営業担当者が顧客先で契約書や注文書を受け取った際、スマートフォンのカメラで撮影してその場でデータ化できます。オフィスに戻る前に本社へ情報を送信できるため、事務処理のスピードが向上します。移動時間を有効活用でき、紙の書類を持ち歩く必要もなくなります。名刺交換の場面でも、受け取った名刺をすぐにデータ化して顧客管理システムに登録できます。

建設現場や工場などで作業報告書や点検記録を紙で管理している企業に適しています。作業員がスマートフォンで現場の書類を撮影すれば、事務所に戻らずにデータを送信できます。重い書類ファイルを現場と事務所の間で運ぶ手間が省けます。点検結果や作業完了報告をリアルタイムで共有できるため、管理者は現場の状況を素早く把握できます。

従業員が出張や接待で発生した領収書をスマートフォンで撮影し、経費精算システムに直接送信できます。領収書を紛失するリスクが減り、月末にまとめて処理する手間も軽減されます。経理担当者も紙の領収書を1枚ずつ確認する作業から解放されます。タクシーやレストランで受け取った領収書を、移動中にデータ化して申請まで完了させられます。

小売店や飲食店で毎日発生する納品書や伝票をスマートフォンで撮影してデータ化できます。店舗スタッフがバックヤードでパソコンを操作する時間を削減し、接客に集中できます。複数店舗を展開している場合、各店舗からスマートフォンで送信されたデータを本部で一元管理できます。棚卸の際も、在庫リストをその場でデータ化して管理システムに反映させられます。

スマートフォンにアプリをインストールして使うタイプです。アプリを起動してカメラで撮影するだけで文字認識が始まるため、操作が直感的で簡単です。オフラインでも動作するアプリであれば、電波が届かない場所でもデータ化作業を進められます。撮影した画像や認識結果をスマートフォン内に保存できるため、後から内容を確認したり修正したりできます。プッシュ通知機能を使えば、処理完了やエラー発生を素早く知ることができます。

スマートフォンのブラウザからアクセスして使うタイプです。アプリをインストールする必要がないため、スマートフォンの容量を気にせず利用できます。会社が提供するシステムにログインして使う形式が多く、セキュリティ管理がしやすいという特徴があります。ただし、インターネット接続が必須となるため、電波状況によっては処理速度が遅くなることがあります。複数の端末から同じアカウントでアクセスできるため、スマートフォンとタブレットを使い分けることも可能です。

スマートフォン上で文字認識からデータ保存まで完結するタイプです。個人で使う場合や、小規模な業務での利用に適しています。認識したデータをテキストファイルやPDFとして保存し、メールやチャットで共有できます。したがって、既存の業務システムがない企業でもすぐに導入できます。設定や管理が簡単で、専門的な知識がなくても使い始められます。

社内の業務システムや他のアプリと連携して使うタイプです。スマートフォンで撮影してデータ化した情報を、自動的に経費精算システムや顧客管理システムに送信します。それゆえ、手動でデータを転記する手間が省け、入力ミスも防げます。会計ソフトや在庫管理システムとの連携により、業務全体の流れがスムーズになります。複数のシステムをまたいだ情報共有が可能になり、業務の見える化が進みます。

撮影と同時に文字認識が始まり、すぐに結果が表示されるタイプです。スマートフォンのカメラをかざすだけで文字が読み取られるため、大量の書類を連続して処理する場合に便利です。認識結果をその場で確認できるため、読み取りミスがあればすぐに撮り直せます。加えて、処理待ち時間が短いため、業務の停滞を防げます。店舗での在庫確認や現場での点検作業など、スピードが求められる場面で力を発揮します。

OCRとAIを組み合わせることで、読み取ったデータに基づく自動処理（AIエージェント的な振る舞い）が現実になりつつあります。例えば名刺を撮影すれば自動で連絡先を登録したり、請求書をスキャンすると支払い期限や金額を認識して経理システムに入力するといった連携も可能です。実際、手書きメモOCRアプリでは予定やToDoリストへの変換・カレンダー同期を自動化する機能が実装されています。こうしたAIエージェントにより、単なる文字起こしを超えた業務フロー全体の効率化が期待できます。