請求書受領サービスとは？
請求書受領サービスは、取引先から送られてくる請求書のデータ化を支援するツールです。請求書の電子化やクラウド上での一元管理、会計システムとの連携を通じて、従来は手作業で行われていた業務を効率化します。 紙の請求書を電子データとして保管できるため、紛失などのトラブルがなくなります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度への対応も容易になり、コンプライアンス強化にもつながります。
請求書受領サービス（シェア上位）
請求書受領サービスとは？
更新：2024年10月04日
監修
ITコンサルタント
向井一真
請求書受領サービスは、取引先から送られてくる請求書のデータ化を支援するツールです。請求書の電子化やクラウド上での一元管理、会計システムとの連携を通じて、従来は手作業で行われていた業務を効率化します。 紙の請求書を電子データとして保管できるため、紛失などのトラブルがなくなります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度への対応も容易になり、コンプライアンス強化にもつながります。
請求書の受領や管理に関する課題
請求書の受領や管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える請求書の受領や管理に関する課題をピックアップして紹介します。
1
請求書データの手入力負担が大きい
紙やPDFで受け取った請求書の内容を、経理システムに手作業で入力する場合、大きな工数が発生します。入力ミスのリスクがあるため、ダブルチェック作業が発生し、業務が停滞する可能性があります。特に月末などの請求書が多く届く時期は、業務の負担が増大します。
2
保管や管理がしづらい
紙の請求書は物理的な保管スペースが必要で、経年劣化や紛失のリスクがあります。また、過去の請求書を検索する際に時間や労力がかかり、監査対応や取引内容の確認作業が非効率になります。
3
承認プロセスが遅延してしまう
請求書の回付や承認作業を手作業で行うため、決裁者の不在や書類の紛失により支払い処理が遅延するリスクがあります。特に在宅勤務の増加により、承認プロセスの遅れが深刻化する可能性が高まっています。
4
支払い管理が複雑化している
支払い期日の管理や支払い状況の確認を手作業で行う必要があり、支払い忘れや重複支払いのリスクが高まります。また、取引先ごとの支払い条件や支払い履歴の管理が煩雑になり、正確な資金繰り計画が立てにくくなります。
5
データの活用が制限される
請求書データがデジタル化されていないと、支払い分析や経費の傾向分析が困難になります。また、取引先との請求内容の照合や、予算管理との連携も手作業となり、経営判断に必要なデータの活用が制限されます。
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請求書受領サービスの機能
請求書受領サービスには、請求書のデータを正確に読み取り、安全に保管できる機能が備わっています。また、請求書の受領漏れや支払い漏れを防いだり、不正請求が検知できたりする機能が付随しているサービスもあります。ここでは、請求書受領サービスの基本機能と、特定のサービスに付属している機能を紹介します。
1
請求書受領サービスの基本機能
・OCR（光学文字認識）処理 紙の請求書やPDFをスキャンし、金額や日付、取引先情報などをテキストデータとして自動で読み取り・抽出する ・請求書の電子保管 請求書データを電子帳簿保存法に準拠した形式で安全に保管し、法定保存期間に応じて適切に管理する ・承認ワークフロー 請求書の確認から承認までのプロセスを電子化し、承認者への自動通知や期限管理を行う ・検索・閲覧機能 保存された請求書を、取引先名や日付、金額などの条件で素早く検索できる
2
特定の請求書受領サービスに付属している機能
・オペレーターによるデータの入力代行 OCRでは処理しにくい場合など、請求書データの入力代行サービスを利用できる ・支払い予定レポート 支払い金額の内訳や支払い先を確認できる ・発注情報との突合 請発注情報などの事前申請情報と請求情報を突合する
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請求書受領サービスの導入メリット
請求書受領サービスは、業務効率の向上や、請求書の紛失リスクの軽減など、さまざまな導入効果があります。ここでは、請求書受領サービスを導入する詳しいメリットを紹介します。
業務効率が向上する
紙の請求書を手作業で処理する手間を大幅に削減できます。従来の方法では、開封や内容確認、データ入力、ファイリングなど多くのステップが必要でしたが、デジタル化によりこれらのプロセスが自動化されます。ヒューマンエラーのリスクが減少し、迅速かつ正確な処理ができるようになります。
請求書の紛失リスクがなくなる
紙の請求書の保管や受け渡しに伴う紛失リスクがなくなります。デジタルデータとして一元管理されるため、必要な時にすぐに閲覧・確認できます。
コンプライアンスに対応できる
電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した形式で請求書を保管できます。法令改正にも迅速に対応でき、監査時の資料提出もスムーズに行えます。
リモートワークが推進される
クラウドベースのシステムのため、場所を問わず請求書の確認や承認作業を行えます。在宅勤務でも通常通りの業務遂行を実現できるため、リモートワークの推進につながります。
支払い漏れを防止できる
支払い期限や金額の管理がシステム化されるため、支払い漏れを防ぐことができます。取引先との信頼関係の維持や、キャッシュフローの改善につながるでしょう。
請求書受領サービスを導入する際の注意点
請求書受領サービスの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
データ化の精度が低い場合がある
OCR処理による自動データ化を利用する場合は、データ化の精度に注意しましょう。精度は、請求書のフォーマットや画質に大きく依存します。特に手書きの請求書や独自フォーマットの請求書は、読み取り精度が低下する可能性があるため、無料トライアルなどで精度を確認しましょう。
取引先への事前説明と協力要請が必要になる
電子請求書への切り替えや送付方法の変更が必要となる場合は、取引先への丁寧な説明と協力依頼が必要です。特に、メールでの請求書送付やポータルの利用など、取引先側での対応が必要な場合は、十分な準備期間を設けましょう。
既存システムとの連携を考慮する
請求書データは、会計ソフトとの連携が求められるため、既存の業務システムとの連携を確認しましょう。また、CSV連携やAPI連携などの連携方法によって、できることとできないことがあるため、自社の要件に応じた連携方法に対応しているか注意が必要です。
セキュリティとデータ保護を徹底する
請求書には顧客情報や取引先の機密情報が含まれるため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ対策が必要です。例えば、二要素認証の導入や、データバックアップの頻度が適切かを確認しましょう。サービスが提供するセキュリティ基準（例：ISO 27001）や暗号化、アクセス制限を確認し、自社のプライバシーポリシーと整合性があるかを評価することが大切です。
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請求書受領サービスの料金相場
請求書受領サービスの料金は、一般的に月額数千円から数万円です。基本プランでは、請求書受け取りやデジタル化、データ管理を提供していることが多いです。また、自動仕分けや支払い管理などの機能が搭載されている場合は料金が上がる可能性が高いです。企業規模や請求書の量によって料金は変動し、大企業にはカスタマイズプランも用意されています。
請求書受領サービスの選び方
請求書受領サービスを選ぶ際には、ここで紹介するポイントを考慮することが重要です。それぞれの項目を詳しく説明します。
1
OCR精度
実際の請求書サンプルを用いてOCR精度のテストを行うことが重要です。特に、自社で受け取る請求書の特徴（手書き、印影、独自フォーマットなど）に対する認識精度を確認しましょう。また、エラー時の修正機能や学習機能の有無も重要な判断基準となります。
2
請求書の受け取り方法
請求書の受け取り方法は、郵送やメール、取引先によるツールへのアップロードが主要です。複数の受け取り方法を併用する企業も多いです。郵送の場合はスキャナ取り込みとOCR処理の流れ、メールの場合は自動取り込みと対応するファイル形式、アップロードの場合は取引先の利用のしやすさを確認しましょう。
3
データの入力方法
自社が求めるデータの入力方法によっても、選ぶべきサービスやプランが異なります。データの入力方法には、以下のようにOCRを利用する方法や、オペレーターに入力代行を依頼する方法、両者をミックスさせる方法などがあります。 ・OCR利用 請求書の記載内容をテキストデータとして自動で読み取ります。読み取り時間が短縮される一方で、くせのある文字などの場合は精度が落ちます。 ・オペレーターによるデータの入力代行 人間のオペレーターが手作業でデータを入力します。精度の高いデータが期待できるものの、人件費が発生してコストが高くなる可能性があります。 ・OCRとオペレーターによるダブルチェック OCRでデータ化した後、人間のオペレーターがチェックします。ダブルチェックが行われることで、精度が向上します。 ・OCRとオペレーターの使い分け 請求書の内容や受領する時期などによって、OCRとオペレーターを使い分けます。読み取り精度の低い手書き文字はオペレーターに依頼するなどの運用が可能です。
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請求書受領サービス選びに迷った場合は？
請求書受領サービスを導入することで、業務効率が向上し、請求書の紛失リスクの軽減やコンプライアンスの強化につながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、請求書受領サービス選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な請求書受領サービスを選ぶためにぜひご利用ください。
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