タイプ別お勧め製品
オフィススイート統合タイプ 🌐
このタイプが合う企業:
Office製品やGoogleアプリを日常的に使っており、既存の業務環境を変えずにタスク管理を始めたい企業
どんなタイプか:
Word・Excel・スプレッドシートなどのオフィスツールと、メール・カレンダー・タスク管理がひとつのプラットフォームにまとまっている製品群です。ふだんの文書作成やファイル共有の延長線上でタスクを割り振れるため、「ツールを行き来する手間」がほとんど発生しません。Microsoft 365であればPlannerやTo Doでチーム・個人のタスクを管理でき、Google WorkspaceであればGoogle Tasksやスプレッドシート連携で進捗を一元化できます。グローバル展開している企業や、すでにOffice/Googleのアカウントを全社で契約している企業であれば、追加コストなしでタスク管理を始められるのが大きな強みです。FitGapとしては、「新しいツールを増やしたくない」「既存のオフィス環境をそのまま活かしたい」という企業にまずおすすめしたいタイプです。
このタイプで重視すべき機能:
📝ドキュメント共同編集との連携
会議資料や企画書を複数人で同時編集しながら、その場でタスクを切り出して担当者に割り当てられます。ドキュメントとタスクが自動で紐づくため、作業の背景情報を探し回る必要がなくなります。
📋プロジェクト管理ボード
カンバン方式やリスト形式でチームのタスクを可視化し、ドラッグ操作だけでステータスを変更できます。Microsoft PlannerやGoogle Tasksなど、使い慣れたUIの中でプロジェクト全体の進捗を一目で把握できます。
おすすめ製品3選
PlannerとTo Doの2本立てでチーム・個人のタスクを網羅でき、TeamsやOutlookカレンダーとシームレスに連動します。国内グループウェア市場で圧倒的なシェアを持つ定番製品です。 | GmailやGoogleカレンダーと統合されたタスク管理が強みで、スプレッドシートで独自の進捗表を作る運用にも柔軟に対応します。企業規模を問わず幅広い層に利用されています。 | チャット・ビデオ会議・ドキュメント・タスク管理をワンアプリに統合した新興プラットフォームです。自動翻訳機能を備えており、海外拠点を持つ企業やグローバルチームでのタスク共有に特に向いています。 |
Microsoft 365 | Google Workspace | Lark |
シェア | シェア | シェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
国産オールインワン業務基盤タイプ 🏢
このタイプが合う企業:
部門横断の情報共有やワークフロー処理が多く、日本企業の業務慣行にフィットする多機能グループウェアを求める中堅〜大企業・官公庁
どんなタイプか:
スケジュール管理、ワークフロー(稟議・申請)、設備予約、掲示板などの幅広い業務機能にタスク管理が組み込まれた、国産の総合グループウェアです。日本企業の商習慣や組織構造に合わせた設計がされており、部署ごとのポータル画面や複雑な承認経路も標準機能で対応できます。官公庁や金融機関でも採用されるセキュリティ基準を満たしている製品が多く、オンプレミス版を提供しているケースもあるため、ネットワーク分離環境でも運用可能です。FitGapでは、部門数が多い中堅〜大企業や、既に稟議・ワークフローをグループウェア上で回している組織にとって、タスク管理を「同じ画面の中」で完結させられる利便性が最大のメリットだと考えています。
このタイプで重視すべき機能:
🔄ワークフロー連動のタスク管理
稟議や申請が承認されたタイミングで自動的にタスクが生成され、担当者にアサインされます。承認フローとタスク管理が一体化しているため、「承認されたのに作業が始まらない」という抜け漏れを防止できます。
🏛️組織階層に応じたポータル・権限設計
部署・役職・プロジェクトごとにポータル画面やアクセス権限をきめ細かく設定できます。管理者は全社のタスク進捗を俯瞰しつつ、各部門には必要な情報だけを見せるといった運用が可能です。
おすすめ製品3選
1,000名以上の大企業導入比率が90%超と、大規模組織での運用実績が豊富です。ワークフローやポータル機能を標準搭載し、他社導入ノウハウが機能として反映されている点が特徴です。 | 累計530万ユーザー超の販売実績を持つ国産グループウェアの代表格です。ToDoとプロジェクト管理の両機能でタスクを管理でき、クラウド版は月額440円/ユーザーからとコストパフォーマンスにも優れます。 | サイボウズが提供する大規模組織向けグループウェアで、ロール機能による細やかなアクセス権設定が可能です。9割以上のユーザーが「使いやすい」と評価するUIで、ITリテラシーに差がある組織でも定着しやすい製品です。 |
ArielAirOne Portal | desknet's NEO | Garoon |
シェア | シェア | シェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
チャット・コミュニケーション起点タイプ 💬
このタイプが合う企業:
メールよりもチャットが中心の組織や、店舗・現場スタッフが多くモバイルからのタスク管理を重視する中小〜中堅企業
どんなタイプか:
日々のメッセージのやりとりを起点にタスクを生成・管理できる製品群です。会話の流れの中で「これやっておいて」が発生したら、その場でタスク化して担当者と期限を設定するという、直感的なワークフローが最大の特長になります。メールや掲示板よりもスピーディーにやりとりが進むチャットUIをベースにしているため、ITツールに不慣れなスタッフでもすぐに使い始められます。FitGapとしては、現場スタッフが多い業種やモバイルでの作業報告が中心の企業に特に推したいタイプです。従来のグループウェアのように「まず機能一覧を覚える」必要がなく、普段の会話の延長でタスク管理が自然と根づくのが強みです。
このタイプで重視すべき機能:
✅メッセージからのワンタップタスク化
チャットで送受信したメッセージをそのままタスクに変換できます。「言った・言わない」を防ぎながら、会話の文脈がタスクに紐づくため、後から経緯を確認する手間が省けます。
📱モバイル最適化のタスク通知
スマートフォンのプッシュ通知やバッジ表示でタスクの期限・更新をリアルタイムに受け取れます。外出先や現場でもタスクの確認・完了報告がすぐにでき、対応の遅れを最小限に抑えられます。
おすすめ製品3選
国産ビジネスチャットの代表格で、メッセージ内のタスク機能により会話から直接タスクを作成・管理できます。中小企業の導入率が高く、取引先とのグループでもタスク共有が可能な点が支持されています。 | LINEと同じ操作感でビジネスチャット・タスク管理を利用でき、メッセージを長押しするだけでタスク化できます。スマートフォン特化の設計で、ITに不慣れな現場スタッフでもすぐに使いこなせます。 | Salesforceプラットフォーム上で動作するコラボレーションツールで、タイムライン形式のコミュニケーションからタスクを生成できます。CRM/SFAとタスク管理を一体運用したい企業に適しています。 |
Chatwork | LINE WORKS | mitoco |
シェア | シェア | シェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
要件の優先度のチャート:比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは?
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
📊タスクの進捗可視化(カンバン・ガントチャート)
タスクをカンバンボードやガントチャートで視覚的に管理できるかは、製品ごとに大きく異なります。FitGapでは、チーム全体の進捗をひと目で把握できるかどうかが、日々の業務効率を大きく左右すると考えています。対応していない製品も多いため、必ず確認してください。
📁プロジェクト単位のタスク管理
個人のToDoだけでなく、プロジェクトごとにタスクをグルーピングして担当者・期限・ステータスを一括管理できる機能です。部門横断のプロジェクトが多い企業では、この機能の有無が選定の分かれ目になります。
🔗外部サービス・既存システムとの連携
チャットツールやカレンダー、CRM、基幹システムなど、すでに使っているツールとスムーズに連携できるかを確認しましょう。FitGapとしては、連携性が低いと結局二重入力が発生し、導入効果が半減するケースを多く見てきました。
📝ワークフロー(申請・承認)機能
経費精算や各種申請の承認ルートをグループウェア内で完結できるかどうかです。タスク管理と申請業務を同じツール上で運用できれば、管理の手間が大幅に減ります。製品によって対応範囲にかなり差があるため要チェックです。
🛠️カスタマイズ性・ノーコードアプリ作成
自社独自の業務フローに合わせて、タスク管理画面や入力項目をカスタマイズできるかは重要です。テンプレートやノーコードで業務アプリを追加できる製品なら、自社に最適化した運用が実現しやすくなります。
🔒アクセス権限の柔軟な設定
部署やプロジェクトごとに閲覧・編集権限を細かく設定できるかどうかです。全社導入するグループウェアでは、情報の見せ方をコントロールできないとセキュリティリスクにつながります。FitGapでは、特に部門数が多い企業ほど優先度が高い要件と位置付けています。
一部の企業で必須
🏢オンプレミス対応
金融機関や自治体など、セキュリティポリシー上クラウドが使えない組織では必須となります。クラウド前提の製品が増えているため、該当する場合は早い段階で候補を絞り込むことをおすすめします。
🌐多言語対応
海外拠点や外国籍社員が多い企業では、英語・中国語などへのUI切り替えが必要です。国産製品は日本語に最適化されている反面、多言語対応が限定的な場合があります。
🏗️大規模組織向けスケーラビリティ
数千〜数万人規模のユーザーが同時に利用しても安定動作するかどうかです。中小企業であれば優先度は下がりますが、グループ企業全体で導入を予定している場合は事前にパフォーマンスを確認しましょう。
🤖AI機能(要約・タスク自動生成)
会議の議事録からアクションアイテムを抽出したり、タスク完了予測を行うAI機能が一部の製品で搭載され始めています。現時点では全社必須というよりも、先進的な運用を目指す企業にとってプラスアルファの評価ポイントです。
⏰勤怠管理・タイムカード連携
グループウェア上で出退勤の打刻や勤務時間を管理したい場合に必要になります。ただし、すでに専用の勤怠管理システムを利用中であればグループウェア側の機能は不要なケースも多いです。
ほぼ全製品が対応
📅スケジュール・カレンダー共有
個人やチームの予定を登録・閲覧し、会議の日程調整ができる機能です。ほぼすべてのグループウェアに標準搭載されているため、対応差分はほとんどありません。
📢掲示板・お知らせ通知
全社やグループ単位でお知らせを掲載・通知する機能です。部署やカテゴリで分類でき、ほとんどの製品が対応しています。
📂ファイル共有・ドキュメント管理
業務ファイルをアップロードし、メンバー間で共有・管理する機能です。バージョン管理やアクセス権設定を含め、基本機能として広く提供されています。
💬社内チャット・メッセージ機能
リアルタイムでのテキストコミュニケーションを実現する機能です。既読確認やスタンプなど細かな仕様差はありますが、大半の製品に搭載されています。
優先度が低い
🚗設備予約(会議室・社用車)
会議室や社用車の予約管理機能です。便利ではありますが、タスク管理の観点では選定を左右するほどの重要度はありません。専用の設備予約システムで代替している企業も多いです。
👥ビジネスSNS・社内コミュニティ機能
社内で「いいね」やコメントを通じてナレッジを共有するSNS的機能です。活用度は企業文化に依存する部分が大きく、タスク管理目的の選定では優先度が低くなります。
タスク管理のグループウェアの選び方
1.自社の「タスク発生パターン」から3タイプを絞り込む
最初に確認すべきは、自社のタスクがどこで・どう発生しているかです。会議資料やExcelの作業指示からタスクが生まれることが多い企業は「オフィススイート統合タイプ」、稟議や申請の承認後に後続タスクが発生する流れが中心なら「国産オールインワン業務基盤タイプ」、チャットのやりとりから口頭ベースでタスクが降ってくる現場主体の組織なら「チャット・コミュニケーション起点タイプ」がフィットします。FitGapでは、このタイプ判定を飛ばしていきなり製品比較に入ってしまう企業が非常に多いと感じていますが、タイプを間違えると高機能な製品を入れても現場に定着しません。まずは1週間ほど、タスクの発生元を記録してみることをおすすめします。
サービスカテゴリ
AI・エージェント
汎用生成AI・エージェント
テキスト・ドキュメント
営業・マーケティング
ソフトウェア(Saas)
HR (人事・労務・組織・採用)
オフィス環境・総務・施設管理
プロジェクト管理・業務効率化
Web/ECサイト構築
開発・ITインフラ・セキュリティ
データ分析・連携