クラウド型のグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。クラウドベースのグループウェアは、インターネットを通じてアクセスできるため、場所やデバイスに依存せずに利用できます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、クラウドグループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
クラウドベースのグループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。クラウドによりリアルタイムでの情報更新が可能となり、チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
クラウドグループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。クラウド環境での一元化は、物理的な制約を受けずにどこからでもアクセスできる利便性があり、リモートワークとの親和性が高いです。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
クラウドベースのグループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、クラウドサービス提供者による高度なセキュリティ対策が施されており、データのバックアップや災害対策も充実しています。これにより、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
クラウドグループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。クラウド上でのファイル共有は、バージョン管理やアクセス制限も容易に行えるため、効率的な業務連絡が可能です。
導入注意点
他の製品との機能の重複
クラウド型グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。クラウド環境でのAPI連携やデータ同期の対応状況を確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
クラウド型グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。特にクラウドサービスの場合、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。また、クラウドサービス提供者の信頼性や契約条件も重要なポイントです。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
クラウドグループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
クラウド型グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。クラウド環境により、より柔軟な情報共有が可能となる点を考慮し、社外関係者と共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
クラウドグループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 クラウドグループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。クラウド環境での連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 クラウドグループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。クラウド環境での連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 クラウドグループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
クラウド型グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。クラウド環境においては、アクセスログの記録や多要素認証など、セキュリティ強化策も確認する必要があります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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