クラウド型の請求書受領サービスとは？
クラウド型の請求書受領サービスは、取引先から送られてくる請求書のデータ化を支援するツールです。経理業務におけるさまざまな課題に対応し、請求書の電子化、クラウド上での一元管理、会計システムとの連携を通じて、従来は手作業で行われていた業務を効率化します。このシステムの活用により、紙の請求書を電子データとして保管できるため、紛失などのトラブルがなくなります。
クラウド型の請求書受領サービス（シェア上位）
クラウド型の請求書受領サービスとは？
更新：2024年10月04日
クラウド型の請求書受領サービスは、取引先から送られてくる請求書のデータ化を支援するツールです。経理業務におけるさまざまな課題に対応し、請求書の電子化、クラウド上での一元管理、会計システムとの連携を通じて、従来は手作業で行われていた業務を効率化します。このシステムの活用により、紙の請求書を電子データとして保管できるため、紛失などのトラブルがなくなります。
請求書受領に関連する課題
請求書の処理には多くの手間と時間がかかり、ミスのリスクも大きいものです。データ入力の負担、管理の煩雑さ、承認の遅れなど、多くの企業が抱える問題を解決するために、クラウド型請求書受領サービスが注目されています。
1
請求書データの手入力負担
紙やPDFで受け取った請求書の内容を、経理システムに手作業で入力する場合、大きな工数が発生します。入力ミスのリスクがあるためダブルチェック作業が発生し、業務が停滞する可能性があります。特に月末など請求書が多く届く時期は、業務の負担が増大します。
2
保管・管理の煩雑さ
紙の請求書は物理的な保管スペースが必要で、経年劣化や紛失のリスクがあります。また、過去の請求書を検索する際に多大な時間を要し、監査対応や取引内容の確認作業が非効率になります。
3
承認プロセスの遅延
請求書の回付や承認作業を手作業で行うため、決裁者の不在や書類の紛失により支払い処理が遅延するリスクがあります。特に在宅勤務の増加により、承認プロセスの遅れが深刻化する可能性があります。
4
支払い管理の複雑化
支払期日の管理や支払い状況の確認を手作業で行う必要があり、支払い忘れや重複支払いのリスクが高まります。また、取引先ごとの支払い条件や支払い履歴の管理が煩雑になり、正確な資金繰り計画が立てにくくなります。
5
データ活用の制限
請求書データがデジタル化されていないため、支払い分析や経費の傾向分析が困難になります。また、取引先との請求内容の照合や、予算管理との連携も手作業となり、経営判断に必要なデータの活用が制限されます。
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クラウド型の請求書受領サービスの機能
クラウド型請求書受領サービスは、請求書の受け取りから保管、承認、支払いまでの一連の流れを効率化する様々な機能を備えています。基本機能から特色ある追加機能まで、業務改善に役立つ仕組みを提供しています。
1
共通する機能
・ OCR（光学文字認識）処理\n紙の請求書やPDFをスキャンし、テキストデータとして自動で読み取ります。請求書の金額、日付、取引先情報などを抽出します。\n・ 請求書の電子保管\n請求書データをクラウド上で安全に保管し、法定保存期間に応じて適切に管理します。電子帳簿保存法に準拠した形式で保存できます。\n・ 承認ワークフロー\n請求書の確認から承認までのプロセスを電子化し、承認者への自動通知や期限管理を行います。\n・ 検索・閲覧機能\n保存された請求書を、取引先名や日付、金額などの条件で素早く検索できます。
2
特定の請求書受領サービスに付属している機能
・ オペレータによるデータの入力代行\n請求書データの入力代行サービスを利用できます。OCRでは処理しにくい場合などに利用されます。\n・ 支払い予定レポート\n支払い金額の内訳や支払い先が確認できます。請求書の受領漏れや支払い漏れを防ぐことができます。\n・ 発注情報との突合\n発注情報などの事前申請情報と請求情報を突合します。不正請求が検知できます。
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クラウド型の請求書受領サービスを導入するメリット
クラウド型の請求書受領サービスの導入は、経理業務の効率化だけでなく、コスト削減や経営判断の迅速化にも貢献します。以下では、企業が得られる具体的な5つのメリットについて詳しく解説します。
業務効率の大幅な向上
クラウド型の請求書受領サービスを導入すると、請求書の処理時間が大幅に短縮され、経理担当者の負担が軽減されます。従来は手作業で行っていたデータ入力やファイリング作業が自動化されるため、月末や決算期の繁忙期でも余裕を持って業務を進められるようになります。担当者は入力作業から解放され、データ分析や経営に役立つ資料作成など、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。
人為的ミスの削減
クラウド型の請求書受領サービスを導入すると、手入力によるケアレスミスや記入漏れなどのヒューマンエラーが大幅に減少します。OCR技術（光学文字認識）により請求書の情報が正確に読み取られ、システムに自動入力されるため、転記ミスなどの心配がありません。支払い金額や振込先の間違いといった重大なミスを防止できるため、取引先との信頼関係を損なうリスクも減らせます。
管理コストの削減
クラウド型の請求書受領サービスを導入すると、紙の保管スペースや管理にかかる費用を削減できます。保管用のキャビネットやファイルなどの文具費、物理的なスペース確保のためのコストが不要になるうえ、請求書の検索時間も短縮されます。紙での長期保存による劣化や災害時の紛失リスクも軽減され、安定した記録管理が可能になります。
リモートワーク対応の実現
クラウド型の請求書受領サービスを導入すると、場所を選ばず請求書の確認や承認作業ができるようになります。スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるため、外出先や在宅勤務中でも必要な承認作業を行えます。紙の請求書に依存していた従来の経理業務から脱却し、働き方改革やBCP（事業継続計画）対策としても効果を発揮します。
データ活用による経営判断の迅速化
クラウド型の請求書受領サービスを導入すると、蓄積された請求書データを分析し、経営判断に役立てることができます。取引先ごとの支払い状況や経費の傾向を可視化することで、無駄な支出の発見や予算管理の精度向上につながります。定期的な支払いパターンを把握することで、将来の資金繰り予測も立てやすくなり、経営の安定化に寄与します。
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クラウド型の請求書受領サービスの選び方
クラウド型の請求書受領サービスを選ぶ際には、自社の業務フローや処理量、連携システムなどを考慮することが重要です。最適なサービスを選ぶための5つのポイントを紹介します。
1
認識精度の高さ
クラウド型の請求書受領サービスの、OCR（光学文字認識）の精度は請求書処理の効率を左右する重要な要素です。様々な形式の請求書を正確に読み取れるか、手書きの文字にも対応しているかを確認しましょう。導入を検討している段階で、自社で実際に使用している請求書サンプルを用いたデモや試用を依頼し、実際の認識率を確かめることをおすすめします。
2
既存システムとの連携性
クラウド型の請求書受領サービスを選ぶ際には、会計システムや基幹システムなど、すでに導入しているシステムとの連携がスムーズにできるかを確認します。データ連携の方法やAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）の提供状況、連携実績のある会計ソフトの種類などを詳しく調べておきましょう。シームレスな連携ができないと、二重入力などの手間が発生し、導入効果が半減してしまう可能性があります。
3
セキュリティ対策の充実度
クラウド型の請求書受領サービスには、請求書には取引先情報や金額など重要な情報が含まれているため、セキュリティ面は特に重視すべきポイントです。データの暗号化、アクセス権限の設定、二段階認証などのセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。クラウドサービス提供会社のセキュリティ認証（ISO27001など）取得状況やデータセンターの堅牢性についても事前に調査しておくことが大切です。
4
操作のしやすさ
クラウド型の請求書受領サービスのシステムの操作が複雑だと、導入後の定着率が下がり、期待した効果が得られなくなります。画面のわかりやすさや操作手順の少なさなど、使いやすさを重視して選びましょう。実際に操作画面を見せてもらいながら説明を受けることで、自社の担当者が無理なく使いこなせるかを判断できます。
5
サポート体制の充実
クラウド型の請求書受領サービスの導入時のスムーズな移行や運用中のトラブル対応には、充実したサポート体制が欠かせません。問い合わせ対応の時間帯や方法（電話、メール、チャットなど）、マニュアルや研修の提供状況を確認しておきましょう。特に導入初期は質問が多く発生するため、レスポンスの早さや担当者の専門知識レベルも重要な判断材料となります。
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