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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、**スケジュール管理**、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特にスケジュール管理機能は、会議やプロジェクトの進行をスムーズにするために欠かせません。 近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えています。これにより、スケジュール管理機能もますます高度化し、複数のカレンダーを統合したり、他のシステムと連携してスケジュールを自動的に更新することが可能です。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にスケジュール管理機能を活用することで、重要な会議や締め切りなどの情報を全員が把握しやすくなり、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられています。特にスケジュール管理機能が一元化されることで、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。これにより、スケジュールの重複やミスが減り、管理者も複数のスケジュールを一元管理できます。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口でスケジュール管理の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。特に、スケジュール管理機能を活用することで、会議のアジェンダや資料をデジタルで共有することが容易になります。これにより印刷の手間やコストを削減できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、スケジュール管理を含む複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特に既存のスケジュール管理ツールと機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にスケジュール管理機能が他のシステム(例:カレンダーアプリ、プロジェクト管理ツール)と連携できるかどうかを確認することが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、スケジュール管理など企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、**スケジュール管理**、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特にスケジュール管理機能が自社の業務にどれだけ適合するか、事前に確認しておくことが重要です。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。スケジュール管理機能が社外関係者との連携をサポートする場合もあります。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムを連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されるだけでなく、スケジュール管理機能にも反映され、会議のURLを自動で生成することができます。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットを連携することで、スケジュールの通知や変更がリアルタイムで共有されます。これにより、迅速な対応が可能となります。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットを連携することで、スケジュール管理機能の通知やリマインダーを自動化することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。スケジュール管理機能においても、誰がどの情報にアクセスできるか、編集できるかを細かく設定できることが重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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