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受付管理システムとは?

更新:2024年10月04日

受付管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して、来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。

受付業務に関する課題

受付業務に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える受付業務に関する課題をピックアップして紹介します。

1

常時対応しないといけない

受付業務は常時対応が必要なため、担当者が他の業務を行いにくい状況が発生します。例えば、急な来客対応により手持ちの作業が中断されたり、昼休憩の時間が不規則になったりすることがあります。特に中小企業では、専任の受付担当者を置くことが難しく、他の業務との兼務による負担が大きくなっています。

2

受付対応が遅れる

会議や商談の開始時間が重なると、受付での手続きに時間がかかり、待ち時間が発生します。特に朝の集中時間帯では、複数の来訪者が同時に到着し、受付担当者の対応が追いつかないケースがあります。それによって、会議の開始が遅れるなど、ビジネス機会に影響を与えることもあります。

3

記録・管理が難しい

来訪者の記録を紙の台帳やExcelで管理する場合は、入力や転記の手間が大きく、ミスも発生しやすくなります。また、過去の来訪履歴の検索や、セキュリティ管理のための報告作成にも時間がかかります。加えて、緊急時の来訪者の特定や、定期的な統計レポートの作成が課題となっています。そのため、不審者の早期発見や、災害時の在館者の把握など、緊急時の対応に必要な情報の即時確認が難しくなっています。

4

外国人来訪者の対応が難しい

言語の壁により、外国人来訪者に対して円滑なコミュニケーションが取れない場合があります。例えば、来訪目的の確認や訪問先への取り次ぎ時に、誤解や行き違いが発生するリスクがあります。また、緊急時の案内や注意事項の説明においても、適切な対応が難しくなっています。

5

業務引き継ぎが曖昧になる

受付担当者の交代時における情報共有や、特別な対応が必要な来訪者情報の引き継ぎが不十分になりがちです。また、マニュアル化されていない対応手順や、例外的な処理の共有が難しく、サービス品質にばらつきも生じてしまいます。

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受付管理システムの機能

受付管理システムには、来訪者情報や訪問予約などの管理を行える機能が備わっています。また、QRコードや顔認証で受付手続きを簡略化できる機能が備わっているツールもあります。ここでは、受付管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を紹介します。

1

受付管理システムの基本機能

・来訪者情報の登録・管理 来訪者の基本情報を入力・保存し、訪問記録として管理する ・訪問予約の管理 来訪者の訪問日時や目的を事前に登録し、スケジュール管理する ・担当者への来客通知 来訪者が到着した際に、担当者へメールや電話で自動通知する ・来訪履歴の記録・保管 過去の来訪記録を保存し、必要に応じて検索・参照できる

2

特定の受付管理システムに付属している機能

・QRコードによる事前登録 事前に発行したQRコードで来訪時の受付手続きを簡略化する ・顔認証による本人確認 カメラで来訪者の顔を読み取り、本人確認を自動で行う ・会議室までの経路案内 受付画面上から会議室への経路案内ができる ・ホールディングス機能 複数社の企業アカウントを1台の受付機でまとめられる

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pros

受付管理システムの導入メリット

上記で紹介した機能を踏まえ、受付管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。

受付業務の負担が軽減される

来訪者情報の入力や担当者への連絡が自動化され、受付業務の負担が大幅に軽減されます。例えば、従来は受付担当者が電話で取り次ぎを行っていた状況が、システムによる自動通知で即座に対応可能となります。また、予約情報との照合も自動で行われるため、手続きにかかる時間を短縮できます。

人的コストを削減できる

専任の受付担当者を配置する必要がなくなり、人件費を削減できます。特に中小企業では、これまで他の業務と兼務していた従業員が本来の業務に集中できるようになります。

来訪履歴を正確に把握・管理できる

来訪者情報や訪問履歴が正確に記録され、必要な時にすぐに参照できます。例えば、セキュリティ監査時の訪問記録の提出や、定期的な来訪傾向の分析を簡単に行えます。また、紙の記録と比べて、紛失や記入漏れのリスクも軽減されます。

来訪者の待ち時間が短縮する

来訪予約情報との連携により、スムーズな受付対応が可能になります。特に複数の来訪者が同時に到着した場合でも、システムによる並行処理で待ち時間を最小限に抑えられます。また、事前登録機能を利用することで、来訪時の手続きをさらに短縮できます。

セキュリティが強化される

リアルタイムで来訪者の入退室を監視し、不審者の侵入を防ぎます。一意のIDやQRコードを発行し、必要に応じて入退室を制限できるため、重要エリアへの不正アクセスも防げます。加えて、履歴データが保存されるため、問題発生時には迅速な調査と対応が可能です。

データを活用して業務改善につなげられる

来訪者データの取得と分析が簡単にできるため、来訪者の傾向やピーク時間を把握し、運営方法の改善に役立てられます。ピーク時に受付スタッフを増員することで、来訪者の待ち時間短縮にもつながります。

cons

受付管理システムを導入する際の注意点

受付管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。

システムトラブル時の対応体制を整える

システムダウンや通信障害時の代替手段を事前に準備しておく必要があります。例えば、紙ベースでの受付対応手順や、担当者への連絡方法を明確にしておくことが重要です。また、トラブル発生時のサポート体制や復旧手順も、事前に確認しておきましょう。

高齢者や不慣れな来訪者への対応を検討する

タッチパネルやQRコードなど、デジタル機器の操作に不慣れな来訪者への対応策を検討する必要があります。例えば、わかりやすい操作ガイドの設置や、必要に応じて従業員がサポートできる体制を整えることが重要です。また、直接対応を希望する来訪者への配慮も必要です。

個人情報の管理を徹底する

来訪者の個人情報を適切に管理するためのルールや権限設定を明確にする必要があります。特に、保管期間や閲覧権限、データの取り扱い方針など、プライバシーポリシーに沿った運用ルールを整備することが重要です。

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受付管理システムの料金相場

受付管理システムの料金は、システムの規模や必要機能により異なります。小規模システムは月額数千円から、大規模システムは初期費用数十万円、月額数万円が一般的です。工事が必要な場合は、別途取り付け費用が発生します。

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受付管理システムの選び方

受付管理システムを選定する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。ここで紹介するポイントをしっかりと理解し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

1

利用対象

システムを利用する対象によって必要な機能が変わります。従業員向けのシステムでは、勤怠管理機能が重要です。来訪者向けには、スムーズな受付対応と、担当者への確実な取り次ぎが求められます。 ジムや宿泊施設では、チェックインやチェックアウトの手続き自動化に加え、宿泊者情報の管理や部屋の割り当て機能との連携があると便利です。その他、セミナーやイベントへの来場者向けには、事前予約との照合や受付の混雑緩和、来場者数の把握など、大人数の一括処理に対応できる機能が重要です。

2

開錠方法

開錠方法には、ICカードや暗証番号、QRコード、指紋認証、スマホアプリなどがあります。セキュリティや利便性、導入コストを考慮して適切な方法を選びましょう。例えば、利便性を重視するならICカードが便利で、セキュリティを重視する場合には指紋認証が適しています。利便性とセキュリティのバランスを見極めることが重要です。

3

通知方法

来客や入退室の通知方法として、内線通知やメール通知、チャット通知、スマートスピーカー通知などがあります。関係者が迅速に対応できるように、オフィス環境や従業員のコミュニケーション方法に合わせた通知方法を選択することが重要です。

4

動画撮影

入退室時に自動で動画撮影を行う機能は、セキュリティの向上