グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。製造業では、特に生産スケジュール管理や品質管理の機能が重要です。グループウェアに必要な機能を事前に整理し、選定に望みましょう。

製造業では、サプライチェーン全体での情報共有が求められます。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特に取引先やサプライヤーとのデータ共有が必要な場合、これらの機能が重要です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。

・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、製造現場や複数の工場間での会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。

・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。特に製造現場では、迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットとの連携は非常に有用です。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。

・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。特に製造業の現場では、時間の節約と効率化に大きく貢献します。

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。製造業では、工場ごとや生産ラインごとに異なる権限が必要になることが多いため、権限管理は細かく設定できる製品を選ぶことが重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。