受付、入退室管理システムとは？
更新：2024年04月15日
受付システムは、来客対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化するシステムです。訪問者が直接担当者を呼び出したり、ホテルや会議室などの部屋への入退出の記録や来客手続きを自動で行うことができます。
入退室管理システムは、施設やオフィスなどの入退室を管理、記録するシステムです。これにより不法侵入や情報漏洩を防ぎ、セキュリティの向上や勤務状況の適切な管理が可能になります。物理的な鍵に代わり、ICカード、スマートフォンアプリ、生体認証など多様な認証方法が利用されています。
受付システムの中には入退室を記録できるものもあれば、入退室の手続きを受付として利用できる入退室管理システムもあります。受付システムと入退室管理システムは用途が似ているカテゴリのため、要件と要件にあった製品は診断でまとめて比較すると自社に合うシステムを見つけることができます。
導入メリット
人件費、管理コストの削減
受付システムおよび入退室システムの導入により、来客に対する、人力の受付、担当者への取次、往来情報の管理などを自動化することができるため、それらに必要な人件費や管理コストなどを削減することができます。また、来客対応が標準化されることで、取次のもたつきやミスなどの顧客体験を低下を防ぐことができます。
セキュリティ強化
受付システムおよび入退室管理システムは、関係者以外の侵入を防止することができます。また、物理鍵のかわりに顔認証などのデジタル認証などの鍵がかかるため、鍵を複製するコストや鍵の紛失リスクを下げることができます。往来が激しい部屋や、離職が多い環境でも管理コストや、セキュリティリスクを抑えることができます。
勤務状況を正確に把握
入退室管理システムは、従業員の入退室のログと勤怠を照合することで勤務状況を正確に把握できます。入退室の記録と勤怠に乖離などから、不正な勤怠を検知することができ、勤務状況をの正確な把握に繋がります。
導入注意点
システムトラブル
通信障害、端末の故障や不具合、電池切れなどで、来客対応が滞ったり、入りたい部屋に入れないといったトラブルになる可能性があります。受付システムや入退室管理システムが稼働しないときの対処法や防止策は事前に検討した上で導入すべきです。
対面受付の必要性
受付システムや入退室管理システムは、受付の手続きの効率化にはなりますが、対面によるフォローなどの顧客対応の手厚さは一部失われる可能性があるため注意が必要です。また、来訪者のリテラシーが低い場合には、受付システムの使用方法が分からず、結局のところ、人による対応が必要になる可能性があります。自社の顧客層が対面受付を好む層が多い、来訪者のリテラシーが低い場合などは導入を見送った方が良い可能性もあります。
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