際の追跡調査も困難です。

工事業者など、一時的な来訪者へのアクセス権限の付与と管理が難しいです。例えば、複数日にわたって工事が行われる場合は、日々の入退室管理や権限の期限設定などの管理が必要となり、運用負担が増加します。

複数拠点や多数の部署がある大企業の場合は、詳細な権限設定や大量のICカード管理が必要となります。そのため、拡張性の高い本格的なシステムを選ぶとよいでしょう。また、人事システムとの連携や、きめ細かなセキュリティ設定が可能なシステムが適しています。 一方、中小企業の場合は、必要最小限の基本機能を備えたシステムで十分でしょう。導入・運用コストがあまりかからず、シンプルな操作性と、必要に応じて機能を追加できる柔軟性のあるシステムが適しています。

業務内容や利用環境に応じて適切な認証方式を選択する必要があります。例えば、荷物を持つことが多く両手がふさがる現場では、顔認証が有効です。ただし、認証精度が環境（照明や角度など）に左右されやすいという課題があります。 スマホ認証は、利便性が高く、導入も簡単ですが、デバイスの持ち込み制限がある場所では使用できません。また、暗証番号は導入コストが低く運用が簡単ですが、セキュリティ面での課題があるため、重要度の低いエリアでの利用に留めることをおすすめします。

入退室時間と勤怠時間を連携させることで、従業員の正確な労働時間を把握できます。労働時間の管理が効率化され、法令遵守や生産性の向上に役立ちます。