建設、不動産業界では、複数の工事案件が同時進行することが一般的です。各案件には異なる協力会社や資材業者が関わるため、届いた請求書をどの案件に紐づけるかの判断が必要になります。請求書の記載内容から案件を特定し、適切に振り分ける作業は経理担当者の大きな負担となっています。案件番号の記載漏れや表記のばらつきがあると、さらに確認作業が増えてしまいます。

建設、不動産業界では、大手ゼネコンから個人事業主まで、規模や業態がさまざまな取引先と取引を行います。取引先ごとに請求書のフォーマットが異なるため、受領した請求書からデータを読み取る作業が複雑になります。手書きの請求書を送ってくる小規模事業者も多く、文字の読み取りに時間がかかることもあります。フォーマットの統一を依頼しても、取引先の事情により対応が難しいケースが少なくありません。

建設工事では、着手金、中間金、完成金といった複数回に分けた支払いが発生します。工事の進捗状況に応じて請求書が届くため、どの段階の請求かを正確に把握する必要があります。工期が長期にわたる案件では、請求のタイミングが数か月後になることもあり、過去の支払い状況との照合が欠かせません。請求時期を間違えると、資金繰りに影響が出たり、取引先との信頼関係が損なわれたりするリスがあります。

建設、不動産業界では、現場の責任者が工事の進捗や発注内容を把握している一方、請求書は本社の経理部門に直接届くことが多くなっています。現場で確認すべき内容が本社に共有されていないと、請求内容の妥当性を判断できません。実際に、追加工事の請求書が届いても、現場への確認に時間がかかり、支払い処理が遅れることがあります。現場と本社の情報共有が不十分だと、請求書の承認フローが滞ってしまいます。

建設、不動産業界向けの請求書受領サービスは、工事案件ごとに請求書を自動で振り分ける機能を備えています。請求書に記載された案件番号や取引先情報を読み取り、該当する工事案件に自動で紐づけることができます。1つの案件に関連する請求書をまとめて確認できるため、工事原価の把握が容易になります。複数案件を同時進行している場合でも、案件ごとの支払い状況を一目で確認できる仕組みになっています。

建設、不動産業界では、取引先の規模や業態に応じて多様な請求書フォーマットが存在します。業界向けの請求書受領サービスは、さまざまなフォーマットの請求書からデータを正確に読み取る技術を持っています。手書きの請求書や、独自フォーマットの請求書にも対応できる柔軟性があります。読み取ったデータは自動で入力されるため、担当者が1件ずつ手入力する手間が省けます。

建設、不動産業界向けのサービスは、工事の進捗段階に応じた請求管理に対応しています。着手金、中間金、完成金といった支払い区分を設定でき、どの段階の請求かを明確に記録できます。工事管理システムと連携することで、出来高に応じた請求かどうかを確認しながら処理を進められます。工期が長期にわたる案件でも、過去の請求履歴を参照しながら適切なタイミングで処理できる仕組みになっています。

まず、取引先から郵送で届く紙の請求書をスキャンしてデータ化するタイプがあります。届いた請求書を専用のスキャナーで読み取り、文字認識技術によって請求金額や取引先名などの情報を自動でデータ化します。建設、不動産業界では小規模な協力会社も多く、紙の請求書を使い続ける取引先が多いため、このタイプは広く利用されています。スキャン作業は自社で行う場合と、サービス提供会社に郵送して代行してもらう場合があります。

次に、取引先が発行した電子請求書を専用のシステムで直接受け取るタイプがあります。取引先がシステムに請求書データをアップロードすると、自動で受領して自社のシステムに取り込まれます。データとして受け取るため、入力作業が不要になり、処理の効率化が進みます。ただし、取引先にも同じシステムの利用や対応が必要になるため、協力会社の理解と協力が欠かせません。

さらに、紙の請求書と電子請求書の両方に対応できる複合タイプも提供されています。取引先の状況に応じて受領方法を使い分けられるため、すべての取引先に対応できる柔軟性があります。電子化に対応できる取引先からは電子請求書を受け取り、対応が難しい取引先からは紙の請求書を受け取ってデータ化するという使い方ができます。建設、不動産業界のように取引先の規模や業態が多様な場合に適したタイプです。

請求書受領サービスを一度にすべての案件や部門に導入するのではなく、段階的に進めることが成功のコツです。まずは特定の工事案件や部門で試験的に導入し、運用上の課題を洗い出してから全社展開する方法が効果的です。一例として、本社の経理部門から導入を始め、運用に慣れてから現場の責任者にも利用を広げるという進め方があります。段階的に進めることで、トラブルを最小限に抑えながら導入できます。

請求書受領サービスの導入を成功させるには、取引先の理解と協力が欠かせません。電子請求書への切り替えを依頼する場合は、事前に取引先に説明し、メリットを伝えることが大切です。具体的には、電子化によって請求書の処理が早くなり、支払いがスムーズになることを伝えると、協力を得やすくなります。取引先の状況に応じて、紙の請求書も受け付けられる体制を残しておくことも重要です。

請求書受領サービスを導入する際は、誰がどの作業を担当し、どのタイミングで承認するかといった運用ルールを明確にしておく必要があります。ルールが曖昧だと、承認が滞ったり、確認漏れが発生したりするリスクがあります。実際に、案件ごとに承認者を決めておき、責任の所在を明確にすることで、スムーズな運用が可能になります。運用ルールをマニュアル化し、全員が参照できるようにしておくことも効果的です。

請求書受領サービスを導入した後は、定期的に効果を測定し、改善を続けることが成功につながります。処理時間がどれだけ短縮されたか、ミスがどれだけ減ったかといった指標を確認してください。たとえば、導入前と比較して請求書処理にかかる時間を計測し、効果を可視化すると、社内の理解も深まります。課題が見つかれば、運用ルールを見直したり、設定を変更したりして改善を図ることが大切です。

請求書受領サービスを導入する際、初期設定の支援を受けられるサポートがあります。自社の業務フローに合わせた承認ルートの設定や、案件情報の登録などを専門スタッフがサポートしてくれます。建設、不動産業界特有の業務に詳しいスタッフが対応することで、適切な設定ができます。一例として、工事案件ごとの請求書振り分けルールを設定する際に、具体的な設定方法をアドバイスしてもらえます。

請求書受領サービスを利用する社員向けに、操作方法のトレーニングを提供するサポートがあります。実際の画面を使いながら、請求書の登録方法や承認方法を学べる研修を受けられます。トレーニング後も参照できるマニュアルや操作ガイドも提供されるため、疑問が生じたときにすぐに確認できます。具体的には、現場の責任者向けにスマートフォンでの承認方法を説明する研修などが用意されています。

サービスの利用中に疑問やトラブルが発生した際に、問い合わせに対応してもらえるサポートがあります。電話やメール、チャットなどの方法で質問でき、迅速に回答を得られます。システムの不具合が発生した場合も、原因を調査して解決策を提示してくれます。実際に、請求書のデータが正しく読み取れない場合に、原因を特定して対処方法を教えてもらえます。

電子帳簿保存法などの法律が改正された際に、サービス側でシステムをアップデートして対応してくれるサポートがあります。利用者側で特別な対応をしなくても、常に法律の要件を満たした状態でサービスを利用できます。法改正の内容や、必要な対応について説明を受けられることもあります。たとえば、新しい保存要件が追加された場合に、どのような設定変更が必要かを案内してもらえます。

AIエージェント導入で、承認フローも自動化が進む。HighRadiusによれば、請求書金額やプロジェクトコード、担当者負荷をAIが判断し、適切な承認ルートに振り分けたり、承認者へのリマインダー送付や代理承認も実行する。これにより上長承認などの処理が迅速化される。

AIエージェントは支払条件や資金状況を踏まえて最適な支払タイミングを自動提案し、早期割引や流動性維持に貢献します。また、異常検知エージェントが重複・偽造請求書を発見して不正リスクを低減し、監査ログでコンプライアンスも強化します。

海外ではAIエージェント導入による実績例が増えている。SS&CではLLM/NLP導入で90%以上の手作業削減を実現。DeloitteのAIワークフローでは受領から承認・支払まで一連処理が可能になっており、処理速度・精度が飛躍的に向上している。

日本でも請求書自動化の動きが始まっている。マネーフォワードのクラウド債務支払ではメール受領請求書をAI OCRで読み込み、支払条件等を自動解析する機能がある。建設・不動産でも同種のツール活用が進んでいる。