オンプレミス型のPDF編集ソフト（シェア上位）
PDF編集ソフトとは？
更新：2024年11月13日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル（以下、PDF）を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特にオンプレミス環境での利用を考慮している場合、データのセキュリティやネットワーク依存性が気になる企業にとって、ローカル環境でのデータ管理が可能なPDF編集ソフトは重要な選択肢となります。
導入メリット
書類管理の効率化
オンプレミスのPDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。オンプレミス環境では、データが社内サーバーに保存されるため、データの管理やアクセス制御がより容易です。
データの機密性、完全性、可用性の保証
オンプレミスのPDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。すなわち、書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。オンプレミス環境では、これらの機能を社内ネットワーク内で完結できるため、外部への情報漏洩リスクを低減することができます。
導入注意点
互換性
PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。オンプレミス環境では、ソフトウェアの更新やバージョン管理が社内で行われるため、互換性の確認作業も社内で統一的に管理できます。
使用機器、機能の制限
他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。オンプレミス環境では、特定のOSやハードウェア環境に依存することなく、社内のITインフラに最適なPDF編集ソフトを選ぶことが重要です。
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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編集の範囲で選ぶ
PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。オンプレミス環境で利用する場合、以下の点に注意して選びましょう。 **PDF作成** 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。社内での文書管理を効率化するために、変換機能が充実している製品を選びましょう。 **PDFファイルから他のファイル形式に変換** PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。 **ページ単位の編集** PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。 **直接編集** PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。
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タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。オンプレミス環境では、タイムスタンプサーバーを社内に設置することも可能で、外部依存を減らしつつ法的要件を満たすことができます。
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電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書（デジタルID）を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。オンプレミス環境では、これらの機能を社内で完結できるため、セキュリティリスクを最小限に抑えつつ、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう
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