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ビジネスチャットツールとは?

ビジネスチャットツールとは、PCやスマートフォンを使って、組織内のメンバーや取引先とのメッセージや情報共有を行うツールです。 メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話、部署・プロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。 従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットツールは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。 特に近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしてだけでなく、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されており、企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)を支える重要なインフラとなっています。

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ビジネスチャット(シェア上位)

Microsoft Teams
Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社が提供するWeb会議システムです。ビデオ会議、音声通話、チャット、ファイル共有を一つのプラットフォームで実現し、社内外のコミュニケーションを円滑にします。Microsoft 365と深く連携しており、Outlookでの会議スケジュール設定やOfficeアプリとの連動など日常業務とシームレスに統合できる点が特長です。高品質な映像・音声と、録画・画面共有など充実した機能を備え、生産的なリモートミーティングを支援します。会議参加用のリンクを共有するだけで社外メンバーも簡単に参加でき、テレワークや拠点間の打ち合わせをスムーズに開催可能です。小規模チームから数万名規模の大企業までスケーラブルに対応し、企業向けの高度なセキュリティと管理機能を備えて安全に利用できます。Office製品や他の業務システムとも連携でき、単なるWeb会議ツールに留まらず社内情報共有のハブとして包括的なコラボレーション基盤となる点も強みです。全社規模の導入実績も豊富で、ハイブリッドワーク時代の必須ツールとして多くの企業に選ばれています。
コスト
月額500
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
115サービス中1
事業規模
中小企業 10
中堅企業 31
大企業 57
メリット・注意点
仕様・機能
Slackは、チャンネルというトピック別の会話単位を中心に情報を整理するコミュニケーションツールです。無料プランでも履歴検索や外部アプリ連携が可能で、スタートアップや小規模チームが導入を始めやすい点が特長です。有料プランでは無制限のメッセージ履歴や高度な管理機能が追加され、大企業やグローバルチームでの導入実績も数多く報告されています。ファイル共有や音声・ビデオ通話の機能も備えており、テレワークや拠点間連携をスムーズに行えます。APIやWebhookを用いた拡張性が高く、タスク管理ツールやバージョン管理システムとの連携が豊富な点から、IT企業だけでなく多様な業種での利用が広がっています。
コスト
月額1,017
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
115サービス中2
事業規模
中小企業 30
中堅企業 31
大企業 37
メリット・注意点
仕様・機能
Googleが提供するビジネスチャットです。Google Workspaceに統合されたチャットツールで、個人から大規模組織まで幅広い企業規模で利用されています。Googleアカウントがあればすぐに利用開始でき、リアルタイムのテキストメッセージ交換やファイル共有、スレッド表示で会話を整理することが可能です。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど他のGoogleサービスとシームレスに連携し、業務効率を高めます。AIを活用したメッセージの自動要約やスマート返信機能も備わっており、簡潔な操作性で社内コミュニケーションを円滑にします。ビデオ会議(Google Meet)やタスク管理とも連動し、テレワークを含む多様な働き方を強力にサポートします。日本語を含む多言語に対応しており、日本市場でも多くの企業に採用されています。
コスト
月額800
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
115サービス中3
事業規模
中小企業 17
中堅企業 47
大企業 35
メリット・注意点
仕様・機能
Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットです。国内利用者数No.1を誇るチャットツールで、メールに代わる迅速なコミュニケーション手段として数多くの企業に定着しています。シンプルなインターフェースでITリテラシーを問わず誰でも使いやすく、タスク管理や音声通話なども備えてチームの情報共有を円滑にします。LINEのスタンプのようなアイコン送信機能もあり、親しみやすいUIながら業務の効率向上に役立ちます。社内はもちろん、取引先とのプロジェクトごとにグループチャットを作成するといった柔軟な運用も可能です。無料から利用できる手軽さもあり、小規模事業者やスタートアップでの導入が特に多いですが、中堅企業でも全社コミュニケーション基盤として広く採用されています。
コスト
月額770
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
115サービス中4
事業規模
中小企業 71
中堅企業 21
大企業 6
メリット・注意点
仕様・機能
LINE WORKS株式会社が提供するビジネスチャットです。LINEの使いやすさを活かしつつ、掲示板やカレンダー、ファイル共有などビジネス向け機能も搭載し、強固なセキュリティで安心して利用できます。最大の特徴はLINEとの高い親和性で、一般向けLINEアプリと直接つながる唯一のビジネスチャットとして、取引先や顧客ともLINE感覚で安全にやり取りできます。無料プランは100人まで利用可能で、小規模組織でも手軽に導入でき、ライトやベーシックなど有料プランにより機能拡張も柔軟です。中小企業の利用が特に多いですが、大企業でも現場のスマホ活用として採用が進んでおり、幅広い規模の組織に適しています。特に現場スタッフがスマホで連絡を取り合う建設・小売・サービス業などでは導入が進んでいます。
コスト
月額450
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
115サービス中5
事業規模
中小企業 35
中堅企業 32
大企業 32
メリット・注意点
仕様・機能
Zoom Video Communications社が提供するWeb会議ツール Zoomは世界中で広く利用されるオンライン会議サービスで、直感的な操作性と安定した接続品質が特長です。高精細なビデオ・音声で最大1,000人規模の会議が可能で、バーチャル背景や投票機能、ブレイクアウトルームなど多彩な機能を搭載しています。無料プランでも100名まで参加でき、チャットや電話会議との連携、会議録画・文字起こしなど有料プランの機能も充実。導入しやすいことから、中小企業から多国籍企業まで幅広い規模の企業で利用されています。スマホアプリからも参加可能で、遠隔地や移動中でも簡単に会議にアクセスできます。また、Zoomは専用機器やヘッドセットに対応して高品質な音声会議を実現し、AIによるノイズ除去や背景ぼかしなど先進機能も導入されています。テレワークやオンライン授業での導入事例も多く、国内外の多種多様な組織で活用されています。
コスト
月額1,950
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
115サービス中6
事業規模
中小企業 41
中堅企業 33
大企業 25
メリット・注意点
仕様・機能
トラストバンクが提供する国内初の自治体専用ビジネスチャットです。地方公共団体(自治体)向けに開発されており、庁内の職員間だけでなく他の自治体職員や関係者とも安全にコミュニケーションできます。セキュアな行政専用ネットワーク(LGWAN)とインターネットの双方から利用可能で、職員は庁内のPCだけでなくスマートフォンからもアクセスでき、テキストメッセージやファイル、写真のやり取りをスムーズに行えます。職員の在宅勤務や他自治体との連携強化にも役立ち、災害対応など緊急時の情報共有にも威力を発揮します。提供開始から短期間で全国の自治体の約8割が導入しており、行政業務の効率化と迅速化に大きく貢献しています。自治体業務に特化した使いやすいUIと万全のセキュリティで、公的機関の安心できるコミュニケーション基盤として支持されています。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
115サービス中7
事業規模
中小企業 0
中堅企業 45
大企業 54
メリット・注意点
仕様・機能
Microsoftが提供する音声・ビデオ通話ツール。1対1の音声通話やビデオ会議、インスタントメッセージチャットを基本無料で利用でき、日本国内はもちろん国際通話も手軽に行えます。Skypeユーザー同士ならグループ通話(最大50名まで)にも対応。ファイル送信や画面共有機能も備え、マルチデバイス対応でWindowsやスマホから利用可能です。固定電話への通話も低料金で可能で、国内外の顧客や取引先とも柔軟にコミュニケーションできます。直感的なUIと安定した接続で初心者にも扱いやすく、個人利用はもちろん中小企業の定例会議にも適しています。プライベートからビジネスまで幅広いシーンで使われる定番ツールです。数分間の音声通話から長時間の会議まで、高音質でコミュニケーションを実現できます。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
115サービス中8
事業規模
中小企業 14
中堅企業 38
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
LINEは、日本国内で圧倒的なユーザー数を誇るメッセージングアプリをビジネスシーンに応用したコミュニケーション手段です。使い慣れたスタンプやUIがそのまま活用できるため、導入時の学習コストが低く、フリーランスや小規模事業者でもすぐに使い始められます。個人向けと同様に基本機能は無料で利用できる上、音声通話やビデオ通話、ファイル送受信などがスムーズに行えます。大企業向けにはセキュリティや管理機能を強化したLINE WORKSが用意されており、組織的なコミュニケーション基盤としての利用も可能です。社外とのやり取りにも抵抗がなく、多くの顧客やクライアントが日常的にLINEを使用しているため、連絡手段としての親和性が高い点も大きな強みとなっています。
コスト
要問合せ
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
115サービス中9
事業規模
中小企業 42
中堅企業 38
大企業 19
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
115サービス中10
事業規模
中小企業 11
中堅企業 66
大企業 22
メリット・注意点
仕様・機能

ビジネスチャットツールとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットツールとは、PCやスマートフォンを使って、組織内のメンバーや取引先とのメッセージや情報共有を行うツールです。 メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話、部署・プロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。 従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットツールは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。 特に近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしてだけでなく、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されており、企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)を支える重要なインフラとなっています。

メールでのやり取りの問題点

1

情報共有・やり取りが遅れる

メールでのやり取りは、返信を待つ時間が発生し、即時性に欠けます。例えば、急ぎの承認が必要な場面でも、相手の受信確認や返信待ちで業務が滞ることがあります。特に多忙な上司との連絡では、返信を得るまでに数時間から数日かかることも珍しくありません。

2

情報管理が難しい

プライベートチャットの多くは、企業向けの情報セキュリティ機能が不十分なため、機密情報の適切な管理が難しくなります。例えば、退職者のグループからの削除や、誤送信したメッセージの完全削除など、情報管理が不十分になりがちです。

3

スレッド管理が複雑化する

メールで複数人でやり取りする場合は、返信の分岐や話題の混在により、経緯の把握がしづらくなります。例えば、「Re:Re:Re:」と続く返信の中から、最新の結論を探し出すのには時間や労力がかかることもあるでしょう。また、CCの範囲によって、情報格差が生じやすい状況も生まれます。

4

プライベートとの境界が曖昧になる

業務連絡とプライベートな会話が混在し、適切な距離感を保つことが難しくなります。例えば、深夜や休日でも気軽にメッセージが送られてきたり、既読の確認により返信を強要されているような心理的プレッシャーが生じたりすることがあります。

5

フォーマルさによってコミュニケーション障壁を生む

メールは形式的な文面になりがちで、ちょっとした確認や相談がしづらい環境を作ります。例えば、「お疲れ様です」から始まる定型文を作成する手間から、簡単な質問でも躊躇してしまうことがあります。

6

アクセス権限の管理が難しい

プライベートチャットでは、組織階層に応じた適切な情報共有の制御ができません。例えば、プロジェクトメンバーの追加・削除の履歴管理や、特定の会話をする際の参加者の制限など、細かな権限設定ができないことが多いです。

7

システム連携が難しい

社内の他システム(スケジュール管理・タスク管理など)との連携ができず、業務の効率化が図れません。例えば、チャット内で決定した会議日程を自動的にカレンダーに反映させたり、タスクとして登録したりする機能が不足しています。

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ビジネスチャットツールの機能

ビジネスチャットツールには、メールやプライベートのチャットツールにはない機能が備わっています。ビジネスチャットツールの基本機能と、特定のツールに付属している機能を確認しておきましょう。

1

ビジネスチャットツールの基本機能

・メッセージ送信 テキストや画像、ファイルを簡単に送信できる ・グループチャット 複数人での会話が可能で、プロジェクトごとにチームを作成できる ・通知 新しいメッセージや重要情報をリアルタイムで知らせてくれる ・検索 過去のメッセージやファイルをキーワードで簡単に探し出せる ・プロフィール管理 ユーザーの情報や役職を登録し、他のメンバーと共有できる

2

特定のビジネスチャットツールに付属している機能

・ビデオ会議 音声と映像でリアルタイムに会話できる ・タスク管理 プロジェクトの進行を管理し、メンバーにタスクを割り当てられる ・ボット連携 自動応答を行うボットをチャット内で活用できる ・ファイルストレージ クラウド上にファイルを保存し、アクセスや共有を簡単に行える

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pros

ビジネスチャットツールの導入メリット

上記で紹介した機能を踏まえ、ビジネスチャットツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。

リアルタイムでコミュニケーションを図れる

メールと違い、即時的な情報共有や意見交換が簡単にできます。例えば、急な仕様変更の連絡や、会議前の資料確認など、スピーディーな対応が必要な場面で、スムーズにコミュニケーションが取れます。また、既読機能により、情報が確実に相手に届いているかも確認できます。

効率的に共同作業を行える

ビジネスチャットツールは、情報共有だけでなく、共同作業のプラットフォームとしても利用できます。例えば、ファイル共有やタスク管理機能を通じて、プロジェクトの進捗状況を把握し、タスクの割り振りや進捗確認を効率的に行えます。複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できる機能を活用することで、アイデアをすぐに反映し、迅速に成果物を作り上げることが可能です。

業務システムと連携できる

スケジュール管理やタスク管理など、他の業務システムと連携した効率的な運用が可能です。例えば、チャット上での決定事項を自動的にタスク化したり、会議の日程調整をスムーズに行ったりすることができます。

柔軟な働き方ができる

在宅勤務やモバイルワークなど、場所を問わずにスムーズに業務を進められます。通知設定の管理により、業務時間外の連絡を制御するなど、適切なワークライフバランスの維持も可能です。

cons

ビジネスチャットツールを導入する際の注意点

ビジネスチャットツールの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。

コミュニケーションルールを策定する

業務時間外の連絡や緊急度の表現方法など、チーム内で具体的な利用ルールを定める必要があります。例えば、重要な連絡は必ずメンションを付けることや、休日・夜間の連絡に関する指針などを明確にしておくことが重要です。また、既読後の適切な返信時間も、組織として基準を設けることをおすすめします。

トークグループの管理方法を決める

目的別のトークグループが乱立すると、かえって情報が分散し、必要な情報を見逃すリスクが高まります。類似した内容のトークグループが複数存在したり、使われなくなったトークグループが放置されたりする状況を防ぐために、トークグループの作成・整理のルールを定める必要があります。

セキュリティ設定を徹底する

外部との共有設定や、ファイルのアクセス権限など、情報セキュリティに関する設定を慎重に行う必要があります。特に取引先との共有チャンネルを作成する場合は、機密情報の取り扱いについて、明確なガイドラインを設ける必要があります。

既存ツールとの使い分けを明確にする

メールや社内システムなど、既存のコミュニケーションツールとの適切な使い分けを定める必要があります。例えば、社外との正式なやり取りはメールを使用し、社内の素早い情報共有にはチャットツールを活用するなど、状況に応じた使い分けのルールを明確にすることが重要です

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ビジネスチャットツールの料金相場

ビジネスチャットツールの料金は、一般的に1ユーザーあたり月額数百円から数千円程度です。また、機能や利用人数に応じて段階的に設定されています。小規模な組織であれば、無料プランでも基本的なコミュニケーション機能は十分に活用できますが、メッセージ履歴の保存期間や利用できる機能に制限があります。大規模な組織での本格導入や、高度なセキュリティ機能が必要な場合は、有料プランの検討が必要です。

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ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。それぞれの項目を詳しく説明します。

1

企業規模

従業員数やチーム構成に応じた適切なプランを選択する必要があります。小規模組織であれば無料プランの利用も検討できますが、大規模組織では履歴保存期間やユーザー管理機能が充実した有料プランが適しています。

2

業種・勤務形態

業務形態や従業員構成に応じて、必要な機能が大きく異なります。例えば、小売業や飲食業などの店舗スタッフが中心の業種では、スマートフォンでの操作性が重視され、パート・アルバイトが多い職場では、従業員の権限管理機能が重要になります。また、取引先や外注先との協業が多い業種では、ゲストアカウントの発行機能や、外部ユーザーとの安全な情報共有機能が必須となります。

3

チャットの階層表示

複数のチャットルームを階層表示できる機能があると、情報を整理整頓しやすく、情報の見落としや混乱を防げます。プロジェクトごとに異なるチャットルームを作成し、階層的に管理を行えるツールもあります。

4

ワークスペースの切り替え

ワークスペースごとにページを区分けすることで、異なるプロジェクトやチームの情報を混同せずに管理できます。ワークスペースの切り替え機能によって、誤送信を防ぐ効果もあります。特に、複数のプロジェクトを同時に進行する企業にとって有効です。

5

トーク内容のモニタリング

管理者がすべてのトーク内容をモニタリングできると、セキュリティやコンプライアンスの遵守に役立ちます。管理者が自分が所属していないグループチャットやDMもモニタリングできる機能を提供しているツールもあります。

6

連携可能なサービス

自社で利用している勤怠管理やワークフロー、Web会議などのサービスと連携できるかを確認しましょう。多くの外部サービスと連携できると、あらゆる場面で業務の効率化を図れます。

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ビジネスチャットツール選びに迷った場合は?

ビジネスチャットツールを導入することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、業務効率化につながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、ビジネスチャットツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なビジネスチャットツールを選ぶためにぜひご利用ください。

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