営業担当者が顧客先で契約書や提案書を即座に編集する必要がある企業に適しています。顧客との商談中に資料の修正が必要になった場合、その場でスマートフォンを使って文書を編集できます。移動時間中に次の訪問先向けに資料をカスタマイズすることも可能です。電車や車での移動中でも、スマートフォンの小さな画面で効率的に作業できるため、時間を有効活用できます。

建設現場や工事現場で図面や報告書を扱う企業に最適です。現場監督が工事の進捗状況を写真付きで報告書に追加する場合、スマートフォンで撮影した画像を直接PDF文書に挿入できます。また、設計変更が発生した際に、現場で図面に注釈を加えて本社に送信することも可能です。屋外での作業が多いため、軽量で持ち運びやすいスマートフォンでの編集機能が重宝されます。

クラウド型は、インターネット経由でサーバー上のアプリケーションを利用するタイプです。スマートフォンの容量を圧迫せず、複数のデバイスで同じファイルを編集できます。編集した文書は自動的にクラウドに保存されるため、データの紛失リスクが少なくなります。ただし、インターネット接続が必要で、通信環境が悪い場所では利用できない場合があります。

ローカル型は、スマートフォンに直接インストールして使用するタイプです。インターネット接続がない環境でも編集作業を継続できます。処理速度が比較的速く、オフライン環境での作業に適しています。しかし、スマートフォンの容量を消費し、デバイス間でのファイル共有には別途設定が必要です。

無料版は、基本的な編集機能を無償で提供するタイプです。テキストの追加や簡単な注釈機能を利用できます。個人利用や軽微な編集作業には十分な機能を持っています。一方で、機能制限があり、高度な編集や大容量ファイルの処理には対応していない場合があります。

生成AIの搭載により、長文のPDFや複数文書からでも瞬時に要点を抽出して要約することが可能になりました。例えばAdobe AcrobatのAIアシスタントはPDF内の情報を分析し、全文あるいはセクション単位で自動要約を生成します。さらに、ユーザーからの質問に答えて関連情報を提示したり、重要なポイントへの深い洞察を示すこともできます。これらのAI要約機能は多言語に対応し、日本語の文書にも順次適用されつつあります。現在ではAIがPDFからキーワードを抽出し、重要なポイントをリストアップすることも実現し始めています。今後は複数のPDFを横断的に検索・要約したり、さらに高度なインサイトを引き出すことも期待されます。

AIに対して指示を出すだけで、PDFの編集や各種処理を自動化できる環境が整いつつあります。例えばLightPDFのAIエージェントでは、チャットボックスに入力した要望に応じてPDFの変換・編集・圧縮・結合から暗号化PDFのロック解除まで、多彩な操作を一気に高速化できます。また、FoxitのPDF編集ソフトではChatGPT連携のAIアシスタントにより、注釈や墨消し、フォーム入力といった編集タスクを対話形式で実行可能です。これらにより煩雑な手順が削減され、スマホ上でも高度なPDF操作が直感的に行えるようになりました。今後は音声命令や複数工程を自律的にこなす高度なAIエージェントの登場も見込まれています。

生成AIの導入により、PDFの内容活用方法も広がっています。例えばUPDFのAI機能では、書籍PDFから自動でマインドマップを生成する機能が搭載され話題となりました。さらに会議資料を要約してプレゼン用スライド作成を支援したり、外国語のPDFを即座に翻訳することも可能です。一方、ゼロからPDFを生成するツールも登場しています。AidocmakerではAIがユーザーのアイデアやメモからプロ品質のPDFを自動生成し、内容に応じて画像・表の挿入や書式設定まで数分で完了します。将来的には、ユーザーの要望に沿ったドキュメントをAIが即座に作成・提案するなど、PDFコンテンツ生成のさらなる柔軟化が期待されます。