製造業向けのグループウェア(シェア上位)
製造業向けのグループウェアとは?
更新:2024年08月06日
グループウェアは、製造業におけるスケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。製造業の現場では、複数の部門が連携して作業を進める必要があり、リアルタイムでの情報共有が求められます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、製造業に特有の複雑な業務プロセスをサポートします。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
製造業においては、グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に生産ラインの変更やメンテナンス情報など、迅速な共有が必要な情報をリアルタイムで伝達することができます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
製造業では、設計、製造、品質管理、物流など、多岐にわたる部門が協力して業務を進めます。グループウェアは、これらの業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。これにより、生産効率の向上やコスト削減が期待できます。
情報セキュリティの強化
製造業では、機密情報や製品の設計図、技術情報などの取り扱いが重要です。グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。これにより、必要な人にだけ情報を使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御でき、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
製造業では、大量の書類や資料が発生します。グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できるだけでなく、最新の情報にアクセスしやすくなります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
製造業では、既存の生産管理システムや品質管理システムなど、多くのシステムが稼働しています。グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
製造業では、多くのシステムが連携して動作しています。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用している生産管理システムやERPシステムとの連携に対応できることを確認しましょう。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。特に製造業では、競争力の源泉である技術情報の流出は致命的です。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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製造業向けのグループウェアの選び方
製造業向けのグループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。製造業では、特に生産スケジュール管理や品質管理の機能が重要です。グループウェアに必要な機能を事前に整理し、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
製造業では、サプライチェーン全体での情報共有が求められます。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特に取引先やサプライヤーとのデータ共有が必要な場合、これらの機能が重要です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。
・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、製造現場や複数の工場間での会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。特に製造現場では、迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットとの連携は非常に有用です。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。特に製造業の現場では、時間の節約と効率化に大きく貢献します。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。製造業では、工場ごとや生産ラインごとに異なる権限が必要になることが多いため、権限管理は細かく設定できる製品を選ぶことが重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。
5
モバイル対応状況から選ぶ
製造業の現場では、従業員が常にデスクにいるわけではありません。そのため、モバイル対応が充実しているグループウェアを選ぶことが求められます。スマートフォンやタブレットからアクセスできる製品であれば、現場での情報共有やコミュニケーションが迅速に行えるため、生産性の向上に寄与します。特に、通知機能やタスク管理機能がモバイルでも利用しやすい製品を選ぶとよいでしょう。
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