PDF文書内のページを好きな順序に並び替えることができます。会議資料を作成する際、重要度の高い内容を先頭に配置したい場合や、時系列ではなく項目別に再構成したい場合に便利です。画面上でページの一覧を見ながら、マウスでドラッグして移動させるだけで、直感的に順序を変更できます。作業後は元の文書を残したまま、新しい順序で保存することも可能です。

PDF文書から必要のないページを選んで削除できます。取引先から受け取った提案書の中で、自社に関係のない部分だけを取り除いて保管したい場合や、印刷前に空白ページを削除したい場合に役立ちます。ページを1枚ずつ選んで削除する方法のほか、複数のページをまとめて選択して一度に削除する方法もあります。削除したページは元に戻せないため、作業前に別名で保存しておくと安心です。

別々のPDF文書を1つにまとめる際、各文書からページを取り出して自由な順序で配置できます。月次報告書を作成する際、各部門から提出されたPDF文書を部門の順番に並べて1つの報告書にまとめる作業が簡単に行えます。結合する前に各文書のページをプレビューで確認しながら、必要なページだけを選んで統合することも可能です。無料のソフトでありながら、大量のページを扱う作業にも対応しています。

月に数回程度しかPDF文書の編集作業を行わない小規模事業者にとって、フリーソフトは費用対効果の高い選択肢です。年間契約が必要な有料ソフトを導入すると、利用頻度に対して費用が割高になってしまいます。見積書や請求書の順序を入れ替えたり、複数の文書をまとめたりする程度の作業であれば、フリーソフトの機能で十分に対応できます。初期投資を抑えながら、必要な時だけ編集作業を行える環境を整えられます。

事業を始めたばかりで、システムやソフトウェアに予算を割けない企業に適しています。創業期は人件費や設備投資など、優先すべき支出が多く、ソフトウェアの購入費用を抑えたいと考える経営者は少なくありません。フリーソフトを活用すれば、資金繰りに影響を与えることなく、PDF文書の編集環境を整備できます。事業が軌道に乗り、予算に余裕ができた段階で、有料ソフトへの移行を検討すれば良いでしょう。

各部門が独自にPDF文書を作成し、管理している組織では、全社で統一した有料ソフトを導入するよりも、各部門がフリーソフトを使う方が柔軟に対応できます。営業部門では提案書のページ順序を変更し、総務部門では複数の報告書を結合するなど、部門ごとに異なる使い方ができます。ライセンス管理の手間もかからず、新しく配属された社員もすぐに利用を始められます。部門の人数が変動しても、追加費用が発生しない点も利点です。

研究論文や卒業論文の作成、フリーランスとして受注した仕事でのPDF編集など、個人で作業を行う場面に向いています。学生は研究資料のページを並び替えて論文の付録を作成したり、複数の参考文献から必要なページを抽出して1つの資料にまとめたりする作業を無料で行えます。個人事業主は取引先に提出する資料の体裁を整える際、費用をかけずに編集作業を完結できます。個人の用途であれば、フリーソフトの機能で十分に実用的な文書を作成できます。

使用しているパソコンの性能や基本ソフト(OS)のバージョンが、フリーソフトの動作要件を満たしているかを事前に確認します。古いパソコンや基本ソフトでは、ソフトウェアが正常に動作しない可能性があります。たとえば、基本ソフトのバージョンが古い場合、ソフトウェアのインストール自体ができないこともあります。導入前に開発元のWebサイトで動作環境を確認し、必要に応じてパソコンの更新や設定変更を行っておくと、導入後のトラブルを防げます。

いきなり全社員に導入するのではなく、まず特定の部署や数名の社員に試してもらい、問題がないかを確認します。実際の業務で使用してみることで、機能の過不足や操作上の問題点が明らかになります。一例として、総務部門の3名に1か月間使用してもらい、業務に支障がないか、必要な機能が揃っているかを評価してもらいます。試験期間で得られた意見をもとに、導入の可否を判断したり、使い方のマニュアルを作成したりできます。

社員が迷わず使えるように、基本的な操作手順をまとめたマニュアルを用意します。ソフトウェアのインストール方法から、ページの並び替え方、文書の保存方法まで、画面の画像を交えて分かりやすく説明します。たとえば、新入社員でも見れば理解できるように、1つ1つの手順を番号付きで記載し、注意すべき点は太字で強調します。マニュアルがあることで、社員が自分で操作を習得でき、質問対応の手間も減らせます。

インターネットから入手したフリーソフトには、まれに悪意のあるプログラムが含まれていることがあります。インストールする前に、ウイルス対策ソフトでファイルをスキャンし、安全性を確認します。具体例として、ダウンロードしたファイルを右クリックしてウイルススキャンを実行し、問題がないことを確認してからインストール作業を進めます。信頼できる公式サイトからダウンロードすることも重要で、第三者が運営するサイトからの入手は避けるべきです。

フリーソフトは基本的な並び替え機能は備えていますが、文字の修正や画像の編集といった高度な作業には対応していないことが多いです。契約書の条項を変更したり、図表を挿入したりする業務では、フリーソフトだけでは完結できません。たとえば、提案書のページを並び替えた後に、表紙の日付を更新する必要が生じた場合、別のソフトウェアを使わなければならず、作業の手間が増えます。対策として、高度な編集が必要な文書は有料ソフトを併用し、用途に応じて使い分ける体制を整えることが有効です。

ページ数が多い文書や、高解像度の画像を含む文書を編集する際、フリーソフトでは処理速度が遅くなることがあります。数百ページにわたる報告書の並び替え作業では、ソフトウェアの動作が重くなり、作業完了までに時間がかかる場合があります。一例として、300ページを超える文書を開くだけで数分かかったり、ページを移動させる操作に遅延が生じたりします。対策として、大容量の文書を扱う前に、不要なページを削除して文書を軽くしたり、複数の小さな文書に分割してから作業を行ったりする工夫が必要です。

フリーソフトは無償で提供されているため、問題が起きても開発元から直接のサポートを受けられません。ソフトウェアが突然終了したり、編集した文書が保存できなくなったりした際、自分で原因を調べて対処しなければなりません。たとえば、エラーメッセージが表示された時、その意味を理解できなければ、インターネットで同じ問題を経験した人の情報を探す必要があります。対策として、よくある問題とその対処法をまとめた社内用の資料を作成したり、パソコンに詳しい社員を相談窓口として指定したりすることが有効です。