金融機関や医療機関など、顧客の個人情報や機密情報を日常的に扱う企業に向いています。外部のサーバーを経由せずに社内だけで通信を完結できるため、情報が外部に漏れるリスクを大幅に抑えられます。取引先との契約内容や新製品の開発計画など、絶対に外部に知られてはならない話題を扱う会議でも安心して利用できます。自社の情報管理の基準に合わせてアクセス権限を細かく設定できるため、必要な人だけが会議に参加できる仕組みを作れます。

社内で使っている勤怠管理システムや顧客管理システムと連携させたい企業に適しています。オンプレミス型なら自社の技術者が直接設定を変更できるため、既存のシステムとスムーズに連携させられます。社員の認証情報を一元管理している場合、Web会議システムにも同じ認証の仕組みを適用できます。会議の記録を自動的に社内の文書管理システムに保存する設定も可能です。

工場や研究施設など、外部のインターネットに接続できない閉じた通信網を使っている企業に向いています。オンプレミス型なら社内の通信網だけでWeb会議システムを動かせるため、外部との接続を遮断した状態でも利用できます。海外拠点との通信で特定の経路を使う必要がある場合も、自社で通信の経路を設定できます。通信の速度や品質を自社の基準に合わせて調整できるため、安定した会議環境を維持できます。

初期の導入費用は高くなりますが、長期間使い続ける予定がある企業には適しています。クラウド型は毎月の利用料金が発生し続けますが、オンプレミス型は初期費用だけで済むため、利用期間が長いほど総費用を抑えられます。従業員が多い企業ほど、1人あたりの利用料金が積み重なって大きな金額になります。自社で機器を管理するため、利用人数が増えても追加の料金が発生しません。

何百人もの従業員が同時に参加する全社会議や株主総会など、大人数での利用を前提にしたタイプです。参加者が多くても映像や音声が途切れないよう、高性能なサーバー機器と安定した通信環境が求められます。発表者の映像だけを大きく表示し、参加者の映像は小さく表示する設定ができます。参加者からの質問を受け付ける機能や、投票機能を備えたものもあります。大人数での会議では通信量が膨大になるため、社内の通信網に負担がかかりすぎないよう調整が必要です。

部署内の打ち合わせやプロジェクトチームでの議論など、10人以下の少人数での利用に最適化されたタイプです。参加者全員の顔が見やすいよう、画面の分割表示が工夫されています。資料を見せながら話し合う機会が多いため、画面共有の機能が使いやすく設計されています。少人数なら通信量も少なくて済むため、比較的低性能なサーバー機器でも快適に動作します。頻繁に会議を開く部署向けに、会議室の予約や参加者への通知を自動化する機能を備えたものもあります。

会議の内容を記録として残すことを重視したタイプです。映像と音声だけでなく、会議中に共有した資料や参加者が書き込んだメモも一緒に保存できます。後から会議の内容を確認したい場合や、欠席した人に共有したい場合に便利です。録画した映像は社内の文書管理システムと連携して保存できるため、必要なときにすぐに探し出せます。会議の発言内容を文字に変換して保存する機能を持つものもあり、議事録の作成を効率化できます。大容量の記録を保存するため、十分な記憶装置の容量が必要です。

映像や音声の品質を最優先にしたタイプで、細かい資料の文字もはっきり見えるよう高画質で表示できます。設計図やグラフなど、詳細を確認しながら議論する必要がある会議に向いています。音声も聞き取りやすく、複数の人が同時に話しても誰が何を言っているか分かります。高品質な通信を実現するため、高性能なカメラやマイクなどの周辺機器との組み合わせが推奨されます。通信量が多くなるため、社内の通信網に十分な速度が求められます。

通信の暗号化や参加者の認証など、安全性を高める機能を充実させたタイプです。会議への参加には複数段階の認証を求める設定ができ、不正なアクセスを防げます。通信の内容は高度な暗号化技術で保護され、途中で盗み見られる危険を減らせます。会議室ごとにアクセスできる人を細かく制限でき、特定の部署や役職の人だけが参加できる設定も可能です。すべての操作記録を残せるため、万が一問題が起きたときに原因を調べられます。

システムに求める機能や性能を事前に詳しく整理しておくことで、適切な製品を選べます。たとえば、どの部署が何人規模の会議を週に何回開くのか、録画機能は必要か、既存システムとどう連携させたいのかを具体的に書き出します。関係する部署の担当者から意見を集めて、実際の業務での使い方を想定することが大切です。要件が曖昧なまま導入を進めると、後から機能が足りないことに気づいて追加費用が発生する危険があります。技術者だけでなく、実際に使う従業員の声も反映させることで、使いやすいシステムを導入できます。

いきなり全社で使い始めるのではなく、まず特定の部署で試験的に運用して問題点を洗い出します。一例として、情報システム部門だけで1か月間使ってみて、通信の安定性や操作のしやすさを確認します。試験期間中に見つかった問題を解決してから、他の部署に展開することで、大きなトラブルを避けられます。従業員からのフィードバックを集めて、設定を調整したり使い方の手順書を改善したりできます。段階的に導入範囲を広げることで、技術者の負担も分散され、丁寧なサポートが可能になります。

システムの使い方を従業員にしっかり教えることで、導入後の混乱を防げます。具体的には、会議への参加方法、画面共有のやり方、トラブルが起きたときの対処法などを説明する研修会を開きます。操作手順を図解した資料を作成して配布すれば、後から見返して確認できます。技術に不慣れな従業員には個別に丁寧に教える時間を設けることも重要です。最初は使い方がわからず戸惑う人が多いため、質問に答えるための相談窓口を用意しておくと安心です。

すべての連携を一度に行おうとせず、優先度の高いものから順番に進めることで、失敗のリスクを減らせます。たとえば、まずは社内の認証システムとの連携だけを完成させ、安定して動作することを確認します。次に予定表システムとの連携を追加し、最後に文書管理システムとの連携を行うという具合に段階を分けます。1つずつ確実に動作を確認しながら進めることで、問題が起きたときに原因を特定しやすくなります。複雑な連携は時間がかかるため、焦らず慎重に進めることが成功の鍵です。

システムを導入する際に、専門の技術者が機器の設置や初期設定を手伝ってくれるサポートです。サーバー機器をどこに設置するか、社内の通信網とどう接続するかなど、技術的な判断が必要な作業を支援してもらえます。例えば、既存の通信設備との相性を確認しながら、最適な配線方法や設定内容を提案してもらえます。自社の技術者だけでは不安な場合でも、専門家の支援があれば安心して導入を進められます。導入後すぐに使える状態まで整えてもらえるため、スムーズに運用を開始できます。

システムの使い方や設定方法がわからないときに、電話やメールで質問できるサポートです。映像が映らない、音声が聞こえないなどのトラブルが起きたとき、原因を一緒に調べて解決方法を教えてもらえます。たとえば、特定の会議室だけで接続がうまくいかない場合、設定を確認しながら問題を特定する手助けをしてもらえます。技術者が常駐していない企業でも、外部の専門家に相談できる窓口があれば、問題を早く解決できます。緊急時には優先的に対応してもらえるサービスもあり、重要な会議への影響を最小限に抑えられます。

システムが安定して動き続けるよう、定期的に機器の状態を点検してもらえるサポートです。サーバー機器の温度や動作状況を確認し、故障の兆候がないかチェックしてもらえます。一例として、数か月に1回の訪問点検で、機器の清掃や消耗部品の交換を行ってもらえます。ソフトウェアの更新プログラムが提供されたときに、適用作業を代行してもらうこともできます。定期的な点検により、大きな故障が起きる前に予防的な対策を講じられるため、システムの寿命を延ばせます。

セキュリティの脅威に対応したり、新しい機能を追加したりするための更新プログラムを定期的に提供してもらえるサポートです。不具合が見つかったときには、修正プログラムを素早く配布してもらえます。具体的には、新しい暗号化技術が登場したときに、対応するための更新プログラムを適用することで安全性を保てます。更新プログラムの適用方法や注意点についても説明してもらえるため、自社の技術者が安心して作業できます。常に最新の状態を保つことで、安定した運用を続けられます。