スマホ対応の請求書受領サービスとは？
更新：2024年10月04日
請求書受領サービスは、請求書の受け取りや仕分け、保管、支払い処理などを効率化するサービスです。従来人手で行なっていた作業をシステム化することで、業務の効率化や保管スペースの削減、紛失リスクの低減などにつながります。 スマホ対応の請求書受領サービスでは、これらの機能をスマートフォンで利用できるようになっています。外出先でも請求書のデータ化や承認が可能となり、経理担当者の作業場所や時間の制約を軽減します。また、紙の請求書をスマホのカメラで撮影してデータ化するなど、より柔軟に運用できます。
スマホ対応の請求書受領サービスの機能
スマホ対応の請求書受領サービスには、請求書の受領作業の効率化を実現するさまざまな機能が実装されています。この段落では、スマホならではの特徴を活かした代表的な機能を説明します。
1
請求書スキャン・取り込み
紙の請求書をデータ化し、システムに取り込みます。スマホのカメラで請求書を撮影するだけで、その場でデータ化できます。また、OCR機能により請求書の内容を自動で読み取ります。
2
請求書承認
請求書承認は、承認ワークフローに従って請求書の承認処理を行う機能です。スマホから承認者が請求書の内容を確認し、承認や差し戻しの操作を行えます。
3
支払い予定管理
支払い予定管理は、請求書の支払い期日や支払い金額を管理する機能です。スマホから支払い予定を確認でき、期日が近づくとプッシュ通知で知らせてくれます。
4
データ保管・検索
データ化された請求書を保管し、必要に応じて検索・参照できます。スマホからいつでも過去の請求書を検索でき、取引先との金額の確認や監査対応に活用できます。また、電子帳簿保存法に対応した形式でデータを保管できます。
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スマホ対応の請求書受領サービスを導入するメリット
スマホ対応の請求書受領サービスを導入することで、経理業務の効率化や働き方改革を実現できます。ここでは、スマホ対応の請求書受領サービスの主要な導入メリットを解説します。
時間や場所を選ばずに請求書を確認できる
スマホ対応の請求書受領サービスでは、外出先や在宅勤務中でも、スマホがあれば請求書の確認を行えます。急ぎの支払い確認依頼にも素早く対応できるため、業務の遅延を防げます。
保管スペースを削減できる
スマホ対応の請求書受領サービスを導入すれば、紙の請求書を保管するためのキャビネットや書類棚が不要になります。請求書がデジタルデータとして保存されるため、事務所スペースを有効活用できます。自然災害による書類の破損や紛失のリスクも軽減されます。
承認フローがスピードアップする
スマホ対応の請求書受領サービスを活用すれば、複数の承認者がいる場合でも、リアルタイムで請求書を共有・確認できます。承認者が不在の際も、スマホから即座に確認できるため、支払い遅延を防止できます。一連の承認作業がシステム化されることで、処理時間が大幅に短縮されます。
スマホ対応の請求書受領サービスの導入が向いていない企業
請求書のデータ化に踏み切る前に、自社の業務特性や規模を見極めましょう。スマホ対応の請求書受領サービスが必ずしもベストな選択とは限らない企業の特徴を紹介します。
請求書の受領件数が多い企業
月間数百件以上の請求書を受領する企業では、スマホで1件ずつ撮影・登録する作業が大きな負担となります。複合機のスキャナーを使用した一括読み取りや、専用のOCRスキャナーでの処理の方が効率的です。また、大量の請求書をまとめて処理する場合は、PCの大画面で確認作業を行う方が正確です。
請求書フォーマットが特殊な企業
建設業界における出来高報告書付きの請求書や、医療機器業界における厳格な規格に準拠した請求書など、標準化が難しい独自フォーマットを使用している場合は注意が必要です。このようなケースでは、スマホアプリでの読み取りが正確に行えない、または追加開発が必要となり、コストが膨らむ可能性があります。業界特有の複雑な請求書処理には、専用システムの方が適している場合があります。
セキュリティ要件が極めて厳格な企業
金融機関や防衛関連企業など、高度なセキュリティ要件が求められる業界では、スマホを使用した請求書の撮影や送信が社内規定に抵触する可能性があります。社外でのデータ送信や個人所有端末の業務利用を制限している企業では、従来型の請求書処理や、専用端末を使用したシステムの方が適切です。社内のセキュリティポリシーとの整合性を慎重に検討する必要があります。
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スマホ対応の請求書受領サービスの選び方
スマホ対応の請求書受領サービスを選ぶ際は、利用シーンやセキュリティ、操作性など、さまざまな観点からの検討が必要です。以下では、導入を検討する際の重要なポイントを解説します。
1
他システムとの連携
スマホ対応の請求書受領サービスは、会計システムを中心とした、既存のシステムとスムーズに連携できることが重要です。また、データの連携方法も、手動での吐き出し・取り込みで十分なのか、自動連携が必要なのかを確認しましょう。
2
スマホでの使いやすさ
スマホ対応の請求書受領サービスは、画面が小さいスマホでも快適に操作できる設計になっているかがポイントです。一般的なスマホアプリのように直感的な操作が可能で、ボタンやテキストのサイズが適切な製品を選びましょう。スワイプやタップなどのスマホならではの操作に対応していると便利です。
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