Web会議システムとは?
Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。業種に応じた機能や特性が求められるため、選定には注意が必要です。例えば、金融業界や医療業界では高いセキュリティが求められる一方、クリエイティブ業界ではコラボレーション機能が重視されることが多いです。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムは、Web会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。業種によっては、こうした高品質なシステムが必要とされる場合もありますので、自社の業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。
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Web会議システムとは?
更新:2024年12月10日
Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。業種に応じた機能や特性が求められるため、選定には注意が必要です。例えば、金融業界や医療業界では高いセキュリティが求められる一方、クリエイティブ業界ではコラボレーション機能が重視されることが多いです。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムは、Web会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。業種によっては、こうした高品質なシステムが必要とされる場合もありますので、自社の業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。
導入メリット
場所の制約がなくなる
Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため、移動時間や交通費の節約につながります。例えば、コンサルティング業界ではクライアントとの頻繁なやり取りが必要なため、Web会議システムの導入によりリモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上が期待できます。
映像でコミュニケーションできる
Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。例えば、教育業界では学生との対話や、医療業界ではオンライン診療など、図や資料を共有しながら話したり、表情、仕草などの非言語的コミュニケーションを行うことができます。業種ごとに求められるコミュニケーションの質に応じて、最適なシステムを選ぶことが重要です。
導入注意点
記録を残しにくい
Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。特に法務や金融業界では、会議内容の記録を厳密に管理する必要があるため、レコーディング機能を備えていない場合は、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。レコーディング機能を備えている場合でも、重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。
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Web会議システムの選び方
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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ
Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。業種ごとに求められる機能が異なるため、自社の業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。 **Web面接特化** Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。例えば、人材派遣業界では面接の日程調整、事前質問の設定、面接評価、候補者のデータ取り込みなど、採用のための機能を備えています。 **セミナー、動画配信特化** ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。教育業界やマーケティング業界では、ウェビナー管理ツールも目的ごとで選び型が異なり、セールス向け、広報向け、社内向けなどの用途の製品があります。 **取引先との商談特化** オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。商談相手の招待、日程調整、トークスクリプトの表示、商談の履歴管理などの機能を備えています。特に製造業やIT業界での導入が進んでいます。 **株主総会特化** バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。金融業界や大企業において、ツールのワークフローに従って進めると、株主総会の準備、開催、開催後の記録などの株主総会の運営を円滑に行うことができます。
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認知度で選ぶ
Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。特に、製造業やサービス業など、多くの外部関係者と関わる業種では、認知度が高い製品を選ぶことで、多くの人の使用経験があり、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。参加可能な人数の上限は以下の通りです。自社の業務内容や会議の規模に応じて、必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。 10人以下 100人以下 1000人未満 1000人以上 例えば、小規模なスタートアップや専門性の高いBtoB企業では10人以下の会議システムで十分な場合がありますが、大規模な教育機関や多国籍企業では1000人以上が参加できるシステムが必要となることがあります。
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便利なWeb会議の機能で選ぶ
Web会議システムを選ぶ上で、業種ごとに求められる便利で需要の高い機能は以下です。 自動文字起こし:特に法務や医療業界では、正確な記録が求められるため。 自動翻訳:多国籍企業やグローバルな取引を行う企業では必須。 バーチャル背景:在宅勤務が多い業種やクリエイティブ業界で重宝。 ファイルの共同編集:IT業界やコンサルティング業界でのプロジェクト管理に役立つ。 会議外でのチャット:教育業界やチームワークが重要な業界で有用。 会議室へのパスコード設定:高いセキュリティが求められる金融業界や医療業界で必須。 業種ごとに必要とされる機能を見極めた上で、最適なWeb会議システムを選定することが重要です
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