グループウェアとは？
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に「無料」のグループウェアを探しているなら、基本的な機能がしっかりと備わっているか確認することが重要です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を無料で提供する製品も出てきています。ただし、無料版には機能や利用人数に制限がある場合も多いので、導入前に確認が必要です。
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グループウェアとは？
更新：2024年07月10日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に「無料」のグループウェアを探しているなら、基本的な機能がしっかりと備わっているか確認することが重要です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を無料で提供する製品も出てきています。ただし、無料版には機能や利用人数に制限がある場合も多いので、導入前に確認が必要です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
無料のグループウェアでも、メールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できる機能が備わっているものも多く、無料版であっても効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
無料のグループウェアも、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々なツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。無料版でも必要なコミュニケーションツールを揃えることができ、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
無料のグループウェアにも、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。ただし、無料版ではセキュリティ機能が制限されていることもあるため、特に機密情報を扱う場合は注意が必要です。操作ログの取得機能があるかどうかも確認しましょう。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
ファイル共有機能を利用することで、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できるのは、無料版でも同様です。
導入注意点
他の製品との機能の重複
無料のグループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。無料版を利用する場合、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
無料版では他のシステムとの連携機能が制限されていることが多いです。自社で使用しているツールとの連携が無料版でも対応できるかを確認しましょう。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
無料のグループウェアでも、企業に必要な情報が保管されるため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのグループウェアをチェック
グループウェアの選び方
1
カバーできる業務から選ぶ
無料のグループウェアでも、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたる機能を提供しているものがあります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
無料版でも社外関係者との情報共有に対応した製品があります。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、無料版でも共有内容を加味して比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
無料のグループウェアでも他のシステムと連携できるか確認することが重要です。 Web会議システム連携 無料版でもWeb会議の通知がグループウェアに表示されるか、カレンダーにスケジュールを登録する際にWeb会議のURLを発行できるか確認しましょう。 ビジネスチャット連携 無料版であっても、グループウェアの組織マスタとデータ連携が可能か、各種通知をチャットでも通知できるか確認しましょう。 チャットボット連携 無料版であっても、通知の自動化や報告を自動化する機能があるか確認しましょう。定型的な質問に対して自動応答が可能かもチェックポイントです。
4
権限管理の細かさから選ぶ
無料版でも権限管理が細かい製品を選びましょう。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって異なるため、自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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