PDF編集ソフトとは？
PDF編集ソフトは、PDF形式の文書を自在に操作できるツールです。PDF文書の作成や編集、結合、分割、注釈追加などを行えます。 また、PDF変換やOCR機能を用いたテキスト抽出、電子署名の追加も可能です。固定レイアウトを保持しつつ、内容を柔軟に修正できる点が特徴です。
PDF編集ソフト（シェア上位）
PDF編集ソフトとは？
更新：2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式の文書を自在に操作できるツールです。PDF文書の作成や編集、結合、分割、注釈追加などを行えます。 また、PDF変換やOCR機能を用いたテキスト抽出、電子署名の追加も可能です。固定レイアウトを保持しつつ、内容を柔軟に修正できる点が特徴です。
PDF編集の課題
ビジネスシーンや組織でPDFを編集する上で、よく挙げられる課題を紹介します。
1
編集の自由度が低い
PDFの編集では、特定のフォントを維持しながら段落位置を変更するなど、複雑なレイアウトや特定のフォント変更が難しいです。PDFは元々固定レイアウトのため、デザインの調整が困難な側面があります。
2
共同編集が難しい
PDFは静的な文書形式のため、リアルタイムの共同編集が難しいです。複数のユーザーが同時に編集すると、変更のマージが複雑になり、バージョン管理が難しくなります。そのため、チームでの作業が効率的に行えないのが課題として挙げられます。
3
異なる環境での作業が難しい
PDFを編集する際に、異なるデバイスや環境で開くと画像やフォントが崩れることがあります。また、追加した注釈がうまく表示されないこともあります。異なる環境での作業がスムーズに行えないこともPDF編集の課題の1つです。
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PDF編集ソフトの機能
共同編集や異なる環境下での作業のしにくさといった課題を解消するために、PDF編集ソフトにはさまざまな機能が備わっています。 また、セキュリティ対策やファイルの効率的な管理に役立つ機能が備わっている製品もあります。
1
PDF編集ソフトに共通する機能
・テキスト編集 PDF内のテキストを追加・削除・修正する ・ページ削除・追加 PDF内のページを削除・追加する ・ページ順序変更 PDF内のページの順序を入れ替える ・OCR（光学文字認識） 画像から文字を認識し、編集可能なテキストに変換する ・注釈追加 ハイライトやコメントをPDFに追加して注釈を付ける ・ファイル結合 複数のPDFファイルを1つにまとめる ・ファイル分割 1つのPDFファイルを複数のファイルに分割する
2
特定のPDF編集ソフトに付属している機能
・フォーム作成 PDF内にインタラクティブなフォームを作成する ・パスワード保護 PDFにパスワードを設定し、閲覧や編集を制限する ・バッチ処理 複数のPDFファイルに対して一括操作を行う ・署名追加 デジタル署名をPDFに追加し、文書の信頼性を確保する ・クラウド連携 オンラインストレージと連携し、PDFをクラウド上で共有・編集する ・バージョン管理 PDFの変更履歴を追跡し、以前のバージョンに戻す ・制限付き編集 特定の権限を持つユーザーのみが編集できるように設定する
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PDF編集ソフトの導入メリット
PDF編集ソフトは、文書のテキストを簡単に編集したり、ページを柔軟に追加・削除したりすることができます。そのような特徴を踏まえ、PDF編集ソフトを導入する具体的なメリットを紹介します。
ペーパーレス化によって業務効率が向上する
紙の書類をデジタル化することで、物理的な保管スペースが不要になり、データの検索や共有が容易になります。例えば、法務部門では契約書のPDF化によって、ファイル名やキーワードで情報を瞬時に検索できます。 デジタルデータは、メールやクラウドサービスを通じて簡単に共有でき、印刷コストの削減にもつながります。これにより、重要な業務に集中でき、生産性の向上が期待できます。
ドキュメントのセキュリティを強化できる
パスワードや暗号化によって、デジタル文書の不正アクセスを防ぎます。また、権限設定を行うことで、特定のユーザーだけが閲覧・編集可能に制御できます。 例えば、金融業界では、重要な契約書や報告書に電子署名を活用することで、改ざんされていないことを証明し、文書の信頼性を高められます。機密情報を含むドキュメントの管理が厳格になり、セキュリティリスクを大幅に低減できます。
柔軟にドキュメントを作成できる
柔軟なドキュメントの編集によって、業務の幅が広がります。例えば、テキストの追加や修正、画像の挿入、ページの並び替えなどの機能を活用し、見やすくわかりやすい資料を作成できます。 テンプレートを利用すれば、短時間でクオリティの高いドキュメントも作成できます。編集した内容をすぐに反映できるため、フィードバックに基づく改善も迅速になります。
PDF編集ソフトを導入する際の注意点
PDF編集ソフトの導入には、さまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。
必要な機能を明確にする
PDF編集ソフトには多様な機能があります。そのため、自社に合った機能を見極めることが重要です。高機能でさまざまな作業をこなせるツールもありますが、シンプルにテキスト修正がしたいだけなら、無料のツールでも十分かもしれません。
互換性とプラットフォームを確認する
デバイスやOSとの互換性は見逃せないポイントです。Windows、Mac、Linuxのどれで使用するか、モバイル版が必要かなどを考えましょう。また、他ソフトやクラウドサービスとの連携が必要なら、その互換性も確認しておくと、後々のトラブルを防げます。
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PDF編集ソフトの料金相場
PDF編集ソフトの料金は、無料から月額数千円まで幅広いです。無料ソフトは基本機能に制限がありますが、有料ソフトは高度な編集やセキュリティ機能が備わっています。 個人利用は月額1,000円前後、ビジネス用途は2,000円から5,000円程度が一般的です。自社の必要な機能と利用頻度を考慮して選びましょう。
PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。それぞれの項目について詳しく説明します。
1
企業規模
使用する企業の規模によって、必要とする機能やライセンスの形態が異なります。大企業では多くのユーザーが利用するため、複数ライセンスやクラウド型のソリューションが必要なことが多いです。一方、小規模企業や個人では、シンプルな機能とコストパフォーマンスを重視するとよいでしょう。
2
業種
業種によってPDF編集の利用目的や重きを置くポイントが異なります。例えば、法律事務所では契約書の編集や電子署名、デザイン業界では画像編集や高品質なPDF作成が求められることが多いです。
3
機能
自社に必要な機能が備わっているかを確認します。特に以下のポイントを見るようにしましょう。 ・PDFの作成 別のファイル形式の資料（Word、Excel、PowerPointなど）からPDFを作成する機能 資料を配布する際に、レイアウトが崩れないようにしたり、閲覧者が編集できない形式に変換したりできる ・PDFから別のファイル形式へ変換 PDFをWordやExcelなど、編集可能な形式に変換する機能 PDFの内容を再編集したり、データを抽出して利用したりできる ・PDFのページ編集 PDFファイルのページの結合、分割、回転などを行える機能 複数のPDFを1つにまとめたり、大きなPDFを分割したりする際に役立つ ・PDFのテキストや画像の直接編集 PDFファイル内の文字や画像を直接編集できる機能 PDFをWordのように扱え、簡単な修正や更新作業ができる ・PDFファイルへの電子署名 PDFに電子署名を追加する機能 文書の信頼性と認証を保証し、法的効力を持たせられる ・PDFフォームの作成 入力欄のあるPDFファイルを作成する機能 問い合わせフォームやアンケートなど、ユーザーが直接PCで入力できるインタラクティブなPDFを作成できる
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セキュリティ・プライバシー
PDFには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ観点も重要です。パスワードの設定や暗号化、編集・アクセスの権限設定が可能なソフトを選ぶとよいでしょう。 ・パスワードの設定 PDFを開く、印刷する、編集するなどのタイミングでパスワードを要求する機能 機密情報を保護し、不正なアクセスを防げる ・編集・アクセスの権限設定 誰がPDFを編集できるかを制限する機能 特定のユーザーだけが編集できるようにし、誤った編集を防げる また、信頼できるベンダーが提供する製品を選ぶことで、情報漏洩のリスクを軽減できます。クラウドサービスを利用する際は、データ保存場所やプライバシーポリシーも慎重に確認しましょう。
5
サポート体制
ソフトウェアのサポート体制も重要です。問題が発生したときに迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかを確認しましょう。電話やメール、チャットなどのサポートオプションがあると安心です。
6
更新・メンテナンス
ソフトウェアの更新頻度や、開発者が継続的にサポートを行っているかは、長期的な利用を考える上で重要です。定期的なアップデートがあることで、常に最新の機能を利用でき、セキュリティ面でも安心です。 Adobe AcrobatやFoxit PhantomPDFは、頻繁にバージョンが更新されるため、新しい脅威にも対応できます。製品を選ぶ際には、更新履歴やサポート情報をチェックしましょう。
7
使いやすさ
ソフトウェアの使いやすさやインターフェースも重要です。直感的な操作が可能かどうかは、特にITリテラシーが高くないユーザーにとって大切な要素です。
8
モバイル対応
現在のビジネス環境においてはモバイル対応も重要です。スマートフォンやタブレットでの使用が可能かどうかを確認することも、選択基準に加えるとよいでしょう。
9
料金形態
ソフトウェアの料金形態も重要です。サブスクリプション型か買い切り型か、どちらが自社の使用スタイルに合っているかを考慮しましょう。
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PDF編集ソフト選びに迷った場合は？
PDF編集ソフトを導入することで、業務効率化はもちろん、ドキュメントファイルのセキュリティ強化にもつながります。 PDF編集ソフトによって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入することによっていかに生産性が向上するかといった観点を持つことが大切です。 もし、自社に最適なPDF編集ソフトがわからない場合や、PDF編集ソフト選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。 FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各ソフトの料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なPDF編集ソフトを選ぶためにぜひご利用ください。
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