受付管理システムとは？
受付管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して、来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。
受付・入退室管理システム（シェア上位）
受付管理システムとは？
更新：2024年10月04日
受付管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して、来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。
受付業務に関する課題
受付業務に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える受付業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
常時対応しないといけない
受付業務は常時対応が必要なため、担当者が他の業務を行いにくい状況が発生します。例えば、急な来客対応により手持ちの作業が中断されたり、昼休憩の時間が不規則になったりすることがあります。特に中小企業では、専任の受付担当者を置くことが難しく、他の業務との兼務による負担が大きくなっています。
2
受付対応が遅れる
会議や商談の開始時間が重なると、受付での手続きに時間がかかり、待ち時間が発生します。特に朝の集中時間帯では、複数の来訪者が同時に到着し、受付担当者の対応が追いつかないケースがあります。それによって、会議の開始が遅れるなど、ビジネス機会に影響を与えることもあります。
3
記録・管理が難しい
来訪者の記録を紙の台帳やExcelで管理する場合は、入力や転記の手間が大きく、ミスも発生しやすくなります。また、過去の来訪履歴の検索や、セキュリティ管理のための報告作成にも時間がかかります。加えて、緊急時の来訪者の特定や、定期的な統計レポートの作成が課題となっています。そのため、不審者の早期発見や、災害時の在館者の把握など、緊急時の対応に必要な情報の即時確認が難しくなっています。
4
外国人来訪者の対応が難しい
言語の壁により、外国人来訪者に対して円滑なコミュニケーションが取れない場合があります。例えば、来訪目的の確認や訪問先への取り次ぎ時に、誤解や行き違いが発生するリスクがあります。また、緊急時の案内や注意事項の説明においても、適切な対応が難しくなっています。
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業務引き継ぎが曖昧になる
受付担当者の交代時における情報共有や、特別な対応が必要な来訪者情報の引き継ぎが不十分になりがちです。また、マニュアル化されていない対応手順や、例外的な処理の共有が難しく、サービス品質にばらつきも生じてしまいます。
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受付管理システムの機能
受付管理システムには、来訪者情報や訪問予約などの管理を行える機能が備わっています。また、QRコードや顔認証で受付手続きを簡略化できる機能が備わっているツールもあります。ここでは、受付管理システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を紹介します。
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受付管理システムの基本機能
・来訪者情報の登録・管理 来訪者の基本情報を入力・保存し、訪問記録として管理する ・訪問予約の管理 来訪者の訪問日時や目的を事前に登録し、スケジュール管理する ・担当者への来客通知 来訪者が到着した際に、担当者へメールや電話で自動通知する ・来訪履歴の記録・保管 過去の来訪記録を保存し、必要に応じて検索・参照できる
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特定の受付管理システムに付属している機能
・QRコードによる事前登録 事前に発行したQRコードで来訪時の受付手続きを簡略化する ・顔認証による本人確認 カメラで来訪者の顔を読み取り、本人確認を自動で行う ・会議室までの経路案内 受付画面上から会議室への経路案内ができる ・ホールディングス機能 複数社の企業アカウントを1台の受付機でまとめられる
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受付管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、受付管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
受付業務の負担が軽減される
来訪者情報の入力や担当者への連絡が自動化され、受付業務の負担が大幅に軽減されます。例えば、従来は受付担当者が電話で取り次ぎを行っていた状況が、システムによる自動通知で即座に対応可能となります。また、予約情報との照合も自動で行われるため、手続きにかかる時間を短縮できます。
人的コストを削減できる
専任の受付担当者を配置する必要がなくなり、人件費を削減できます。特に中小企業では、これまで他の業務と兼務していた従業員が本来の業務に集中できるようになります。
来訪履歴を正確に把握・管理できる
来訪者情報や訪問履歴が正確に記録され、必要な時にすぐに参照できます。例えば、セキュリティ監査時の訪問記録の提出や、定期的な来訪傾向の分析を簡単に行えます。また、紙の記録と比べて、紛失や記入漏れのリスクも軽減されます。
来訪者の待ち時間が短縮する
来訪予約情報との連携により、スムーズな受付対応が可能になります。特に複数の来訪者が同時に到着した場合でも、システムによる並行処理で待ち時間を最小限に抑えられます。また、事前登録機能を利用することで、来訪時の手続きをさらに短縮できます。
セキュリティが強化される
リアルタイムで来訪者の入退室を監視し、不審者の侵入を防ぎます。一意のIDやQRコードを発行し、必要に応じて入退室を制限できるため、重要エリアへの不正アクセスも防げます。加えて、履歴データが保存されるため、問題発生時には迅速な調査と対応が可能です。
データを活用して業務改善につなげられる
来訪者データの取得と分析が簡単にできるため、来訪者の傾向やピーク時間を把握し、運営方法の改善に役立てられます。ピーク時に受付スタッフを増員することで、来訪者の待ち時間短縮にもつながります。
受付管理システムを導入する際の注意点
受付管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
システムトラブル時の対応体制を整える
システムダウンや通信障害時の代替手段を事前に準備しておく必要があります。例えば、紙ベースでの受付対応手順や、担当者への連絡方法を明確にしておくことが重要です。また、トラブル発生時のサポート体制や復旧手順も、事前に確認しておきましょう。
高齢者や不慣れな来訪者への対応を検討する
タッチパネルやQRコードなど、デジタル機器の操作に不慣れな来訪者への対応策を検討する必要があります。例えば、わかりやすい操作ガイドの設置や、必要に応じて従業員がサポートできる体制を整えることが重要です。また、直接対応を希望する来訪者への配慮も必要です。
個人情報の管理を徹底する
来訪者の個人情報を適切に管理するためのルールや権限設定を明確にする必要があります。特に、保管期間や閲覧権限、データの取り扱い方針など、プライバシーポリシーに沿った運用ルールを整備することが重要です。
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受付管理システムの料金相場
受付管理システムの料金は、システムの規模や必要機能により異なります。小規模システムは月額数千円から、大規模システムは初期費用数十万円、月額数万円が一般的です。工事が必要な場合は、別途取り付け費用が発生します。
受付管理システムの選び方
受付管理システムを選定する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。ここで紹介するポイントをしっかりと理解し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。
1
利用対象
システムを利用する対象によって必要な機能が変わります。従業員向けのシステムでは、勤怠管理機能が重要です。来訪者向けには、スムーズな受付対応と、担当者への確実な取り次ぎが求められます。 ジムや宿泊施設では、チェックインやチェックアウトの手続き自動化に加え、宿泊者情報の管理や部屋の割り当て機能との連携があると便利です。その他、セミナーやイベントへの来場者向けには、事前予約との照合や受付の混雑緩和、来場者数の把握など、大人数の一括処理に対応できる機能が重要です。
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開錠方法
開錠方法には、ICカードや暗証番号、QRコード、指紋認証、スマホアプリなどがあります。セキュリティや利便性、導入コストを考慮して適切な方法を選びましょう。例えば、利便性を重視するならICカードが便利で、セキュリティを重視する場合には指紋認証が適しています。利便性とセキュリティのバランスを見極めることが重要です。
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通知方法
来客や入退室の通知方法として、内線通知やメール通知、チャット通知、スマートスピーカー通知などがあります。関係者が迅速に対応できるように、オフィス環境や従業員のコミュニケーション方法に合わせた通知方法を選択することが重要です。
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動画撮影
入退室時に自動で動画撮影を行う機能は、セキュリティの向上に役立ちます。映像記録により、不審者の特定やトラブルの際の記録として利用できます。ただし、プライバシーへの配慮も必要で、適切な運用ルールを設定し、法律に準じた対応を行うことが重要です。
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入退室管理システムとは？
入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みです。また、入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。
両システムの主な違いは、受付管理システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをシームレスに管理し、利便性と安全性を両立しています。
入退室管理に関する課題
受付業務と同様に、入退室管理にも多くの課題があります。続いて、多くの企業が抱える入退室管理に関する課題を紹介します。
1
権限設定が複雑化する
部署や役職によって入室可能エリアが異なり、個別の権限設定が必要になります。例えば、プロジェクトごとに特定エリアへのアクセス権限を変更する必要がある場合は、設定作業が煩雑になり、設定ミスが起きやすくなります。
2
不正入室のリスクがある
従来の物理的な鍵による入退室管理では、鍵の複製や貸し借りによる不正入室のリスクが生まれます。例えば、退職者が鍵を返却しなかったり、関係者を装って入室したりするケースがあり、重要な情報や資産への不正アクセスが発生する可能性があります。また、入退室の記録が残らないため、問題が発生した際の追跡調査も困難です。
3
来訪者への一時的な権限付与が難しい
工事業者など、一時的な来訪者へのアクセス権限の付与と管理が難しいです。例えば、複数日にわたって工事が行われる場合は、日々の入退室管理や権限の期限設定などの管理が必要となり、運用負担が増加します。
4
入退室記録を適切に活用できない
蓄積された入退室データの分析や活用が、十分に行われていない状況があります。例えば、入退室時間と勤怠時間を紐づけることで、従業員の正確な労働時間を把握できたり、スペースの利用状況や時間帯別の入室傾向から、施設管理の効率化が図れたりするにもかかわらず、これらの情報が十分に活用されていません。
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入退室管理システムの機能
入退室管理システムには、ICカードによる認証や入退室履歴の管理などの基本的な機能に加え、生体認証やリモートでの施錠を行える機能が備わっているシステムもあります。入退室管理システム基本機能と、特定の入退室管理システムに付属している機能を見てみましょう。
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入退室管理システム基本機能
・ICカード認証 ICカードやIDを使用して入室権限を確認する ・入退室履歴の記録・保管 いつ誰がどこに入退室したかの記録を保存する ・アクセス権限の設定 個人やグループ、時間帯に応じて入室可能な区域を設定する ・電気錠の制御 認証結果に基づいて自動的にドアの施錠・解錠を行う ・セキュリティアラートの発信 不正入室などの異常を検知した際に警報を発信する
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特定の入退室管理システムに付属している機能
・生体認証 指紋や顔認証など、生体情報を用いて本人確認を行う ・勤怠管理システムとの連携 入退室記録を勤怠データとして活用する ・監視カメラシステムとの連携 入退室記録と監視カメラ映像を紐づけて管理する ・リモートでの施錠・解錠 遠隔地からドアの施錠・解錠操作を行う ・エリア別の利用統計分析 場所ごとの利用頻度や傾向を分析する
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入退室管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、入退室管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
セキュリティレベルが向上する
物理的な鍵と比べて、より高度なセキュリティ管理が可能になります。例えば、部屋やエリアごとに入室権限を詳細に設定でき、不正入室や情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。また、入退室履歴が自動記録されるため、問題発生時の追跡調査も容易になります。
運用管理が効率化する
鍵の受け渡しや管理台帳への記入といった手作業が不要となり、管理業務が大幅に効率化されます。権限設定もシステム上で一括管理できるため、特に大規模なオフィスや複数拠点がある場合に便利です。また、紛失時の対応も即座に行えます。
労務管理の正確性が向上する
入退室記録を勤怠管理と連携することで、残業時間の自動計算や深夜勤務の管理など、より正確に労働時間を把握できます。働き方改革への対応も推進できるでしょう。
緊急時の対応をスムーズに行える
災害や事故発生時に、建物内の在室者を即座に把握できます。例えば、火災発生時の避難確認や、緊急時の一括解錠など、迅速な対応が可能になります。また、緊急連絡先もすぐに確認できるため、必要な対応がスムーズに行えます。
入退室管理システムを導入する際の注意点
続いて、入退室管理システムの導入時の注意点もしっかり確認しておきましょう。
施設設備との互換性を確認する
電気錠や配線設備など、既存の建物設備とシステムの互換性を事前に確認する必要があります。例えば、古い建物では配線工事が必要になったり、特定のドアが電子錠に対応していなかったりするケースがあります。また、工事期間中の代替的なセキュリティ対策も考慮に入れる必要があります。
運用ルールを整備する
入退室の権限設定や、ICカードの発行・回収の手順など、具体的な運用ルールを明確にする必要があります。特に、一時的な権限付与や、退職者のカード回収など、セキュリティ上重要な手続きの基準を定める必要があります。
非常時の対応体制を整える
停電や通信障害時の代替手段を準備し、全従業員に周知する必要があります。例えば、マスターキーの保管場所や、緊急時の解錠手順など、システムに依存しない対応方法を確立することが重要です。また、定期的な訓練も必要となります。
プライバシーに配慮したルールを設定する
入退室記録の取り扱いについて、従業員のプライバシーに配慮したルールを設定する必要があります。例えば、休憩時間の入退室記録や、深夜残業の記録など、センシティブな情報の取り扱い方針を明確にすることが重要です。
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入退室管理システムの料金相場
入退室管理システムの料金は、システムの規模や必要機能により異なります。小規模システムは月額数千円から、大規模システムは初期費用数十万円、月額数万円が一般的です。工事が必要な場合は、別途取り付け費用が発生します。
入退室管理システムの選び方
最後に、入退室管理システムを選ぶポイントも理解しておきましょう。
1
企業規模
複数拠点や多数の部署がある大企業の場合は、詳細な権限設定や大量のICカード管理が必要となります。そのため、拡張性の高い本格的なシステムを選ぶとよいでしょう。また、人事システムとの連携や、きめ細かなセキュリティ設定が可能なシステムが適しています。 一方、中小企業の場合は、必要最小限の基本機能を備えたシステムで十分でしょう。導入・運用コストがあまりかからず、シンプルな操作性と、必要に応じて機能を追加できる柔軟性のあるシステムが適しています。
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開錠方法
業務内容や利用環境に応じて適切な認証方式を選択する必要があります。例えば、荷物を持つことが多く両手がふさがる現場では、顔認証が有効です。ただし、認証精度が環境（照明や角度など）に左右されやすいという課題があります。 スマホ認証は、利便性が高く、導入も簡単ですが、デバイスの持ち込み制限がある場所では使用できません。また、暗証番号は導入コストが低く運用が簡単ですが、セキュリティ面での課題があるため、重要度の低いエリアでの利用に留めることをおすすめします。
3
勤怠管理との連携
入退室時間と勤怠時間を連携させることで、従業員の正確な労働時間を把握できます。労働時間の管理が効率化され、法令遵守や生産性の向上に役立ちます。
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動画撮影
受付管理システムと同様に、入退室時に自動で動画撮影を行う機能があると、不審者の特定やトラブルの際の記録として利用できます。プライバシーには配慮し、適切な運用ルールを設定して、法律に準じた対応を行いましょう。
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入退室管理システム選びに迷った場合は？
受付・入退室管理システムを導入することで、受付や入退室に関する業務負担が軽減され、セキュリティ向上にも役立ちます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、受付・入退室管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な受付・入退室管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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