ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、PCやスマートフォンを使って、組織内のメンバーや取引先とのメッセージや情報共有を行うツールです。 メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話、部署・プロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。 従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットツールは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。 特に近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしてだけでなく、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されており、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支える重要なインフラとなっています。
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ビジネスチャットツールとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットツールとは、PCやスマートフォンを使って、組織内のメンバーや取引先とのメッセージや情報共有を行うツールです。 メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話、部署・プロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。 従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットツールは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。 特に近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしてだけでなく、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されており、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支える重要なインフラとなっています。
メールでのやり取りの問題点
1
情報共有・やり取りが遅れる
メールでのやり取りは、返信を待つ時間が発生し、即時性に欠けます。例えば、急ぎの承認が必要な場面でも、相手の受信確認や返信待ちで業務が滞ることがあります。特に多忙な上司との連絡では、返信を得るまでに数時間から数日かかることも珍しくありません。
2
情報管理が難しい
プライベートチャットの多くは、企業向けの情報セキュリティ機能が不十分なため、機密情報の適切な管理が難しくなります。例えば、退職者のグループからの削除や、誤送信したメッセージの完全削除など、情報管理が不十分になりがちです。
3
スレッド管理が複雑化する
メールで複数人でやり取りする場合は、返信の分岐や話題の混在により、経緯の把握がしづらくなります。例えば、「Re:Re:Re:」と続く返信の中から、最新の結論を探し出すのには時間や労力がかかることもあるでしょう。また、CCの範囲によって、情報格差が生じやすい状況も生まれます。
4
プライベートとの境界が曖昧になる
業務連絡とプライベートな会話が混在し、適切な距離感を保つことが難しくなります。例えば、深夜や休日でも気軽にメッセージが送られてきたり、既読の確認により返信を強要されているような心理的プレッシャーが生じたりすることがあります。
5
フォーマルさによってコミュニケーション障壁を生む
メールは形式的な文面になりがちで、ちょっとした確認や相談がしづらい環境を作ります。例えば、「お疲れ様です」から始まる定型文を作成する手間から、簡単な質問でも躊躇してしまうことがあります。
6
アクセス権限の管理が難しい
プライベートチャットでは、組織階層に応じた適切な情報共有の制御ができません。例えば、プロジェクトメンバーの追加・削除の履歴管理や、特定の会話をする際の参加者の制限など、細かな権限設定ができないことが多いです。
7
システム連携が難しい
社内の他システム（スケジュール管理・タスク管理など）との連携ができず、業務の効率化が図れません。例えば、チャット内で決定した会議日程を自動的にカレンダーに反映させたり、タスクとして登録したりする機能が不足しています。
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ビジネスチャットツールの機能
ビジネスチャットツールには、メールやプライベートのチャットツールにはない機能が備わっています。ビジネスチャットツールの基本機能と、特定のツールに付属している機能を確認しておきましょう。
1
ビジネスチャットツールの基本機能
・メッセージ送信 テキストや画像、ファイルを簡単に送信できる ・グループチャット 複数人での会話が可能で、プロジェクトごとにチームを作成できる ・通知 新しいメッセージや重要情報をリアルタイムで知らせてくれる ・検索 過去のメッセージやファイルをキーワードで簡単に探し出せる ・プロフィール管理 ユーザーの情報や役職を登録し、他のメンバーと共有できる
2
特定のビジネスチャットツールに付属している機能
・ビデオ会議 音声と映像でリアルタイムに会話できる ・タスク管理 プロジェクトの進行を管理し、メンバーにタスクを割り当てられる ・ボット連携 自動応答を行うボットをチャット内で活用できる ・ファイルストレージ クラウド上にファイルを保存し、アクセスや共有を簡単に行える
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ビジネスチャットツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、ビジネスチャットツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
リアルタイムでコミュニケーションを図れる
メールと違い、即時的な情報共有や意見交換が簡単にできます。例えば、急な仕様変更の連絡や、会議前の資料確認など、スピーディーな対応が必要な場面で、スムーズにコミュニケーションが取れます。また、既読機能により、情報が確実に相手に届いているかも確認できます。
効率的に共同作業を行える
ビジネスチャットツールは、情報共有だけでなく、共同作業のプラットフォームとしても利用できます。例えば、ファイル共有やタスク管理機能を通じて、プロジェクトの進捗状況を把握し、タスクの割り振りや進捗確認を効率的に行えます。複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できる機能を活用することで、アイデアをすぐに反映し、迅速に成果物を作り上げることが可能です。
業務システムと連携できる
スケジュール管理やタスク管理など、他の業務システムと連携した効率的な運用が可能です。例えば、チャット上での決定事項を自動的にタスク化したり、会議の日程調整をスムーズに行ったりすることができます。
柔軟な働き方ができる
在宅勤務やモバイルワークなど、場所を問わずにスムーズに業務を進められます。通知設定の管理により、業務時間外の連絡を制御するなど、適切なワークライフバランスの維持も可能です。
ビジネスチャットツールを導入する際の注意点
ビジネスチャットツールの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
コミュニケーションルールを策定する
業務時間外の連絡や緊急度の表現方法など、チーム内で具体的な利用ルールを定める必要があります。例えば、重要な連絡は必ずメンションを付けることや、休日・夜間の連絡に関する指針などを明確にしておくことが重要です。また、既読後の適切な返信時間も、組織として基準を設けることをおすすめします。
トークグループの管理方法を決める
目的別のトークグループが乱立すると、かえって情報が分散し、必要な情報を見逃すリスクが高まります。類似した内容のトークグループが複数存在したり、使われなくなったトークグループが放置されたりする状況を防ぐために、トークグループの作成・整理のルールを定める必要があります。
セキュリティ設定を徹底する
外部との共有設定や、ファイルのアクセス権限など、情報セキュリティに関する設定を慎重に行う必要があります。特に取引先との共有チャンネルを作成する場合は、機密情報の取り扱いについて、明確なガイドラインを設ける必要があります。
既存ツールとの使い分けを明確にする
メールや社内システムなど、既存のコミュニケーションツールとの適切な使い分けを定める必要があります。例えば、社外との正式なやり取りはメールを使用し、社内の素早い情報共有にはチャットツールを活用するなど、状況に応じた使い分けのルールを明確にすることが重要です
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ビジネスチャットツールの料金相場
ビジネスチャットツールの料金は、一般的に1ユーザーあたり月額数百円から数千円程度です。また、機能や利用人数に応じて段階的に設定されています。小規模な組織であれば、無料プランでも基本的なコミュニケーション機能は十分に活用できますが、メッセージ履歴の保存期間や利用できる機能に制限があります。大規模な組織での本格導入や、高度なセキュリティ機能が必要な場合は、有料プランの検討が必要です。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。それぞれの項目を詳しく説明します。
1
企業規模
従業員数やチーム構成に応じた適切なプランを選択する必要があります。小規模組織であれば無料プランの利用も検討できますが、大規模組織では履歴保存期間やユーザー管理機能が充実した有料プランが適しています。
2
業種・勤務形態
業務形態や従業員構成に応じて、必要な機能が大きく異なります。例えば、小売業や飲食業などの店舗スタッフが中心の業種では、スマートフォンでの操作性が重視され、パート・アルバイトが多い職場では、従業員の権限管理機能が重要になります。また、取引先や外注先との協業が多い業種では、ゲストアカウントの発行機能や、外部ユーザーとの安全な情報共有機能が必須となります。
3
チャットの階層表示
複数のチャットルームを階層表示できる機能があると、情報を整理整頓しやすく、情報の見落としや混乱を防げます。プロジェクトごとに異なるチャットルームを作成し、階層的に管理を行えるツールもあります。
4
ワークスペースの切り替え
ワークスペースごとにページを区分けすることで、異なるプロジェクトやチームの情報を混同せずに管理できます。ワークスペースの切り替え機能によって、誤送信を防ぐ効果もあります。特に、複数のプロジェクトを同時に進行する企業にとって有効です。
5
トーク内容のモニタリング
管理者がすべてのトーク内容をモニタリングできると、セキュリティやコンプライアンスの遵守に役立ちます。管理者が自分が所属していないグループチャットやDMもモニタリングできる機能を提供しているツールもあります。
6
連携可能なサービス
自社で利用している勤怠管理やワークフロー、Web会議などのサービスと連携できるかを確認しましょう。多くの外部サービスと連携できると、あらゆる場面で業務の効率化を図れます。
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ビジネスチャットツール選びに迷った場合は？
ビジネスチャットツールを導入することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、業務効率化につながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、ビジネスチャットツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なビジネスチャットツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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