オンプレミス型の受付・入退室管理システムとは？
受付システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。オンプレミス型の受付システムは、自社内のサーバーで運用します。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。 入退室管理システムとは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。オンプレミス型の入退室管理システムは、自社内のサーバーで情報を管理します。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できます。また、入退室履歴を自社サーバー上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンス（法令順守）の強化にも役立ちます。 両システムの主な違いは、受付システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをスムーズに管理し、利便性と安全性を両立しています。
オンプレミス型の入退室管理システム（シェア上位）
オンプレミス型の受付・入退室管理システムとは？
更新：2024年07月10日
受付システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。オンプレミス型の受付システムは、自社内のサーバーで運用します。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。 入退室管理システムとは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。オンプレミス型の入退室管理システムは、自社内のサーバーで情報を管理します。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できます。また、入退室履歴を自社サーバー上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンス（法令順守）の強化にも役立ちます。 両システムの主な違いは、受付システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをスムーズに管理し、利便性と安全性を両立しています。
オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入するメリット
オンプレミス型の受付・入退室管理システムの導入には、セキュリティ強化や社内情報の厳格な管理などのメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
情報セキュリティ面での安心感
オンプレミス型の受付・入退室管理システムでは、来訪者情報や入退室記録などの重要データを自社サーバー内で管理できるため、外部への情報漏洩リスクを低減できます。自社のセキュリティポリシーに合わせた厳格なデータ管理が可能となり、特に顧客情報を扱う金融機関や医療機関などには大きな強みとなります。社内の技術部門が直接システム監視を行えるため、不審なアクセスにもすぐに対応できる体制を整えられます。
ネットワーク環境に依存しない安定稼働
オンプレミス型の受付・入退室管理システムでは、自社内にサーバーを設置するため、インターネット回線の状態に左右されず安定した稼働が見込めます。工場や倉庫などネットワーク環境が不安定な場所でも、入退室管理を確実に行えます。停電対策として無停電電源装置を併用すれば、災害時でも最低限の受付・入退室管理機能を維持できます。
カスタマイズの自由度の高さ
オンプレミス型の受付・入退室管理システムでは、自社のニーズに合わせた細かい調整や機能追加が比較的容易にできます。製造業であれば、工場のエリアごとに権限設定を細かく分けたり、特定時間帯の入室制限を設けたりといった独自ルールを組み込めます。また、既存の人事システムや勤怠管理システムとの連携も、自社内で構築するため社内事情に合わせた対応がしやすくなります。
長期運用でのコスト効率
オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、初期投資が大きいものの、長期間にわたって使用する場合には月額利用料が発生しないため、総コストを抑えられる場合があります。導入から5〜10年と長期運用を考えている大規模オフィスや複数拠点を持つ企業にとっては、経済的なメリットが大きいでしょう。また、一度設備投資として計上すれば、会計上の減価償却の対象となり税務面でも有利に働く場合があります。
他システムとの柔軟な連携
オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、社内の既存システムとの連携が比較的容易になり、業務の流れをよりスムーズにできます。社員証と連動させた勤怠管理や、重要書類保管庫の入退室記録と文書管理システムの紐づけなど、自社の業務フローに合わせた統合が実現できます。会議室予約システムと連携すれば、来客の予約情報から自動的に一時的な入室権限を発行するといった高度な運用も可能となります。
オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入するデメリット
オンプレミス型の受付・入退室管理システムには、初期費用の高さや運用負担など注意点もあります。ここでは、導入を検討する際に考慮すべきデメリットを具体的に解説します。
初期導入コストの高さ
オンプレミス型の受付・入退室管理システムでは、サーバー機器や専用端末など必要な設備をすべて自社で購入する必要があるため、初期投資額が大きくなります。中小企業にとっては数百万円からの初期費用は大きな負担となり、予算計画に影響を与えることもあるでしょう。また、認証デバイスの数や入退室管理を行う扉の数によっても費用が大きく変動するため、規模が大きくなるほど初期コストは膨らむ傾向にあります。
運用・保守の専門知識が必要
オンプレミス型の受付・入退室管理システムの運用や保守を行うには、ITの専門知識を持った人材が社内に必要となります。サーバーのメンテナンスやセキュリティアップデート、トラブル発生時の対応などを自社で行わなければならないため、人的コストも考慮すべきです。小規模な企業では専任の技術者を置くことが難しく、外部の保守サービスを利用すると追加コストがかかる場合もあります。
拡張性やアップデートの制約
オンプレミス型の受付・入退室管理システムでは、事業拡大や組織変更に伴う拡張が必要な場合に、追加のハードウェア導入や再設定など手間とコストがかかることがあります。新しい支社を開設した際には、同じシステムを導入し直す必要があり、拠点が増えるほど管理の複雑さも増していきます。また、最新の技術や機能を取り入れるためには、大規模なアップデートやハードウェアの入れ替えが必要となることもあるでしょう。
災害リスクへの脆弱性
オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、自社内にサーバーを設置して運用するため、火災や地震などの災害によりデータが失われるリスクがあります。バックアップ体制を整えていなければ、入退室記録や来訪者情報などの重要データが一度に失われる可能性があるのは大きな懸念点です。特に事業継続計画（BCP）の観点からは、データセンターの分散配置やバックアップ体制の構築など、追加の対策が必要となることもあります。
ハードウェアの寿命と更新コスト
サーバーや端末などのハードウェアには寿命があるため、オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、数年ごとに更新が必要となる場合があります。古い機器は故障リスクが高まるだけでなく、部品供給が終了し修理ができなくなることもあるため、定期的な設備更新は避けられません。また、システム全体の更新には再び大きな投資が必要となり、その度に導入作業や設定変更などの手間もかかってしまいます。
かんたんな質問に答えてぴったりのオンプレミス型の受付・入退室管理システムをチェック
