PDF読み取り機能対応のOCRソフト(シェア上位)
OCRソフトとは?
更新:2024年10月30日
OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」の略で紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。特にPDF読み取り機能に関しては、契約書や技術文書のような多くの企業文書がPDF形式で保存されているため、その重要性が増しています。PDFファイルからテキストを抽出することで、文書の検索性が向上し、業務効率が飛躍的に向上します。
導入メリット
紙、画像のテキストデータ化
OCRソフトは、紙や画像などをスキャンして、テキストデータにすることができますが、特にPDF読み取り機能を備えたOCRソフトは、PDFファイルから直接テキストデータを抽出することができます。これにより、PDF文書を編集可能な形式に変換し、必要な情報を迅速に抽出することができます。PDF形式で保存された契約書や技術文書の処理が格段に簡単になります。
手入力の削減
OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。特にPDF読み取り機能を搭載したOCRソフトは、PDF文書からのデータ抽出が迅速に行われるため、手入力の手間が大幅に減少します。また、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。
導入注意点
読み取りできる書類
OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られる一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高い傾向にあります。しかし、PDF文書の内容によっては、複雑なレイアウトや手書き文字が含まれる場合があります。PDF読み取り機能を持つOCRソフトを選ぶ際には、こうした特殊なケースにも対応できるかどうかを確認することが重要です。事前のトライアルで認識精度を確認しましょう。
初期設定
汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取る領域の設定や、読み取り領域の項目を事前設定する必要があります。PDF文書の場合も同様で、特定の情報を抽出するための設定が必要です。多様なPDF書類を読み取る場合は、システム設定に先駆けて読み込ませたい書類をリストアップしておきましょう。中には、特定のPDF文書に特化したOCR機能を持つ製品もあるため、それらも併せて比較することが重要です。
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OCRソフトの選び方
OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ
OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。これらのカテゴリはPDF形式のレシート、領収書、請求書の読み取りに特化しており、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類のPDF書類をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。一方、特定の種類のPDF書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選択すべきです。FitgapのOCRソフト診断であれば、OCRソフトとOCR機能をもつ他カテゴリ製品を全て比較することができます。
2
データ化する書類の種類で選ぶ
OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なります。特にPDF読み取り機能を重視する場合、定形書類、非定型書類、ICチップや写真が書かれた本人確認書類など、読み取りたいPDF書類の種類に応じて対応している製品の機能要件を調べましょう。
3
OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ
OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。これらのサービスは、次の業務をカバーしています。 ・スキャン代行 ・データの確認及び修正代行 ・書類のデータ化全般 リソースが限られている場合、これらの代行サービスを提供する製品を選びましょう。特にPDF形式の個人情報や財務情報を含む書類のデータ化を代行してもらう場合は、特に注意が必要です。データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えたうえで、導入を検討しましょう。
4
読み取りデータの編集機能で選ぶ
OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から、特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。特にPDF読み取り機能を持つOCRソフトは、複雑なPDF文書のデータ抽出後の編集機能が重要です。除去、補正できるものは以下です。データ化した書類に応じて対応している製品を選びましょう。 ・背景補正 文字の背後にあるグレー塗りや粗いドットなどのノイズを識別して、文字のみを抽出することができます。 ・訂正箇所のよみ飛ばし 取り消し線、訂正印、ぬり潰しなどの訂正箇所を識別して、読み飛ばしてデータを抽出することができます。 ・印影の除去 捺印箇所を識別して、印影を除去してからデータ化することができます。 ・傾きや歪みの補正 FAXや画像ファイルの文字の歪みや傾きを補正することができます
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