広告代理店やデザイン事務所では、Mac環境での作業が主流となっています。クライアント向けの提案資料やカタログ制作において、PDF編集ソフトが重要な役割を果たします。制作したデザインデータをPDF形式で出力し、文字修正や画像差し替えを行う際に必要不可欠です。また、校正作業では注釈機能やコメント機能を活用して、チーム内での修正指示を効率化できます。

出版社や印刷会社では、原稿データの管理と編集作業にPDF編集ソフトを活用します。Mac環境で作成された書籍や雑誌の原稿を、印刷用データとして最終調整する際に重要です。ページ順序の変更や、印刷設定の調整、色校正などの作業を行います。さらに、複数の著者から提出される原稿を1つのPDFファイルにまとめる作業も頻繁に発生します。

大学や専門学校では、講義資料やテキストの作成にMac対応のPDF編集ソフトが活用されています。教員が作成した資料に、学生からのフィードバックを反映させる際に便利です。オンライン授業の普及により、PDFファイルでの資料配布が一般的になりました。そのため、既存の教材を更新したり、複数の資料を統合したりする作業が増えています。

基本編集タイプは、文字の修正やページの結合・分割など、日常的なPDF編集作業に対応したソフトウェアです。macOSの標準機能を拡張する形で動作し、直感的な操作が可能です。個人ユーザーや小規模な事業者に適しており、導入コストも比較的低く抑えられます。注釈の追加や簡単な画像編集機能も含まれているため、一般的な業務では十分な機能を提供します。

プロフェッショナルタイプは、高度な編集機能と豊富なカスタマイズオプションを提供するソフトウェアです。印刷業界やデザイン業界で求められる色管理機能や、複雑なレイアウト編集に対応しています。一方で、多機能であるため操作習得に時間がかかる場合があります。大企業や専門業者向けに設計されており、チーム作業を支援する機能も充実しています。

クラウド連携タイプは、インターネット経由でPDF編集機能を提供するソフトウェアです。Macのローカル環境だけでなく、クラウドストレージとの連携により、どこからでもファイルにアクセスできます。そのため、リモートワークや複数拠点での作業に適しています。しかし、インターネット環境が必要であり、セキュリティ面での配慮が求められます。

今やPDFの長大な文章もAIが数秒で要約し、重要ポイントを抽出してくれます。例えば200ページの契約書でも、AIアシスタントに「クライアントの主要な義務は？」と尋ねれば、該当箇所をハイライト表示しつつ簡潔に回答してくれます。AIは対話履歴を記憶し、追加の質問にも文脈に即した答えを返せるため、PDF内容を対話形式で効率的に理解できます。こうした要約・Q&A機能はAdobe AcrobatやPDF Expertなど主要なPDFソフトに搭載され始めており、文書理解の時間を大幅に短縮します。

AIはPDF内の文章を他言語に瞬時に翻訳する機能も提供し始めています。レイアウトを保ったまま日本語のPDFを英語に変換するといったことが可能になり、グローバルな情報共有が容易になります。また難解な専門用語や法律用語も、AIが平易な表現に言い換えて説明してくれるため、内容理解を深めやすくなっています。さらに文書内の文章をAIにリライトさせ、誤字脱字の修正や表現調整を行う機能も登場しており、PDFの内容を自在に活用できるようになりつつあります。

PDF編集ソフトでは、AIアシスタントが作業を肩代わりしてくれる場面も増えています。例えばチャット形式の指示で「このPDFをWordに変換して」と依頼すれば、AIが自動的にフォーマット変換や圧縮、ページ整理まで実行してくれます。機密情報を含む箇所をAIが検出して黒塗り（レダクション）する機能も搭載が進んでおり、人手で探す手間を省いています。また、Appleの最新OSでは書類の氏名・住所欄を機械学習で認識し、連絡先データから自動入力する仕組みが導入されるなど、フォーム記入の自動化も実現しつつあります。

紙をスキャンしたPDFや画像PDFから情報を取り出す能力もAIによって向上しています。DocHubでは機械学習を用いてスキャン文書の画像品質を向上させ、崩れたレイアウトを補正する技術を提供しています。従来のOCRでは読みにくかった文字も、AIがコンテキストを踏まえて補完し、精度向上が期待されています。さらにPDF内の図表や画像に含まれる情報もAIで解析し、「このグラフの傾向を教えて」といった質問に答えることも可能になりつつあります。これにより紙の資料や画像データからでも、必要な情報を容易に引き出せるよう変化しています。