大企業向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特に大企業においては、膨大な情報と多数の従業員が存在するため、情報の一元管理と効率的なコミュニケーションが求められます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらは業務の効率化やコミュニケーション不足解消に役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備え、様々な業務ニーズを満たすことができます。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に大企業では、複数の部署やチームが存在するため、効率的な情報伝達が重要です。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、全社規模での効率的なコミュニケーションが可能になります。
ワークスペースの一元化
大企業では、複数のツールを使い分けることが一般的ですが、グループウェアは業務のコミュニケーションを円滑にする機能を1つのツールにまとめて提供します。これにより、各部門で異なるツールを使う必要がなくなり、データの移行や転記の手間が省けます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなるため、管理作業が簡略化される点も大きなメリットです。
情報セキュリティの強化
大企業にとって情報セキュリティは非常に重要です。グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があり、操作ログの取得も可能です。これにより、必要な人だけが情報にアクセスでき、不当な変更が行われないようシステムで制御することが可能です。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。大企業では大量の紙資料を扱うことが多いため、印刷の手間やコストを削減することができ、環境にも優しい取り組みとなります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。大企業では既存のツールやシステムが多く存在するため、機能の重複による二重管理やワークスペースの分散が問題となることがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に大企業では多くのシステムが稼働しているため、システム連携の可否は重要な選定ポイントとなります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。大企業においては、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認し、リスク管理を徹底する必要があります。
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グループウェアの選び方
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。大企業では特に多種多様な業務が存在するため、自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。大企業では複数のクライアントやパートナー企業との連携が求められるため、社外関係者との共有内容も加味して製品を比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特に大企業では、多岐にわたる役職や部署が存在するため、細かい権限管理が求められます。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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