グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。特に日報機能は、個々の業務の進捗状況を簡単に共有できるため、管理職やプロジェクトマネージャーにとって非常に有用です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアの日報機能を利用することで、社員が日々の業務内容や成果を簡単に記録し、全社に向けて共有することができます。日報は、個々の業務の透明性を高め、チーム全体の進捗状況を把握するのに役立ちます。さらに、日報の内容をデータベース化することで、過去の業務履歴やナレッジを蓄積し、後から参照することも容易になります。
ワークスペースの一元化
日報機能を含むグループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にするための多くの機能を1つのツールにまとめています。これにより、日報の作成や管理を他のツールと併用する必要がなくなり、効率的に運用できます。また、日報を含む様々な機能が1つのプラットフォームに統合されているため、管理者も複数のアカウントを管理する手間が省けます。
情報セキュリティの強化
日報機能を含むグループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。これにより、日報内容の編集や閲覧を必要な人だけに制限することができ、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できます。特に機密性の高いプロジェクトにおいては、日報のセキュリティが強化されることで安心して利用できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアの日報機能を利用することで、紙ベースの日報をデジタル化し、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できるだけでなく、日報の検索や参照も容易になります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
日報機能を含むグループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。例えば、既に専用の日報管理ツールを使用している場合、それをグループウェアに統合することで効率化が図れるかどうかを確認する必要があります。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に日報機能を他のプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと連携させる場合、その連携がスムーズに行えるかを確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
日報機能を含むグループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特に日報機能は、日々の業務報告を簡単に行えるため、導入する際に重要な要素となります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。例えば、プロジェクトの進捗を日報として社外のクライアントと共有することも可能です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特に日報機能においては、誰がどの情報を閲覧・編集できるかを細かく設定できるかが重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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