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OCRソフトとは?

更新:2024年10月30日

OCR(Optical Character Recognition、光学文字認識)は、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。特に「OCRソフト 手書き」を検討している方は、手書きのメモや書類をデジタル化する際に役立つ情報を求めているかと思います。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。これにより、手書きのメモや手続き書類などを効率的にデジタル化し、インプット工数の低減が期待できます。

pros

導入メリット

紙、画像のテキストデータ化

OCRソフトを使用すると、紙や画像などをスキャンしてテキストデータに変換できます。特に手書き文書の場合、デジタル化は手作業での入力を大幅に削減し、データの検索性や取り回しを向上させます。手書き文字の認識精度が高いソフトを選ぶことが、効率化の鍵となります。

手入力の削減

OCRソフトを利用すると、手書き文字のデジタル化においても手作業での入力に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。特に、大量の手書き文書を処理する場合に効果的で、作業効率が飛躍的に向上します。一部の製品では手書き文字の認識精度を補完するため、データの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。

cons

導入注意点

読み取りできる書類

OCRソフトは、一般的なフォントで書かれた文字の認識精度が高い傾向にありますが、手書き文字の認識精度には差があります。特に崩れた手書き文字や個人差のある筆跡を読み取る際は、精度にばらつきが生じることがあります。手書き文書のデータ化を主に考えている場合、事前にトライアルで認識精度を確認することが重要です。

初期設定

汎用的なOCRソフトでは、手書き文書に対応した読み取り領域の設定や項目の事前設定が必要です。手書き文字を含む多様な書類を読み取る場合は、システム設定に先駆けて読み込みたい書類をリストアップしておきましょう。手書き文字の認識に強い製品もあり、それらを比較検討することが重要です。

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OCRソフトの選び方

OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ

OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、手書き文字の読み取りに特化した他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。これらの製品は手書き文字を含むレシート、領収書、請求書の読み取りに強く、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類の手書き文書をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。

2

データ化する書類の種類で選ぶ

手書き文字を主にデータ化する場合、対応できる書類の広さが製品によって異なります。特に手書きのメモや手続き書類など、非定型の書類の認識精度が重要です。読み取りたい書類に合わせて対応している製品の機能要件を調べましょう。

3

OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ

手書き文字の認識精度が不安な場合、OCRソフトの範囲内で、手書き文書の確認や修正を代行するサービスを提供している製品を選びましょう。個人情報や財務情報を含む手書き書類をデータ化する場合は、データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えたうえで、導入を検討しましょう。

4

読み取りデータの編集機能で選ぶ

OCRソフトの中には、手書き文字を含むデータの中から特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。除去、補正できるものは以下です。手書き文書に応じて対応している製品を選びましょう。 ・背景補正:手書き文字の背後にあるノイズを識別し、文字のみを抽出できます。 ・訂正箇所の読み飛ばし:手書きの訂正箇所を識別し、読み飛ばしてデータを抽出できます。 ・印影の除去:手書きの捺印箇所を識別し、印影を除去してからデータ化できます。 ・傾きや歪みの補正:手書き文字の歪みや傾きを補正できます

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