教育、学習支援向けの請求書受領サービス

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請求書受領サービスの請求書の受け取り方法は、以下の2つパターンがあります。 **受領代行** 運営会社が紙で届く請求書の受取とデータ化を代行してくれます。教育機関では多くの請求書が発生するため、受領代行サービスを利用することで、教職員の負担を軽減できます。受領代行に対応しているサービスの中には、請求書の原本の保管することができるものがあり、インボイス制度の7年間の保存義務を満たすための書類の保管スペース確保もできます。このサービスを利用する場合は、サービスの継続性が特に重要なため、信用力が高く、実績のある運営会社を選ぶことをおすすめします。 **取引先がアップロード** 請求書のデータを取引先にアップロードしてもらうことで、回収する方法です。取引先に協力する必要があるため、調整コストがかかる可能性があります。また、別途届いてしまった請求書は、自社でアップロードする必要がある点も注意が必要です。

請求書のデータ化方法は、「OCRのみ」と「OCRと人力チェック」の2種類があります。教育機関においては、スピードと正確性のバランスが重要です。OCRのみは、データ化の速度が早く、締め日のぎりぎりに届いた請求書も素早く処理できます。人力でのチェックがある場合は、人のチェックが入るため正確にデータが入力されるメリットがあります。また、OCRで読み取れない書式や文字もデータ化できるメリットもあります。スピード重視と精度重視でそれぞれ一長一短です。

請求書受領サービスの中には、FBデータを作成できるものがあります。FBデータとは銀行に振込み依頼をするためのテキストデータです。教育機関でも、多くの取引先との振込業務が発生するため、請求書受領ソフトで出力したFBデータをインターネットバンキングにアップロードすることで、振込依頼が完了するため、スムーズに支払うことができます。取引先が多く、振込業務が煩雑に感じている場合はFBデータの作成に対応した製品を選びましょう。