ホワイトボード向けの文字起こしソフト(シェア上位)
OCRソフトとは?
更新:2024年07月10日
OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。これにより、請求書や領収書等のスキャンによるインプット工数の低減が期待できます。特にホワイトボード上の手書き文字や図表をデジタル化する場合、OCRソフトは非常に有効です。
導入メリット
紙、画像のテキストデータ化
OCRソフトは紙や画像などをスキャンしてテキストデータに変換することができます。ホワイトボードに書かれた内容をデジタル化することで、会議やブレインストーミングの内容を簡単に保存し、後で編集や検索が可能になります。これにより、情報共有の効率が向上し、重要なインサイトを見逃すことがありません。
手入力の削減
OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。特に、ホワイトボードに頻繁に書き込む企業やチームにとって、手書きの内容を自動でデジタル化できる機能は非常に便利です。一部の製品では、ホワイトボード上の情報の確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。
導入注意点
読み取りできる書類
OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られた一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高い傾向にあります。しかし、ホワイトボードに書かれた手書き文字や図表の認識精度には製品ごとに差があります。特に、崩れた文字や複雑な図形の場合、認識精度が低いことがあるため、事前にトライアルを行って精度を確認することが重要です。
初期設定
汎用的なOCRソフトの場合、ホワイトボードの内容を正確に読み取るための設定が必要です。読み取り領域の設定や項目の事前設定を行うことで、認識精度を向上させることができます。また、特定の用途に特化したOCR機能を搭載した製品もあるため、ホワイトボードの利用頻度や内容に応じて最適なソフトを選びましょう。
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OCRソフトの選び方
OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ
OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、ホワイトボードの内容を読み取る特化型の製品も選択肢に含まれます。これらの製品は、ホワイトボードの手書き文字や図表の読み取りに特化しており、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類の書類やホワイトボードの内容をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。一方、特定の用途に特化した製品を選択することで、より高い精度と効率を得られます。
2
データ化する書類の種類で選ぶ
OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なります。ホワイトボードの手書き文字や図表のデジタル化を重視する場合、その用途に対応した製品を選びましょう。特に、ホワイトボードの内容が多くのプロジェクトや会議で使用される場合、その内容をデータ化して管理できる製品が適しています。
3
OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ
OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。ホワイトボードの内容をスキャンし、データ化する業務も代行してもらえる場合があります。リソースが限られている場合、これらの代行サービスを提供する製品を選びましょう。特に、機密情報を含むホワイトボードの内容をデータ化する場合、データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えることが重要です。
4
読み取りデータの編集機能で選ぶ
OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。ホワイトボードの内容をデータ化する際、以下の機能があると便利です。 **背景補正**: ホワイトボードの背景がグレー塗りや粗いドットなどの場合、これを除去して文字のみを抽出することができます。 **訂正箇所のよみ飛ばし**: 誤った箇所や訂正印を識別して、読み飛ばしてデータを抽出することができます。 **印影の除去**: ホワイトボードに書かれた印影を除去してからデータ化することができます。 **傾きや歪みの補正**: 写真で撮影したホワイトボードの文字が歪んでいる場合、これを補正することができます。 これらの機能を持つOCRソフトを選ぶことで、ホワイトボードの内容をより正確にデジタル化し、後の編集や検索が容易になります
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