Web会議システム(シェア上位)
Web会議システムとは?
更新:2024年10月30日
Web会議システムとは、インターネットを介して、遠隔の相手とリアルタイムにコミュニケーションを取るためのシステムです。音声や映像によるオンライン会議に加え、チャットや画面共有、ファイル共有などの機能を備えており、場所や距離の制約なく情報共有ができます。 Web会議システムは、ビジネスにおける社内会議や商談、教育現場でのオンライン授業、医療分野での遠隔診療など、さまざまな分野で活用されており、移動時間やコストの削減に加え、柔軟な働き方の実現にも貢献しています。特にテレワークの普及に伴い、企業のコミュニケーション基盤として不可欠なシステムとなっています。
Web会議システムの機能
Web会議システムにはさまざまな機能が備わっています。ここでは、Web会議システムの基本機能と、特定のシステムに付属している機能を整理して紹介します。
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Web会議システムの基本機能
・ビデオ通話 参加者がカメラを通じて顔を見ながら会話できる ・音声通話 マイクを使って音声のみで会話できる ・画面共有 自分のPC画面を他の参加者にリアルタイムで共有できる ・チャット 会議中にテキストメッセージを送受信できる ・録画 会議の音声と映像を記録し、後で再生・確認できる ・バーチャル背景 背景を好きな画像に変更できる
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特定のWeb会議システムに付属している機能
・ブレイクアウトルーム 大規模会議を小グループに分けて、個別にディスカッションができる ・ノイズキャンセリング 雑音を除去し、クリアで快適に音声通話ができる ・リアクション 挙手や拍手などのリアクションを簡単に表示できる ・アジェンダ共有 事前に作成したアジェンダを共有できる ・AIによる議事録作成 AIが会議の内容を自動でテキスト化し、議事録を作成する ・ライブ翻訳 会話を別の言語にリアルタイムで翻訳する ・ホワイトボード 会議中にオンライン上でホワイトボードを共有し、メンバー同士で作業ができる
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Web会議システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、Web会議システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
移動時間とコストを削減できる
Web会議システムを利用すれば、遠隔地との会議でも移動の必要がなく、時間と交通費を大幅に削減できます。例えば、東京・大阪間の打ち合わせであれば、往復の移動時間6時間と交通費3万円程度が節約できます。また、移動による疲労も軽減され、より効率的に業務を行えます。
柔軟に会議を設定できる
Web会議システムを利用すれば、リモートワークやテレワークでも柔軟に会議ができるため、従業員はオフィスに縛られることなく、自宅やカフェ、異なる都市や国からも勤務ができます。従業員のワークライフバランスが充実し、仕事に対する満足度やモチベーションの向上にもつながるでしょう。企業としては、地理的な制約を超えて、優秀な人材を採用することが可能です。
迅速に意思決定ができる
Web会議システムでは、リアルタイムでのコミュニケーションが可能となり、重要な情報の共有や問題解決が迅速に行えます。特に、複数の部署や地域を跨ぐプロジェクトでは、関係者全員が同時に会議に参加し、意見を交換することで、意思決定のスピードが向上します。また、録画機能を活用すれば、後から内容を確認し、情報の漏れを防げます。
Web会議システムを導入する際の注意点
Web会議システムの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけない注意点もあります。
ネットワーク環境を整備する
Web会議システムの利用には、安定した通信環境が不可欠です。特に多人数や長時間の会議では、通信の遅延や途切れが業務効率に大きく影響します。社内のネットワーク帯域の見直しや、在宅勤務者向けの通信費補助の検討なども必要となります。
運用ルールを整備する
Web会議システムを利用する際は、会議の進行方法や資料の共有方法、録画の取り扱いなど、具体的な運用ルールを定める必要があります。例えば、発言時以外のミュート設定や、画面共有時の注意事項など、オンライン会議特有の約束事を明確にすることが重要です。
セキュリティ対策を徹底する
Web会議システムでは、機密情報を含む会議の録画や画面キャプチャが容易にできてしまいます。また、URLの流出による部外者の侵入や、マルウェアへの感染リスクもあります。情報漏洩が起きないように、運用ルールを含め、セキュリティ対策を徹底しましょう。特に社外との会議では、よりセキュリティ対策が重要になります。
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Web会議システムの料金相場
Web会議システムの料金は、機能や利用ユーザー数、会議の接続時間などによって異なります。セキュリティや録画機能など、ニーズに応じたプラン選びが重要です。教育や医療分野では、業種に特化した機能が必要な場合もあります。最新情報を確認し、最適なプランを選びましょう。
Web会議システムの選び方
Web会議システムを選ぶ際には、さまざまな要素を考慮することが重要です。以下のポイントを参考に、自社に最適なシステムを見つけましょう。
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会議参加者の人数
Web会議システムは、日常的な少人数のミーティングか、大規模な説明会や研修会なのかによって、必要な機能や料金プランが異なります。同時接続可能な最大人数や、画面表示できる参加者数を考慮して、自社に合ったシステムを選択する必要があります。
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セキュリティ
URLの流出による不正アクセスや、機密情報を含む画面共有の誤操作などを防ぐために、会議参加のためのパスワード設定や、参加者事前承認があるかを確認しましょう。システムの提供会社のセキュリティ対策や過去のインシデントも調査するとよいでしょう。
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料金形態
Web会議システムの料金は、利用ユーザー数や、Web会議接続時間、同時接続数などによって課金される形態があり、自社の利用頻度や規模に合わせて選択する必要があります。全社での定期的な利用なのか、特定のプロジェクトでの一時的な利用なのかなど、利用シーンに応じた最適な課金形態を検討することが重要です。
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認知度・信頼性
認知度の高いWeb会議システムは、多くの人が使用経験があるため、操作がスムーズです。また、信頼性やサポート体制が整っていることが多く、トラブル発生時にも安心です。
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Web会議システム選びに迷った場合は?
Web会議システムを導入することで、遠隔でも柔軟に会議を行えるため、業務効率や意思決定のスピードが向上します。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、Web会議システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なWeb会議システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。