グループウェアとは？
グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能が統合されているビジネスツールです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要なさまざまな機能が備わっています。 グループウェアを活用することで、本社や支社、営業所などの異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや、案件管理の仕組みも構築できます。 グループウェアは、必要な情報への素早いアクセスや、業務ノウハウの蓄積と共有、社内文書の電子化など、組織全体のデジタル化を促進します。また、在宅勤務や出張先からでもアクセスできるため、どこにいても効率的に仕事を進められます。
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グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能が統合されているビジネスツールです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要なさまざまな機能が備わっています。 グループウェアを活用することで、本社や支社、営業所などの異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや、案件管理の仕組みも構築できます。 グループウェアは、必要な情報への素早いアクセスや、業務ノウハウの蓄積と共有、社内文書の電子化など、組織全体のデジタル化を促進します。また、在宅勤務や出張先からでもアクセスできるため、どこにいても効率的に仕事を進められます。
社内の情報共有に関する課題
社内の情報共有に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える社内の情報共有に関する課題をピックアップして紹介します。
1
情報が散在化している
メールや共有フォルダ、チャットツールなど、複数の媒体に情報が分散すると、必要な情報がどこにあるのかわからず、見つけにくい状況に陥ります。また、同じ情報が異なる場所に重複して保存されると、最新版の情報の特定が困難になります。
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情報共有ルールが明確化されていない
情報共有のルールが明確でないと、重要な情報が共有されなかったり、逆に不要な情報まで共有されたりと、適切な情報共有が行われません。特に、どのような情報をどの範囲まで共有すべきかの基準がないと、部門や個人によって共有の判断が異なり、必要な情報が必要な人に届かない事態が発生します。また、過剰な情報共有により社員が重要な情報を見逃したり、情報の確認に時間を取られたりするなど、業務効率の低下にもつながります。
3
情報の更新がされない
情報が適切に更新されていない、または更新された情報が関係者に確実に伝わっていないことで、社員が古い情報のまま業務を進めてしまうリスクがあります。特に、更新通知や既読管理の仕組みが不十分な場合は、重要な変更が見過ごされる可能性が高まります。また、更新履歴が適切に管理されていないと、誰がいつどのような変更を行ったのかの追跡ができず、情報の信頼性が損なわれる原因となります。
4
アクセス権限の管理が難しい
部門やプロジェクトごとに、適切なアクセス権限を設定・管理することは難しいです。特に大規模組織では、部門ごとに機密性の高い情報を扱うことも多くあり、情報漏洩のリスクが高まります。また、人事異動や組織変更の際の権限見直しも重要です。
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グループウェアの機能
グループウェアには、スケジュール管理やファイル共有、タスク管理など、社内の情報共有を活性化する機能が備わっています。また、備品管理や勤怠管理などを行えるツールもあります。ここでは、グループウェアの基本機能と、特定のツールに付属している機能を紹介します。
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グループウェアの基本機能
・スケジュール管理 カレンダー形式でチーム全員の予定を共有し、会議やイベントの調整をスムーズに行う ・電子メール 一般的な電子メール機能を提供する（社内とのやり取りに限定して利用可能なツールもある） ・掲示板 社内向けのメッセージ投稿や、投稿に対するコメントができる ・ファイル共有 権限に従って必要なメンバーにファイルを共有する ・タスク管理/to doリスト作成 自分のタスクを登録できる（メンバーとタスクの進捗を共有できるツールもある）
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特定のグループウェアに付属している機能
・備品管理 図書や工具などの社内備品の貸し借りを管理する ・ビデオ会議 オンラインでのビデオ会議が行える ・会議室予約 会議室の空き状況を確認し、予約できる ・アンケート アンケートの配信・回答を行える ・勤怠管理 打刻処理を行うことで出勤・退勤を管理できる
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グループウェアの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、グループウェアを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
コミュニケーションの効率化・意思決定の迅速化につながる
組織内のコミュニケーションが大幅に効率化され、意思決定も迅速化します。メールやチャットに加え、ビデオ会議やアンケート機能など、多様な手段が1つのプラットフォーム上で利用可能になるため、情報伝達がスムーズになります。リモートワークやフレックスタイム制にも柔軟に対応でき、業務の生産性が向上します。結果として、組織全体のコラボレーションが活発化し、迅速な意思決定が期待できます。
情報を一元管理できる
組織内の情報を一元管理できます。文書やタスク、スケジュールなどの重要な情報が一箇所に集約されるため、新入社員でも必要な情報を素早く見つけることができます。また、ファイルの更新履歴も管理されるため、最新版と過去版の混在を防げます。
情報共有の確実性が向上する
社内規定の改定や健康診断の日程などの重要な情報を、掲示板機能で全社員にリアルタイムに周知できます。また、既読管理が可能な場合は、未読者への個別フォローを行えます。
グループウェアを導入する際の注意点
グループウェアの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
ニーズを明確にする
グループウェアを導入する前に、自社のニーズを明確にしましょう。業務プロセスを理解し、必要な機能を特定する中で、プロジェクト管理やビジネスチャットなどの機能を、グループウェアの標準機能として利用するか、それとも専門性の高い専用ツールを選択するかを検討することが重要です。機能の利用頻度や重要度によっては、グループウェアの基本機能で十分な場合もあれば、専用ツールを導入してグループウェアと連携させる方が効果的な場合もあります。
既存ツールとの兼ね合いを検討する
社内ですでに利用しているビジネスチャットやファイル共有サービスと、グループウェアの機能が重複することがよくあります。特に注力したい「掲示板での全社通知」「ワークフローでの各種申請」などの機能に絞って段階的に移行することで、混乱を最小限に抑えられます。また、全機能を一度に切り替えるのではなく、部門単位でテスト運用を行い、課題を洗い出してから全社展開するアプローチが効果的です。
操作性を確認する
社員全員が使用するため、直感的な操作性は特に重要です。非常勤社員や外部スタッフも含めて、誰でも迷わず使えるシンプルなインターフェースが求められます。中高年の社員が多い場合は、「階層が深すぎるメニュー構造」や「専門用語が多い画面表示」などは避け、わかりやすい日本語での表示や、よく使う機能へのショートカットを用意するなどの工夫が必要です。
セキュリティ対策とデータ保護を確認する
グループウェアには重要なデータが集まるため、セキュリティ対策は必須です。システムのデータ暗号化やアクセス制御、バックアップ機能を確認しましょう。クラウド型は、データセンターの場所やセキュリティポリシーの理解が必要です。さらに、社員教育でセキュリティ意識を高め、不正アクセスや情報漏洩リスクを最小限に抑えましょう。
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グループウェアの料金相場
グループウェアの料金は、機能やユーザー数により異なり、クラウド型では1ユーザーあたり月額500円から2,000円が相場です。基本機能は低価格で提供され、高度な機能やカスタマイズを求めると価格が上昇します。企業規模に応じたプランも選択可能です。
グループウェアの選び方
グループウェアは、企業の業務を効率化するための多様な機能を持っています。選ぶ際には、以下のポイントを考慮するとよいでしょう。
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企業規模
グループウェアは、企業の規模に合ったものを選ぶことが重要です。大企業では、多くのユーザーが同時に利用するため、高い処理能力と拡張性を持つシステムが適しています。中小企業の場合は、コストや運用のしやすさを重視するとよいでしょう。
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社外メンバーの利用の有無
業務委託先や取引先との協業が多い場合は、社外メンバーへのアクセス権限付与が可能なシステムを選ぶ必要があります。社外メンバーと利用する場合は、プロジェクトごとのファイル共有やスケジュール共有のみを許可し、社内の人事情報や経営情報へのアクセスは制限するなど、きめ細かな権限設定が求められます。なお、セキュリティポリシー上、社内メンバーのみの利用に限定しているグループウェアもあるため、事前に確認が必要です。
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主要機能の網羅性
スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有などの基本機能が標準で搭載されているかを確認しましょう。自社が求める機能が揃っていないと、別途専用ツールを導入する必要が生じて、システムの分散や運用負荷の増大につながってしまいます。
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モバイル対応
営業部門や外出の多い管理職がいる場合は、スマートフォンでの利用が重要です。現場からの日報入力や稟議承認だけでなく、移動中のスケジュール確認や急な会議のセッティングなど、実際の業務に沿った機能が使えるかを確認しましょう。スマートフォンの画面サイズでも必要な情報が見やすく表示されるか、タッチ操作での使いやすさも重要なポイントです。
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グループウェア選びに迷った場合は？
グループウェアを導入することで、組織内のコミュニケーションが効率化され、意思決定のスピードも向上します。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、グループウェア選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なグループウェアを選ぶためにぜひご利用ください。
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