グループウェアとは、スケジュール共有やチャット、ワークフローなど複数の業務機能をひとまとめにした統合ツールです。近年はMicrosoft 365のCopilotやGoogle WorkspaceのGeminiに代表されるAI機能の搭載が急速に進み、議事録の自動生成や文書要約まで自動化できる時代になりました。かつては「予定を共有するツール」という認識が一般的でしたが、現在はチャット・申請承認・文書管理・社内ポータルまで包括する社内業務の統合プラットフォームへと進化しています。 しかし、製品ごとに得意とする領域はまちまちです。すべてを高水準でカバーする製品は限られるため、自社の主目的に合わない製品を選ぶと使われない機能にコストを払い続けることになりかねません。 このガイドでは「何を主目的に使うか」を軸にグループウェアを4タイプに分類し、タイプ別の主要製品、要件定義の独自フレームワーク、具体的な選定ステップを順番に解説していきます。