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請求書受領サービスとは?

更新:2024年05月01日

監修

ITコンサルタント

向井一真

請求書受領サービスは、請求書の受け取りとスキャンしたファイルのデータ化を代行することで、請求業務の効率化や処理スピードの向上を支援するサービスです。その他にも、データ化された請求書の保管、仕訳データや支払いデータの作成ができるサービスもあります。

pros

導入メリット

請求書管理業務の効率化

紙で送付される請求書の受領代行やファイルのスキャンとデータ化を代行してくれるため、請求書の受取、データ入力と確認作業にかかる工数を大幅に削減できます。

ペーパレス化

請求書の受領とデータ化を代行するタイプのサービスに関しては、紙の請求書がオフィスに届くことがなくなるため、完全なペーパレス化を実現できます。紙の保管場所を確保したり、請求書の整理時間を取られることがなくなります。

経理業務全体の効率化

会計ソフト、経費精算システムとの連携により、仕訳、振込データの自動作成が可能です。これにより、請求書の入力ミスや漏れのリスクを減らし、会計処理の効率化を図れます。

cons

導入注意点

データ化精度

サービスごとにデータ化の精度が異なります。OCRによる電子化と人の目による確認を併用するサービスのデータ化の精度が最も高く、入力ミスのリスクが低いです。一方、OCRのみ、取引先のデータ入力のみのサービスの場合、ミスが発生するリスクがあるため、データの確認フローも考えた上で導入しましょう。

料金体系

請求書受領サービスの料金は、主に月額、請求書の件数に応じた従量課金、その両方のパターンがあります。請求書の件数に応じて利用料金が異なるため、料金体系を事前に確認しましょう。

法改正の対応

請求書受領サービスの中には、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応できるサービスがあり、電子受領サービスを導入するメリットといえます。一方で、一言に法改正に対応といっても、法改正に最低限に対応するための必須項目を設置するサービスから、必須項目の設置とデータの整合性までを確認するまで、サービスによって手厚さが異なります。法改正の対応にあたり、運営会社の具体的な対応内容まで確認したうえで、自社の求める要件に合致していることを判断しましょう。

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請求書受領サービスの選び方

請求書受領サービスを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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請求書の受領方法から選ぶ

請求書受領サービスの請求書の受け取り方法は、以下の2つパターンがあります。

・受領代行

運営会社が紙で届く請求書の受取とデータ化を代行してくれます。オフィスに届く紙の請求書をなくせるため、毎月届く請求書の処理から解放されます。受領代行に対応しているサービスの中には、請求書の原本の保管することができるものがあり、インボイス制度の7年間の保存義務を満たすための、書類の保管スペース確保もできます。このサービスを利用する場合は、サービスの継続性が特に重要なため、信用力が高く、実績のある運営会社を選ぶことをおすすめします。

・取引先がアップロード

請求書のデータを取引先にアップロードしてもらうことで、回収する方法です。取引先に協力する必要があるため、調整コストがかかる可能性があります。また、別途届いてしまった請求書は、自社で請求書でアップロードする必要がある点も注意が必要です。

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請求書の電子化方法から選ぶ

請求書のデータ化方法は、「OCRのみ」と「OCRと人力チェック」の2種類があります。OCRのみは、データ化の速度が早く、締め日のぎりぎりに届いた請求書も素早く処理できます。人力でのチェックがある場合は、人のチェックが入るため正確にデータが入力されるメリットがあります。また、OCRで読み取れない書式や文字もデータ化できるメリットもあります。スピード重視と精度重視でそれぞれ一長一短です。

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FBデータを作成できる製品を選ぶ

請求書受領サービスの中には、FBデータを作成できるものがあります。FBデータとは銀行に振込み依頼をするためのテキストデータです。請求書受領ソフトで出力したFBデータをインターネットバンキングにアップロードすることで、振込依頼が完了するため、スムーズに支払うことができます。取引先が多く、振込業務が煩雑に感じている場合はFBデータの作成に対応した製品を選びましょう。

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会計ソフトとの連携から選ぶ

会計ソフトと連携できる請求書受領サービスは、請求書の仕訳データを会計ソフトに取り込むことができます。金額や取引内容などの転記ミスがなくなります。会計ソフトとの連携の可否と連携できる製品を考慮して選びましょう。

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監修者プロフィール

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向井一真

ITコンサルタント

ITコンサルティングファームにて約15年間ERP導入プロジェクトに従事。大手企業向けの案件が多く、プロジェクトは平均2,3年で要件定義・設計・開発・保守運用などすべてのプロセスに関わる。SAPパッケージを中心にSCM、会計が得意領域。