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OCRソフトとは?

更新:2024年05月01日

監修

ITコンサルタント

向井一真

OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」の略で紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。これにより、請求書や領収書等のスキャンによりインプット工数の低減が期待できます。

pros

導入メリット

紙、画像のテキストデータ化

OCRソフトは、紙や画像などをスキャンして、テキストデータにすることができます。テキストデータにすることで、データを編集可能になり、データの検索性が向上するなど、データの取り回しがしやすくなります。

手入力の削減

OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。特に、大量反復処理に強く、作業効率が飛躍的に向上します。また、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。

cons

導入注意点

読み取りできる書類

OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られる一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高い傾向にあります。しかし、崩れた文字のフォントや手書き文字などの定形外の文字の認識精度が低い傾向にあります。OCRでデータ化したい文書によっては、あまり効率化に繋がらない可能性があるため、事前のトライアルなどで精度を確認しましょう。

初期設定

汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取る領域の設定や、読み取り領域の項目を事前設定する必要があります。多様な書類を読み取る場合は、システム設定に先駆けて読み込ませたい書類をリストアップをしておきましょう。中には、経費精算システムや請求書受領サービスなどの特定の書類に特化したOCR機能をもつ他カテゴリの製品もあるため、それらも併せて比較しましょう。

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OCRソフトの選び方

OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ

OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。これらのカテゴリはレシート、領収書、請求書の読み取りに特化しており、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類の書類をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。一方、特定の種類の書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選択すべきです。FitgapのOCRソフト診断であれば、OCRソフトとOCR機能をもつ他カテゴリ製品を全て比較することができます。

2

データ化する書類の種類で選ぶ

OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なり、レイアウトや項目が決まった定形書類、レイアウトや項目が自由の非定型の書類、ICチップや写真が書かれた本人確認書類の3種類が主に対象です。読み取りたい書類に合わせて対応している製品の機能要件を調べましょう。

3

OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ

OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。これらのサービスは、次の業務をカバーしています。

・スキャン代行

・データの確認及び修正代行

・書類のデータ化全般

リソースが限られている場合、これらの代行サービスを提供する製品を選びましょう。個人情報や財務情報を含む書類のデータ化を代行してもらう場合は、特に注意が必要です。データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えたうえで、導入を検討しましょう。

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読み取りデータの編集機能で選ぶ

OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から、特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。除去、補正できるものは以下です。データ化した書類に応じて対応している製品を選びましょう。

・背景補正

文字の背後にあるグレー塗りや粗いドットなどのノイズを識別して、文字のみを抽出することができます。

・訂正箇所のよみ飛ばし

取り消し線、訂正印、ぬり潰しなどの訂正箇所を識別して、読み飛ばして、データを抽出することができます。

・印影の除去

捺印箇所を識別して、印影を除去してからデータ化することができます。

・傾きや歪みの補正

FAXや画像ファイルの文字の歪みや傾きを補正することができます。

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監修者プロフィール

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向井一真

ITコンサルタント

ITコンサルティングファームにて約15年間ERP導入プロジェクトに従事。大手企業向けの案件が多く、プロジェクトは平均2,3年で要件定義・設計・開発・保守運用などすべてのプロセスに関わる。SAPパッケージを中心にSCM、会計が得意領域。